Как оформить совмещение должностей основному сотруднику в 1С ЗУП 3.1

Совмещение должностей в 1С ЗУП оформляют двумя путями: кадровым документом «Совмещение должностей» (он сам назначит плановую доплату) или вручную — создать начисление «Доплата за совмещение» и привязать его к сотруднику документом Изменение оплаты труда. Первый путь аккуратнее: остаётся кадровый след, печатная форма приказа и дата окончания. Второй выручает, когда документа в вашем релизе нет или совмещение разовое.

Главная ошибка начинается до программы: совмещение путают с внутренним совместительством. Если сотрудник выполняет дополнительную работу внутри своего рабочего дня, за одну и ту же смену, — это совмещение по ст. 60.2 ТК РФ, и второй сотрудник в базе не создаётся. Ниже — полный порядок: от настройки до проверки отчётами, с примером расчёта и проводками.

Совмещение, совместительство или расширение зон обслуживания

Три разные конструкции, которые в 1С оформляются по-разному. Разберитесь с этим до того, как открыть базу .

Что подготовить до оформления

1. 📄 Доп. соглашение к трудовому договору и приказ о совмещении. Без письменного согласия работника поручить дополнительную работу нельзя.
2. 📋 Размер доплаты — согласован и зафиксирован в соглашении. ТК не задаёт минимум: стороны договариваются сами (ст. 151).
3. 🏢 Совмещаемая должность в штатном расписании. Если его ведёте — должность и позиция должны существовать, иначе документ не даст её выбрать.
4. 📅 Даты начала и окончания. Для «исполнения обязанностей» дата окончания обязательна, иначе доплата пойдёт в бесконечность.

Шаг 1. Включаем доплату за совмещение в настройках ЗУП

Нужные начисления и кадровые документы в ЗУП 3.1 скрыты за функциональными опциями. Пока их не включите, ни начисления, ни документа в интерфейсе не будет.

1. Откройте Настройка — Расчёт зарплаты.
2. Перейдите по ссылке Настройка состава начислений и удержаний.
3. Вкладка Прочие начисления и удержания — отметьте флажок «Доплата за совмещение профессий (должностей)». Рядом обычно есть Исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника — включайте, если такие случаи бывают.
4. Нажмите Применить и закрыть.

Программа сама создаст виды начислений и покажет кадровый документ. Искать его следует в Кадры — Все кадровые документы (кнопка Создать) — в разных релизах ссылка на документ размещается то в разделе Кадры, то в Зарплата.

Шаг 2. Настраиваем вид начисления «Доплата за совмещение должностей»

Автоматически созданное начисление чаще всего приходится донастраивать: способ расчёта по умолчанию может не совпадать с тем, что записано в вашем доп. соглашении. Откройте Настройка — Начисления и найдите доплату.

Три способа считать доплату

Процент от расчётной базы удобнее всего: когда сотрудник часть месяца болел, оплата по окладу уменьшится, и доплата уменьшится пропорционально сама.

Обязательные реквизиты начисления

• Назначение начисления — Повременная оплата труда и надбавки.
• Начисление выполняется — Ежемесячно (для плановой доплаты).
• Вкладка Налоги, взносы, бухучёт: НДФЛ — облагается, код дохода 2000 (доплата входит в оплату труда); страховые взносы — Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами; расходы по ст. 255 НК РФ — пп. 2, ст. 255 НК РФ.
• Вкладка Средний заработок: начисление обязательно должно входить в базу расчёта среднего заработка — иначе отпускные, больничные и компенсации посчитаются заниженными.
• Если есть районный коэффициент или северная надбавка — доплата должна попасть в их расчётную базу. Проверьте состав базы в самих начислениях «Районный коэффициент» и «Северная надбавка».

Шаг 3. Как в 1С ЗУП оформить совмещение должностей основному сотруднику

Три рабочих способа. Первый — основной.

Способ 1. Кадровый документ «Совмещение должностей»

1. Кадры — Все кадровые документы — Создать — Совмещение должностей.
2. Заполните Сотрудник, Дата документа и период совмещения: дату начала и, если работа временная, дату окончания.
3. Выберите Подразделение и Должность, которую сотрудник совмещает. Если ведёте штатное расписание — выбирается позиция.
4. Укажите вид доплаты и её размер: сумму или процент. Поле подтягивается из настроенного начисления.
5. Запишите и проведите документ. По кнопке Печать получите приказ.

После проведения доплата встаёт в плановые начисления сотрудника. Проверить: Кадры — Сотрудники — <сотрудник> — Начисления и удержания (или ссылка Выплаты, учёт затрат).

Способ 2. Через «Изменение оплаты труда» — работает всегда

1. Зарплата — Изменение оплаты труда → Создать.
2. Дата изменения = дата начала совмещения.
3. Добавьте сотрудника, в таблице начислений нажмите Добавить и выберите Доплата за совмещение должностей.
4. Укажите размер: сумму или процент.
5. Проведите документ.

Этим же документом совмещение и снимается: на дату окончания создаёте второй документ и в колонке действий ставите Прекратить для строки доплаты.

Способ 3. Разовым начислением

Подходит, когда совмещение было один месяц и повторений не планируется: Зарплата — Разовые начисления → выбираете вид начисления и сумму.

