Как списать топливо в 1С 8.3 Бухгалтерия по путевым листам: пошагово

Короткий ответ: списание ГСМ в 1С 8.3 — это два действия. Сначала топливо приходуется на счёт 10.03.1 документом поступления или авансовым отчётом, потом списывается в расходы по пробегу из путевого листа — документом Покупки → Путевые листы либо Склад → Расход материалов. Пошаговая инструкция по обоим вариантам, с проводками и цифрами, — ниже.

Самая частая история: бензин оплачен с корпоративной карты, чеки собраны, а на счёте 10.03 к концу квартала висит остаток на 300 тысяч, потому что никто не списывал. Или наоборот — списали всё подряд одной суммой «на 26», и теперь инспектор просит путевые листы, которых нет.

Разберём учёт ГСМ в 1С 8.3 целиком: что настроить до первого документа, как завести нормы расхода, как заполнить путевой лист, какие проводки получатся, что делать с перерасходом, чем отличается работа в Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11 и ERP, и какими отчётами всё это проверить.

Что настроить до первого списания топлива

Пять минут настройки экономят потом часы на исправлении остатков.

1. Счёт учёта. В плане счетов 1С 8.3 Бухгалтерии счёт 10.03 разделён на два субсчёта: 10.03.1 «Топливо на складе» и 10.03.2 «Топливо в баке». Первый — купленное, второй — залитое в конкретную машину. Смотреть: Главное → План счетов.
2. Номенклатура. Создайте отдельные позиции по каждому виду топлива: «Бензин АИ-95», «ДТ зимнее», «Газ пропан». Вид номенклатуры — Материалы, единица — л. Путь: Справочники → Номенклатура.
3. Транспортные средства. Справочник Справочники → Транспортные средства (в части релизов — Справочники → ОС и НМА → Транспортные средства). Здесь указываются марка, госномер, вид топлива и норма расхода.
4. Статья затрат. Для служебной машины офиса — Справочники → Статьи затрат, вид расхода Прочие расходы, счёт 26. Для машины в основном производстве — 20, для доставки товара — 44.
5. Приказ о нормах. Внутренний документ руководителя: норма л/100 км по каждому автомобилю, сезонные надбавки, порядок применения. Без него списание повиснет в воздухе.

Учёт ГСМ в 1С 8.3: как топливо попадает в базу

Списать можно только то, что оприходовано. Способ прихода зависит от того, кто и чем платил на АЗС.

Если топливо заливается сразу в бак, в 1С 8.3 его переносят на 10.03.2. Делает это либо документ «Путевой лист» (автоматически), либо Склад → Перемещение товаров со счётом-получателем 10.03.2 и указанием транспортного средства.

Нужен ли вообще субсчёт «Топливо в баке»

Для одной-двух служебных машин многие ведут учёт прямо на 10.03.1 и списывают с него. Это допустимо, но вы теряете контроль остатка в баке и не увидите перерасход. Как только машин больше трёх, разделение 10.03.1 / 10.03.2 экономит время на инвентаризации.

Списание ГСМ в 1С 8.3: пошаговая инструкция по путевым листам

В актуальных релизах Бухгалтерии 3.0 есть собственный документ Покупки → Путевые листы. Он закрывает сразу три задачи: печатает путевой лист, приходует топливо, купленное водителем, и списывает расход по норме. Если раздела нет — проверьте релиз конфигурации и включите функциональность в Главное → Функциональность.

Шаг 1. Создайте документ и выберите автомобиль

Покупки → Путевые листы → Создать. Укажите дату, организацию и транспортное средство из справочника. Норма расхода и вид топлива подтянутся из карточки машины — проверьте, что они верные.

Шаг 2. Заполните водителя и маршрут

Выберите сотрудника (он же попадёт в печатную форму). На закладке с заданием внесите пункты отправления и назначения, время выезда и возврата. Это не формальность: без маршрута и показаний одометра расход считается необоснованным.

Шаг 3. Внесите показания одометра

Два поля — на выезде и на возврате. Пробег программа считает сама. Пример: 42 150 км на начало и 43 980 км на конец дают пробег 1 830 км.

Шаг 4. Отразите заправки

Если водитель заливал топливо в рейсе, внесите заправки: дату, литры, цену, поставщика. Галочка о покупке топлива в документе приходует эти литры и сразу относит их в бак. Для карт с ежемесячным отчётом заправки не вносят — топливо уже оприходовано документом поступления.

Шаг 5. Проверьте расчёт расхода

Расход = пробег × норма / 100. При сезонной надбавке норма увеличивается:

Базовая норма:        9,2 л/100 км
Зимняя надбавка 10%:  9,2 × 1,10 = 10,12 л/100 км
Пробег:               1 830 км
Расход по норме:      1 830 × 10,12 / 100 = 185,2 л

Остаток в баке на конец: 12 л (начало) + 190 л (заправлено) − 185,2 л = 16,8 л. Если программа показывает отрицательный остаток — заправки внесены не все или не теми датами.

Шаг 6. Укажите счёт и статью затрат

На закладке со списанием выберите счёт затрат (20, 26, 44, 91.02) и статью. Один автомобиль, который возит и товар, и директора, корректнее разносить по двум статьям разными путевыми листами.

Шаг 7. Проведите и проверьте проводки

Кнопка Провести и закрыть, затем Дт/Кт. При средней цене 58,50 руб/л списание 185,2 л даст 10 834,20 руб в дебет затратного счёта.

