Сотрудник сменил фамилию: что и где править в 1С ЗУП и Бухгалтерии

Чтобы в 1С поменять сотруднику фамилию, её не переписывают поверх старой: в карточке физического лица открывают историю ФИО и добавляют новую строку с датой, с которой фамилия изменилась. Тогда документы и печатные формы прошлых периодов останутся с прежней фамилией, а всё, что оформляется после этой даты, пойдёт с новой. В ЗУП 3.1 путь такой: Кадры – Сотрудники → карточка → гиперссылка История рядом с полем ФИО.

Дальше — полный порядок: какие документы взять у работника, как внести изменения в 1С при смене фамилии сотрудника в ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0, где правятся данные в УТ 11 и ERP, что сделать с паспортом, СНИЛС и зарплатной картой, какая отчётность уйдёт с новой фамилией, а какая с прежней.

Сценарий не важен: как поменять фамилию в 1С при смене фамилии в браке, после развода или при перемене имени через ЗАГС — алгоритм в программе одинаковый, различаются только документы-основания.

Почему фамилию нельзя просто затереть в карточке

Самая частая и самая дорогая ошибка — встать в поле «Фамилия», стереть «Иванова», написать «Петрова» и нажать «Записать».

Что после этого ломается:

• 📄 приказы, трудовой договор, справки за прошлые периоды начнут печататься с новой фамилией — хотя подписаны были прежней;
• 📊 расчётные листки и справки о доходах за прошлые месяцы станут «задним числом» на новую фамилию;
• 🔎 при разборе запроса из СФР или суда вы не сможете показать, под какой фамилией работник числился в конкретном месяце;
• 🧾 в бумажной трудовой книжке запись одна, в базе другая — расхождение вылезет при оформлении пенсии.

В 1С справочник физических лиц хранит ФИО периодически: каждая запись привязана к дате. Программа подставляет в документ то ФИО, которое действовало на дату этого документа. Именно поэтому нужна история, а не правка поля.

Что взять у сотрудника до правок в программе

Сначала бумаги, потом база. Иначе придётся переделывать дважды — сотрудник принесёт паспорт, а там, например, изменилось не только ФИО, но и отчество.

Про отдельные документы:

• СНИЛС. Сам номер не меняется — меняются только ФИО в учётной записи СФР. Работник обновляет данные через МФЦ, Госуслуги или СФР и приносит новое АДИ-РЕГ. Можно подать и через работодателя.
• ИНН. Номер тоже остаётся прежним. Новое свидетельство получать не обязательно.
• Трудовая книжка. На титульном листе прежнюю фамилию аккуратно зачёркивают одной чертой, рядом пишут новую, а на внутренней стороне обложки указывают документ-основание со ссылкой на его номер и дату, заверяют подписью и печатью при наличии (порядок — Приказ Минтруда № 320н).
• Трудовой договор. Сведения о работнике — обязательная часть договора (ТК РФ, ст. 57). Изменение оформляют дополнительным соглашением.
• Диплом, аттестат. Не меняются и не переоформляются. Связь подтверждает свидетельство о браке.

Шаг 1. Как в 1С поменять сотруднику фамилию в ЗУП 3.1

Основной сценарий — зарплата и кадры ведутся в «1С:Зарплата и управление персоналом» 3.1.

Через карточку сотрудника

1. Откройте Кадры – Сотрудники и найдите работника по прежней фамилии.
2. В карточке рядом с полем ФИО нажмите гиперссылку История. В части релизов она подписана как Изменение ФИО, либо лежит в меню Ещё.
3. В открывшейся форме «ФИО физического лица» нажмите Добавить — появится новая строка.
4. В колонке Дата поставьте дату изменения фамилии, в колонках Фамилия, Имя, Отчество — новые значения. Старая строка остаётся на месте, её не трогаем.
5. Нажмите ОК, затем Записать и закрыть в карточке сотрудника.

После записи в списке сотрудников появится новая фамилия, а в истории будет две строки — с датой приёма (или первой записи) и с датой смены.

Через справочник «Физические лица»

Тот же результат, но полезен, когда у человека несколько позиций: основное место работы и внутреннее совместительство, или он работает в двух организациях одной базы.

1. Перейдите в Кадры – См. также – Физические лица.
2. Откройте карточку физлица и так же добавьте строку в историю ФИО.

Карточка физического лица в базе одна на человека, поэтому правка через неё подтянет новую фамилию сразу во все его «Сотрудники». Проверить, что дублей нет, можно отчётом Кадры – Кадровые отчёты – Личные данные сотрудников.

Если дату изменения указали неверно

Строку в истории можно отредактировать или удалить: откройте ту же форму История, встаньте на нужную строку, исправьте дату или нажмите Удалить. Документы пересчитывать не нужно — ФИО не влияет на суммы. А вот печатные формы и уже выгруженные отчёты придётся сформировать заново.

Шаг 2. Как внести изменения в 1С при смене фамилии сотрудника в Бухгалтерии 3.0

В «1С:Бухгалтерии» 3.0 всё зависит от того, где считается зарплата.

Порядок в Бухгалтерии такой же: карточка → История → новая строка с датой → Записать и закрыть.

Отдельный нюанс для баз с синхронизацией ЗУП ↔ Бухгалтерия: если поправить ФИО в обеих базах вручную и с разными датами, при следующем обмене получите два физлица с одинаковым СНИЛС и разными фамилиями. Правило простое — источник кадровых данных один, и это ЗУП.

