Добавление нового пользователя в 1С:Фреш: от регистрации до прав доступа

Новый сотрудник пришёл в бухгалтерию, а доступа к базе у него нет — такая ситуация обычно всплывает в первый рабочий день, когда уже некуда отступать. В 1С:Фреш добавить пользователя в базу можно за пять минут, но шаги отличаются от обычной 1С на компьютере: здесь работает связка личный кабинет сервиса плюс настройки внутри самой информационной базы.

Разберём, как создать пользователя в 1С:Фреш правильно с первого раза: куда заходить, какую роль назначить, что делать, если человек должен видеть только свой участок, и почему новый сотрудник иногда входит в сервис, но не видит нужную базу.

Что нужно до того, как добавлять пользователя

Создание учётной записи в 1С:Фреш — операция в два слоя. Сначала человека регистрируют как пользователя сервиса, потом ему открывают доступ к конкретной информационной базе и назначают права внутри неё.

Перед тем как идти в настройки, проверьте три момента.

• 🔑 Права администратора. Добавлять пользователей может владелец аккаунта или тот, у кого включена роль «Администратор» в разделе управления пользователями.
• 💳 Лимит тарифа. У каждого тарифа 1С:Фреш — своё число одновременных подключений. Если лимит выбран, новый пользователь получит учётку, но не сможет зайти в базу одновременно с остальными.
• 📧 Почта сотрудника. Приглашение приходит на email — заведите рабочий адрес заранее, личная почта для юридического лица не лучший вариант.

Ориентировочно младшие тарифы 1С:Фреш рассчитаны на 1-3 одновременных подключения, средние — на 5-10, старшие корпоративные — от 10 и больше. Число зарегистрированных пользователей обычно больше числа одновременных подключений: можно завести десять учёток, но работать одновременно смогут, скажем, три человека — остальные встанут в очередь ожидания, если попытаются зайти сверх лимита.

Как создать пользователя в 1С:Фреш: пошаговая инструкция

Есть два пути: через личный кабинет сервиса (регистрация нового пользователя 1С:Фреш целиком) и через саму базу (если человек уже зарегистрирован в сервисе, но нужен доступ к конкретной информационной базе). Разберём оба.

Способ 1. Через личный кабинет 1С:Фреш — если пользователя в сервисе ещё нет

Способ 2. Через саму информационную базу — если пользователь уже в сервисе

Если человек уже работает в других базах аккаунта 1С:Фреш, его не нужно регистрировать повторно — достаточно открыть доступ к нужной базе и назначить роль.

1. Войдите в базу под учёткой с правами администратора.
2. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи.
3. Нажмите «Создать» и в открывшейся карточке выберите «Выбрать из списка пользователей сервиса» — так система подтянет уже существующую учётку, а не создаст дубль.
4. Отметьте, под каким именем сотрудник будет виден внутри базы (имя для входа может отличаться от ФИО в сервисе).
5. Перейдите на закладку «Роли» и отметьте нужный набор прав — подробнее ниже.
6. Запишите изменения.

Особенности по конфигурациям

Меню и названия ролей отличаются в зависимости от того, какая конфигурация стоит на базе.

Какую роль и права назначить новому пользователю

Создать пользователя в 1С:Фреш — половина дела. Без правильной роли человек либо не увидит нужные разделы, либо получит доступ туда, куда не должен заходить.

Базовый принцип — минимально достаточные права. Не назначайте роль «Администратор» бухгалтеру по учёту ОС только потому, что «так быстрее настроить».

• 👤 Полные права / Администратор — для владельца аккаунта и ИТ-специалиста, который настраивает базу.
• 📊 Бухгалтер — доступ к учёту, но без прав на настройку учётной политики и структуры базы.
• 💰 Главный бухгалтер — то же плюс закрытие периода , настройка учётной политики, формирование регламентированной отчётности.
• 🧾 Только просмотр — для руководителя или аудитора, которому нужно видеть отчёты, но не вносить изменения.
• 🔧 Произвольный профиль — набор прав собирается вручную через Администрирование → Настройки пользователей и прав → Профили групп доступа, если готовые роли не подходят.

Отдельный момент — вход с мобильного устройства. 1С:Фреш открывается через веб-клиент в браузере и через мобильное приложение «1С:Fresh» без установки толстого клиента. Права, назначенные пользователю в базе, действуют одинаково независимо от того, с какого устройства он зашёл — отдельно настраивать мобильный доступ не нужно, достаточно тех же логина и пароля.

Как добавить пользователя в базу, если нужен ограниченный доступ

Отдельный сценарий — когда часть документов или справочников должна быть закрыта даже внутри разрешённого раздела. Для этого в 1С:Фреш, как и в обычной 1С, есть RLS — ограничение доступа на уровне записей.

1. Откройте профиль группы доступа, который назначен пользователю.
2. Включите флаг «Ограничение доступа на уровне записей» (RLS) в настройках профиля.
3. Задайте правило — например, доступ только к документам своей организации или своего склада.
4. Сохраните и проверьте под тестовой учёткой, что лишние данные действительно не видны.

Типичные ошибки при создании пользователя

Большинство проблем с доступом в 1С:Фреш повторяются из компании в компанию. Разбор по симптомам экономит время на диагностику.

Как проверить, что доступ настроен правильно

После того как учётная запись создана и роль назначена, стоит проверить результат, а не полагаться на то, что всё сохранилось корректно.

• 📋 Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи и убедитесь, что новый сотрудник есть в списке со статусом «Активен».
• 🔍 Зайдите в карточку пользователя и проверьте вкладку «Роли» — там должен стоять нужный набор прав, без лишних и без пропущенных.
• 📊 Отчёт Администрирование → Журнал регистрации покажет, заходил ли пользователь в базу и какие действия выполнял — полезно в первые дни после добавления.
• 👥 Список «Активные пользователи» (в некоторых конфигурациях — Сервис → Активные пользователи) показывает, кто сейчас находится в базе — удобно для проверки лимита одновременных подключений.

Как заблокировать или удалить доступ

Когда сотрудник увольняется или меняет должность, доступ нужно пересмотреть — не откладывайте этот шаг на «потом».

1. Зайдите в личный кабинет 1С:Фреш, раздел «Пользователи».
2. Найдите нужную учётную запись и смените статус на «Неактивен» — вместо удаления.
3. Если доступ временный (например, для проверки аудитором), сразу зафиксируйте дату, когда его нужно будет отключить.
4. Полное удаление пользователя используйте только если учётная запись больше точно не понадобится и не нужна для истории журнала регистрации.

Не удаляйте пользователя сразу после увольнения, если нужна история его действий в базе — деактивация сохраняет журнал, удаление может его обрезать.

Частые вопросы