Пользователи в 1С: Предприятие — создание, роли и права доступа

Новый бухгалтер в штате, а в базе 1С для него ещё ничего не настроено — ни входа, ни профиля прав. Чтобы в 1С создать пользователя , откройте Администрирование — Настройки пользователей и прав — Пользователи, нажмите «Создать», укажите имя и пароль, отметьте «Вход в программу разрешён» и выберите профиль группы доступа. Через минуту человек уже в базе — вопрос только в том, что именно он там увидит.

Разница между «завели учётку» и «настроили доступ правильно» обходится дорого. Один пропущенный флаг — и помощник бухгалтера видит зарплатную ведомость директора, или наоборот, не может провести банковскую выписку. Ниже — как создать пользователя и сразу настроить права так, чтобы не переделывать через неделю.

Разберём это на примере 1С:Бухгалтерии 3.0, но с поправками для ЗУП 3.1, Управления торговлей 11 и ERP — состав профилей в них отличается, а логика создания учётной записи одна.

Что такое пользователь в 1С и из чего он состоит

В 1С:Предприятие 8.3 пользователь — это не одна запись, а связка из двух частей.

• Запись в информационной базе (на уровне платформы) — хранит имя для входа, пароль, способ аутентификации и роли. Видна в конфигураторе как «Список пользователей».
• Элемент справочника «Пользователи» в прикладном решении — хранит ФИО, связь с физлицом/сотрудником, профиль группы доступа, настройки интерфейса.

При нормальном создании через режим предприятия обе части появляются синхронно: записали карточку — получили и логин, и профиль прав. Если завести пользователя только в конфигураторе, элемент справочника не создастся, и программа попросит сопоставить его с существующим физлицом при первом входе либо подписи в документах у такого сотрудника не будут работать.

Подготовка перед созданием учётной записи

Пять пунктов, которые стоит проверить заранее — это экономит время на разборе «почему новый сотрудник не может войти».

• 🔑 Права администратора. Кнопка «Создать» в списке пользователей доступна только тем, у кого есть роль «Полные права» или «Администратор системы». Обычный бухгалтер её не увидит.
• 💻 Свободная клиентская лицензия. Каждый одновременный сеанс расходует лицензию. В базовых версиях 1С одновременная многопользовательская работа не поддерживается — только по очереди.
• ☁️ Тип базы. В 1С:Фреш и облачных сервисах пользователи заводятся в личном кабинете хостинг-провайдера, а не напрямую в базе — там своя форма.
• 👤 Физлицо или сотрудник в справочнике. Если учётная запись должна быть привязана к конкретному сотруднику, элемент справочника «Сотрудники» (или «Физические лица») должен уже существовать.
• 📋 Решение, что человек должен видеть. Профиль прав продумывают до создания учётной записи, а не по принципу «дать всё и потом отобрать».

Пошаговое создание пользователя в 1С

Шаг 1. Откройте список пользователей

Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи. В версиях для самозанятых и малого бизнеса (упрощённый интерфейс) путь может быть короче: Администрирование → Пользователи и права.

Шаг 2. Нажмите «Создать»

Откроется карточка нового пользователя. Заполните:

1. Полное имя — как сотрудник будет отображаться в документах и подписях.
2. Имя для входа — логин, по умолчанию совпадает с полным именем, но его можно изменить на короткое (например, ivanova).
3. Флаг «Вход в программу разрешён» — без него учётная запись создастся, но войти в базу человек не сможет.

Шаг 3. Настройте аутентификацию

На закладке «Главное» выберите способ входа:

Шаг 4. Свяжите с физлицом или сотрудником

В прикладных решениях (Бухгалтерия, ЗУП, УТ) на закладке карточки есть поле «Физическое лицо» или «Сотрудник». Эта связь нужна для:

• автоматической подстановки ФИО в печатные формы и подписи;
• ограничения доступа «только к своим данным» (актуально для ЗУП);
• корректной работы отчётов по пользователям.

Шаг 5. Назначьте профиль группы доступа

Это ключевой шаг, где чаще всего ошибаются. На закладке «Права доступа » выберите один или несколько профилей из списка. Профиль — это именованный набор ролей платформы, собранный под типовую должность.

Шаг 6. Запишите карточку

Кнопка «Записать и закрыть». Если флаг «Вход разрешён» стоит и пароль задан — пользователь может заходить в базу сразу после этого, без перезапуска сервера.

Особенности по конфигурациям

Логика создания учётной записи одна для всех конфигураций на платформе 8.3, но состав профилей и нюансы отличаются.

1С:Бухгалтерия 3.0

Типовые профили: «Администратор», «Главный бухгалтер», «Бухгалтер», «Бухгалтер по кассовым операциям», «Только просмотр». Для небольшой компании обычно достаточно трёх профилей, не считая администратора. Отдельная настройка — ограничение доступа по организациям, если в базе их несколько: в карточке пользователя указывается, какие юрлица ему доступны.