Шаг 3. Паспорт, СНИЛС и остальные личные данные

Фамилию поменяли — но половина работы ещё впереди. Паспорт в карточке остался старый, и отчётность уйдёт с недействительным документом.

Что правим в карточке физлица (ЗУП 3.1 и Бухгалтерия 3.0 — одинаково):

1. Паспорт. Откройте Личные данные в карточке физлица и в блоке удостоверения личности внесите новый документ: серию, номер, дату выдачи, кем выдан, код подразделения. Прежний паспорт остаётся в истории документов — он нужен для справок за старые периоды.
2. СНИЛС. Номер не меняется, поле трогать не нужно. Проверьте только, что он заполнен без пробелов и ошибок.
3. Адрес. После брака работник часто переезжает — заодно уточните адрес регистрации в Адреса, телефоны.
4. Реквизиты для перечисления зарплаты. Если зарплата идёт на личный счёт, проверьте Выплаты, учёт затрат в карточке сотрудника.
5. Учётная запись пользователя. Если сотрудник работает в базе, переименуйте её: Администрирование – Настройки пользователей и прав – Пользователи. Автоматически имя пользователя не меняется.

Про банк отдельно. Перечисление по зарплатному проекту банк сверяет по ФИО и номеру счёта. Если в ведомости новая фамилия, а в банке карта на старую — платёж уйдёт в невыясненные или вернётся. Последовательность: сначала сотрудник меняет данные в банке, потом вы выгружаете ведомость с новым ФИО.

Шаг 4. Где поменять фамилию в УТ 11, ERP и других конфигурациях

В торговых и производственных программах сотрудник встречается в нескольких справочниках сразу, и правка в одном месте не закрывает вопрос.

1С:Управление торговлей 11. Кадрового учёта в полном объёме нет, ФИО хранится в физических лицах: НСИ и администрирование – НСИ – Физические лица. Дополнительно проверьте:

• справочник Пользователи — отображаемое имя;
• Партнёры и Контактные лица, если сотрудник заведён там как менеджер;
• шаблоны печати доверенностей и реквизиты подписантов в НСИ – Организации.

1С:ERP Управление предприятием 2. Кадровый блок устроен как в ЗУП: Кадры – Сотрудники → карточка → история ФИО. Если ERP работает в связке с отдельной базой ЗУП, правим в ЗУП.

1С:Комплексная автоматизация 2. Аналогично ERP — через Кадры – Сотрудники.

1С:Розница, УНФ. Физлица и сотрудники в разделе Компания / НСИ; дополнительно проверьте привязку к кассовым сменам и настройки РМК — там часто вшито отображаемое имя кассира.

Какая отчётность уйдёт с новой фамилией, а какая с прежней

Персонифицированная отчётность сдаётся с теми данными, которые действуют на дату сдачи, а не на дату периода.

Про отказы по контролю стоит сказать подробнее. ФНС сверяет связку ФИО + СНИЛС + ИНН со своей базой. Если работник ещё не обновил данные в СФР, а вы уже сдали отчёт с новой фамилией, придёт отказ или требование. Поэтому:

1. Сначала работник обновляет сведения в СФР и приносит АДИ-РЕГ.
2. Потом вы правите историю ФИО в 1С.
3. Перед отправкой жмёте Проверить – Проверить выгрузку в форме отчёта.

Если отчёт уже ушёл со старой фамилией, а изменения произошли раньше — это не ошибка расчёта, корректировку из-за одного ФИО обычно не сдают. Но если налоговая прислала требование — подаётся уточнёнка с правильными данными.

Типичные ошибки при смене фамилии сотрудника

Отчёты и проверки, чтобы убедиться, что всё внесено

Пять минут контроля экономят месяцы переписки с СФР:

• Кадры – Кадровые отчёты – Личные данные сотрудников — текущие ФИО, паспорта, СНИЛС и ИНН по всем работникам в одной таблице; удобно искать незаполненные документы.
• Кадры – Кадровые отчёты – Штатные сотрудники — проверка, что сотрудник не продублировался.
• Печать приказа прошлого периода — контроль, что история ФИО работает и старая фамилия сохранилась.
• Печать свежего приказа или справки — контроль новой фамилии.
• Отчётность, справки → форма персонифицированных сведений → Проверить выгрузку — контроль форматных ошибок перед отправкой.
• Расчётный листок за месяц до и после даты изменения — наглядно видно переход.

Когда менять фамилию в 1С не нужно

Не каждый случай требует правок в базе:

• 🚫 Работник собирается вступить в брак, документов пока нет. Основания нет — изменения не вносим.
• 🚫 Принесли только свидетельство о браке без заявления, и фамилию он решил не менять. Двойная фамилия или сохранение прежней — его право.
• 🚫 Сотрудник уже уволен, а фамилию сменил после увольнения. Исторические документы остаются как есть. Новую фамилию добавляют в историю с её датой только если нужно выдать справку — тогда она напечатается с актуальным ФИО.
• 🚫 Изменилось только написание (Наталия/Наталья, буква «ё») без документа о перемене имени. Сначала исправленный паспорт или свидетельство, потом база.

И наоборот: пересчитывать НДФЛ, взносы или средний заработок из-за смены фамилии не нужно никогда. Налоговая база привязана к физлицу, а не к его имени.

Частые вопросы