Шаг 8. Распечатайте путевой лист

Кнопка Печать → Путевой лист. Сверьте обязательные реквизиты: сведения о собственнике, о транспортном средстве, о водителе (включая номер прав), о перевозке, даты, показания одометра, отметки о медосмотре и техконтроле. Состав реквизитов задан приказом Минтранса № 390.

Как списать топливо без документа «Путевой лист»

Второй рабочий вариант — списывать итогом за месяц на основании реестра путевых листов. Нужен, когда листы ведутся в сторонней системе или в GPS-мониторинге.

1. Соберите реестр: по каждому автомобилю пробег за месяц и расход по норме.
2. Откройте Склад → Расход материалов (в более старых релизах документ называется Требование-накладная).
3. Вид операции — Списание на расходы. Склад — тот, где числится топливо.
4. На закладке «Материалы» подберите виды топлива и количество в литрах. Счёт учёта поставьте 10.03.2 (или 10.03.1, если бак отдельно не ведёте).
5. На закладке «Счёт затрат» укажите счёт и статью затрат, при необходимости — подразделение.
6. Проведите документ, в комментарии сошлитесь на номера путевых листов за период.

Такое списание быстрее, но контроль по машинам придётся вести вне 1С. Для автопарка больше 5–7 единиц это уже неудобно.

Проводки по учёту и списанию ГСМ

Схема по месяцу: аванс на топливную карту 15 000 руб, поступило 190 л по 58,50 руб без НДС, списано 185,2 л.

Для налога на прибыль ГСМ по служебному транспорту не нормируется — учитываются фактические обоснованные расходы (ст. 264 НК РФ). Нормы нужны не налоговой, а вам: они отделяют рабочий расход от слива в канистру.

На УСН «доходы минус расходы» топливо попадает в расходы после оплаты поставщику и списания в производство. Путевой лист остаётся документом-обоснованием.

Сверхнормативный расход: что делать с перерасходом

Перерасход виден, когда фактический залив больше расчётной нормы. Варианты действий:

• 🔎 Разобраться в причине. Пробки, прогрев зимой, прицеп, работа спецоборудования — всё это законные надбавки. Их достаточно включить в приказ, и перерасход исчезнет.
• 📝 Признать расход обоснованным. Оформите акт с объяснением водителя и расчётом. Списывается обычной проводкой на затратный счёт.
• 💸 Удержать с водителя. Дт 94 Кт 10.03.2, затем Дт 73.02 Кт 94 и удержание из зарплаты. В 1С 8.3 Бухгалтерии — через Операции → Операции, введённые вручную, в ЗУП 3.1 — документом Удержание в счёт расчётов по прочим операциям.
• 🚫 Отнести на прочие расходы без уменьшения налога. Дт 91.02 Кт 10.03.2 с признаком «не принимается к НУ», если обосновать нечем.

Особенности в ЗУП 3.1, УТ 11 и ERP

Учёт топлива живёт в бухгалтерской конфигурации, но смежные задачи закрываются в других программах.

Если сотрудник ездит на своей машине, топливо вы не приходуете вовсе — платится компенсация по соглашению. Для налога на прибыль она нормируется постановлением Правительства № 92: ориентировочно 2 400 руб/мес для двигателя до 2 000 см³ и 3 000 руб/мес свыше (проверьте действующую редакцию). Сверх норматива — за счёт прибыли.

Отчёты для проверки учёта ГСМ

После закрытия месяца пройдите по четырём отчётам — любая ошибка видна за пару минут.

• 📊 Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту → 10.03.1 и 10.03.2. Остаток в баке должен быть правдоподобным: 10–40 литров, а не 900.
• 🧾 Отчёты → Анализ субконто по номенклатуре топлива — сколько купили и сколько списали в литрах и рублях.
• 🗂 Отчёты → Карточка счёта 10.03.2 — хронология заправок и списаний по одной машине.
• 📈 Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту затрат (26/44/20) с группировкой по статьям — проверка, что ГСМ не улетел в чужую статью.
• 📋 Список Покупки → Путевые листы с отбором по периоду — сверка непрерывности номеров и показаний одометра.

Красный флаг — отрицательный остаток по 10.03.2. Причины почти всегда две: списание датой раньше заправки или списание по норме при незалитом топливе.

Типичные ошибки при списании ГСМ

• ❌ Списание без путевых листов. Расход снимут целиком: подтверждения производственного характера поездок нет. Реестр заправок по топливной карте путевой лист не заменяет.
• ❌ Нет приказа о нормах. Списание «по факту заправки» превращает бак в бездонный: проверить обоснованность нечем.
• ❌ Забытая зимняя надбавка. Расход по факту больше нормы, каждый месяц всплывает перерасход, который приходится объяснять задним числом.
• ❌ Разрыв в показаниях одометра. Конечное показание прошлого листа не равно начальному текущего — расчёт пробега рассыпается.
• ❌ Вычет НДС по чеку АЗС. Без счёта-фактуры или УПД вычет снимут с доначислением пени.
• ❌ Топливо осталось на 10.03.1 навсегда. Приход есть, списания нет, в балансе растут запасы. Классика при закрытии года.
• ❌ Списание на 26 вместо 44 или 20. Искажается себестоимость, а при распределении косвенных расходов — и налоговая база.
• ❌ Списание ГСМ по чужой машине. Если автомобиль не ваш и не арендован, расход не примут: нужен договор аренды или ссуды, а лучше — учёт машины в базе.
• ❌ Разные единицы измерения. Приход в литрах, списание в килограммах (актуально для газа) — остаток уходит в минус без видимой причины.
• ❌ Дата путевого листа позже даты заправки в этом же документе. Программа спишет топливо, которого на дату ещё нет.

Частые вопросы