Шаг 4. Расчёт и проверка доплаты: пример с числами

Кладовщик Семёнов, оклад 50 000 ₽. С 1 числа совмещает вакантную должность экспедитора, доплата — 30 % своего оклада. Месяц отработан полностью.

Документ Зарплата — Начисление зарплаты и взносов должен показать доплату отдельной строкой на вкладке Начисления. Если строки нет — доплата не попала в плановые начисления на этот месяц, вернитесь к шагу 3.

Теперь второй месяц: сотрудник 10 рабочих дней из 21 был на больничном. Оплата по окладу = 50 000 × 11 / 21 = 23 809,52 ₽. Доплата при расчёте процентом от базы: 23 809,52 × 30 % = 7 142,86 ₽. При фиксированной сумме без пропорции программа начислила бы все 15 000 ₽ — это та самая ошибка, из-за которой доплату потом сторнируют.

Проводки по доплате за совмещение

Отдельного счёта у доплаты нет: она идёт тем же способом отражения, что и основная зарплата сотрудника — по подразделению, сотруднику или виду начисления. Настраивается в Настройка — Отражение зарплаты в бухучёте и в карточке начисления.

Документ Отражение зарплаты в бухучёте из ЗУП переносится в 1С:Бухгалтерию синхронизацией. Если доплата «села» не на тот счёт — правьте не проводку в бухгалтерии, а способ отражения в ЗУП и перепроводите документ.

Как завершить совмещение

• По плану. Дата окончания стоит в документе — доплата сама прекратится со следующего дня. Проверьте это в плановых начислениях сотрудника.
• Досрочно по инициативе работника или работодателя. Предупреждение другой стороны за три рабочих дня в письменной форме (ст. 60.2). В программе — документ Изменение оплаты труда с прекращением доплаты либо отмена совмещения из кадрового документа.
• При увольнении. Доплата закрывается автоматически, отдельных действий не требуется. Но компенсация за отпуск считается с учётом доплаты — проверьте средний заработок.

Особенности в других конфигурациях

1С:Бухгалтерия 3.0. Отдельного документа «Совмещение должностей» нет. Создайте начисление: Зарплата и кадры — Справочники и настройки — Настройки зарплаты — Начисления → Создать, НДФЛ код 2000, взносы — целиком облагаемые. Затем назначьте его сотруднику в документе Приём на работу или Кадровый перевод, в таблице Начисления. Для разового случая подойдёт Начисление зарплаты с добавлением строки вручную.

1С:ЗУП 3.1 КОРП. Доступны расширенные варианты: доплата от оклада совмещаемой позиции, учёт по статьям финансирования, согласование через Процессы и задачи.

1С:ERP и 1С:КА. Блок зарплаты повторяет ЗУП: та же настройка состава начислений, те же документы. Дополнительно доплату можно раскидать по направлениям деятельности и статьям калькуляции в Отражении зарплаты в бухучёте.

1С:УТ 11. Полного расчёта зарплаты в УТ нет. Доплата считается в ЗУП, а в УТ попадает только сводной суммой затрат через синхронизацию — ни кадрового документа, ни начисления там создавать не нужно.

Типичные ошибки

1. Создали второго «сотрудника» вместо доплаты. Признак — в табеле две строки, в штатном расписании занята лишняя ставка. Лечение: уволить внутреннего совместителя задним числом (или отменить приём) и оформить доплату.
2. Доплата не входит в базу среднего заработка. Отпускные и больничные уходят вниз. Проверьте вкладку Средний заработок в начислении и пересчитайте уже проведённые документы отпусков.
3. Фиксированная сумма без пропорции. За месяц с отпуском или больничным начисляется полная доплата. Решение — процент от расчётной базы или формула с ВремяВДнях / НормаДней.
4. Нет кода дохода НДФЛ. Доплата не попадает в отчётность по НДФЛ либо уходит с неверным кодом. Код 2000.
5. Доплата не вошла в базу районного коэффициента. В северных регионах это прямое занижение выплаты.
6. Дата окончания не задана. Доплата идёт после возвращения основного работника.
7. Не согласован размер в доп. соглашении. Программа начислит что угодно, а при проверке ГИТ потребуют письменное основание.
8. Доплата привязана к неверному подразделению. Затраты падают не на тот счёт, себестоимость искажается.
9. Совмещение оформлено задним числом без перерасчёта. После ввода документа прошлым периодом обязательно перепроведите Начисление зарплаты и взносов за эти месяцы — иначе доплата нигде не появится.

Отчёты для проверки

Если доплата не начислилась — что проверить

1. Проведён ли документ (не остался в статусе записанного черновика).
2. Попадает ли месяц расчёта в период совмещения — границы дат включительно.
3. Есть ли доплата в плановых начислениях сотрудника на дату начисления.
4. Не пустая ли расчётная база при расчёте процентом: если «Оплата по окладу» не попала в базу, результат будет 0.
5. Не исключён ли сотрудник из документа Начисление зарплаты и взносов — проверьте список и нажмите Заполнить заново.
6. Не перекрыт ли период другим кадровым документом — отпуском без оплаты, переводом, увольнением.
7. В журнале Все начисления найдите сотрудника и посмотрите, какие виды расчёта программа применила за месяц.

Не нашли причину — сделайте копию базы, временно замените формулу на фиксированную сумму и перепроведите начисление. Если доплата появилась, проблема в расчётной базе, а не в кадровых документах.

Частые вопросы