1С:ЗУП 3.1

Самая чувствительная конфигурация с точки зрения прав — там зарплата и персональные данные. Профили: «Кадровик», «Расчётчик зарплаты», «Специалист по кадровому резерву», «Просмотр без ФОТ». В ЗУП 3.1 есть встроенная функциональная опция «Ограничение доступа на уровне записей» (RLS) — она позволяет дать руководителю отдела доступ только к данным его подразделения. Включается в Администрирование → Настройки программы → Параметры учёта → Настройка доступа. После включения RLS список сотрудников фильтруется автоматически по назначенным подразделениям.

1С:Управление торговлей 11 и ERP

Здесь профилей на порядок больше из-за широты функциональности: отдельно закупки, продажи, склад, CRM, производство (в ERP). Для менеджера по продажам обычно хватает профиля «Менеджер по продажам» без доступа к себестоимости и закупочным ценам — эта информация закрывается отдельной ролью «Просмотр закупочных цен», которую выдают выборочно.

Проводки и движения: что происходит при создании пользователя

Создание учётной записи — чисто административная операция, проводок в бухгалтерском или налоговом учёте она не формирует. Но в системном журнале регистрации (технический аналог «проводок» для событий безопасности) 1С фиксирует:

• факт создания/изменения учётной записи, кем и когда;
• изменение профиля прав;
• каждый вход и выход пользователя из базы;
• неудачные попытки входа с неверным паролем.

Журнал регистрации открывается через Все функции → Стандартные → Журнал регистрации (нужна включённая опция «Все функции», Сервис → Параметры → Показывать команду "Все функции"). Это основной инструмент для расследования, кто и когда менял данные.

Типичные ошибки при создании и настройке пользователей

Разберём самые частые ситуации, с которыми встречаются администраторы 1С.

Ошибка 1. Забыли поставить флаг «Вход в программу разрешён». Пользователь создан, пароль задан, но при попытке входа система говорит Неверное имя пользователя или пароль — хотя пароль верный. Причина — учётная запись просто не допущена ко входу. Решение: открыть карточку, поставить флаг, записать.

Ошибка 2. Не назначен ни один профиль прав. После первого успешного входа пользователь видит пустое рабочее место без единого раздела меню. Это значит, что роли не назначены вообще. Проверьте закладку «Права доступа» в карточке — список профилей не должен быть пустым.

Ошибка 3. Выдали «Полные права» вместо прикладного профиля. Распространённый способ «быстро решить проблему с доступом» — временно поставить максимальный профиль и забыть вернуть обычный. Риск — случайное или намеренное изменение критичных настроек, удаление данных , доступ к зарплате и персональным данным без необходимости.

Ошибка 4. Расходится ФИО в карточке пользователя и в справочнике сотрудников. Если создавали вручную и не связали со справочником, в печатных формах и подписях может подставляться неверное имя либо поле останется пустым.

Ошибка 5. Закончились клиентские лицензии. Ошибка Исчерпан лимит одновременно работающих пользователей — при попытке входа ещё одного человека сверх количества приобретённых лицензий. Решение — закрыть неактивные сеансы через Администрирование → Настройки пользователей и прав → Активные пользователи либо докупить лицензии .

Ошибка 6. Пароль не соответствует политике безопасности. Если включены сложные пароли (Администрирование → Настройки пользователей и прав → Настройки пользователей → Требовать сложный пароль), система откажется сохранить короткий или простой пароль с сообщением вида Пароль не соответствует требованиям безопасности.

Как проверить права пользователя

После настройки стоит убедиться, что доступ соответствует задуманному, а не угадывать по жалобам сотрудников.

1. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи, выберите пользователя и команду «Права доступа (информация)» — она показывает, какие роли дают доступ к конкретному объекту.
2. Используйте отчёт «Отчёт по правам доступа» (есть в конфигураторе, раздел «Администрирование» в толстом клиенте) — показывает полную матрицу «пользователь × объект × действие».
3. Попросите сотрудника зайти под своей учётной записью и открыть ключевые разделы — самый надёжный способ, хотя и не самый быстрый.
4. Проверьте список «Активные пользователи» — там видно, кто сейчас в базе и под каким профилем работает сессия.

Если не помогло: когда создание пользователя блокируется

Иногда кнопка «Создать» неактивна или новая учётная запись не сохраняется — это не всегда про права.

• Кнопка «Создать» не нажимается. Проверьте, не открыт ли список пользователей в режиме просмотра через ограниченный профиль, и действительно ли у вас роль «Администратор системы», а не просто «Администратор».
• Карточка не записывается с ошибкой о дублировании имени. Имя для входа должно быть уникальным в пределах базы — возможно, такой логин уже существует, в том числе у заблокированного пользователя.
• После создания пользователь не виден в справочнике «Пользователи». Значит, учётная запись была создана в конфигураторе напрямую — зайдите в конфигуратор, список пользователей, и свяжите её со справочником вручную либо создайте заново через режим предприятия.
• Действует внешняя аутентификация (домен, SSO), а вход всё равно просит пароль 1С. Проверьте, что в карточке пользователя действительно выбран нужный способ аутентификации, а не остался пароль 1С по умолчанию.

Проверь себя

Частые вопросы