Как списать материалы на расходы в 1С 8.3: документы, проводки, проверка

Чтобы списать материал в 1С на затраты, нужен документ Требование-накладная: раздел Производство — Требования-накладные, выбираете склад, материалы, счёт затрат (20, 23, 25, 26, 44) — и программа сама считает себестоимость по методу из учётной политики. Проводка получается одна: Дт 20 (25, 26, 44) Кт 10.01.

В бухгалтерском учёте материалы списываются не «когда захотелось», а в момент фактической передачи в производство или на нужды подразделения. Именно поэтому в 1С для этого три разных документа, и выбор между ними определяет, какие проводки вы получите и попадёт ли сумма в расходы по налогу на прибыль.

Ниже — как в 1С списать материалы на расходы в Бухгалтерии 3.0, УТ 11 и ERP, какие проводки формируются, как настроить метод оценки и какими отчётами потом проверить результат.

Какими документами списываются материалы в 1С

В Бухгалтерии 3.0 за списание отвечают четыре документа. Путать их — главная причина кривых затрат в конце месяца.

Как списываются материалы в бухгалтерском учёте: счета и правила

ФСБУ 5/2019 требует списывать запасы в расходы в том периоде, когда они фактически израсходованы. Документ «на всякий случай» 31 декабря, если материал лежит на складе, — это искажение отчётности.

Счёт затрат выбирается по назначению расхода:

• 🏭 20.01 — прямые материалы на конкретную продукцию или заказ;
• 🔧 23 — вспомогательные производства: ремонтный цех, котельная, транспорт;
• ⚙️ 25 — общепроизводственные: расходники цеха, смазка, инструмент оснащения;
• 🗂️ 26 — общехозяйственные: офис, администрация, уборка;
• 🛒 44.01 — коммерческие расходы: упаковка, расходы на продажу;
• 🏗️ 08.03 — вложения во внеоборотные активы;
• ❗ 94 — недостачи и потери от порчи.

В налоговом учёте материальные расходы признаются по ст. 254 НК РФ, а дата признания — день передачи материалов в производство (п. 2 ст. 272 НК РФ). Для прямых расходов действует ст. 318: они уменьшают прибыль по мере реализации продукции, а не сразу.

Как 1С считает сумму списания

Количество вы указываете сами, а себестоимость программа подставляет при проведении. Метод берётся из Главное — Учётная политика, реквизит «Способ оценки материально-производственных запасов»:

• По средней — средняя себестоимость за месяц по всем поступлениям. Простой и предсказуемый вариант, подходит большинству.
• ФИФО — списывается партия, поступившая раньше. Нужен складской учёт по партиям, зато себестоимость точнее при скачках цен.

ЛИФО отменён, в 1С его нет. По себестоимости единицы в типовой Бухгалтерии отдельного метода нет — его имитируют партионным учётом или отдельными номенклатурными позициями.

Пошагово: списание материалов требованием-накладной

Разберём на примере. Цех получает со склада 500 кг краски по 420 ₽ и 40 кистей по 150 ₽ на выпуск партии изделий.

Шаг 1. Проверьте остатки

Откройте Склад — Отчёты — Остатки и доступность товаров или Отчёты — Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 10.01 с разбивкой по складам. Нулевой или отрицательный остаток — списание либо не пройдёт, либо даст отрицательную себестоимость.

Шаг 2. Создайте документ

Производство — Требования-накладные — Создать. Заполните:

1. Дата — фактический день передачи материалов, не дата оформления бумаги.
2. Склад — откуда забираете. Если складов нет в учёте, поле скрыто настройкой функциональности.
3. Подразделение — куда списываете. Для 25 и 26 это обязательный аналитик.

Шаг 3. Заполните таблицу «Материалы»

Кнопка Подбор удобнее ручного ввода: показывает остатки по складу сразу.

• номенклатура и количество;
• счёт учёта — 10.01 (подставляется автоматически);
• цену и сумму не заполняете — их посчитает проведение.

Если материалов много, используйте Заполнить — По спецификации: 1С подтянет нормы расхода на указанный объём выпуска.

Шаг 4. Укажите счёт затрат

Галочка «Счета затрат» на форме открывает одноимённую вкладку. Там задаются:

• счёт затрат — 20.01;
• подразделение затрат;
• номенклатурная группа — вид продукции, на который относится расход;
• статья затрат — «Материальные расходы».

Если на вкладке «Материалы» включить колонку «Счёт затрат», можно развести позиции по разным счетам одним документом: краску на 20.01, кисти на 25.

Шаг 5. Проведите и посмотрите движения

Провести и закрыть, затем кнопка Дт/Кт. Для нашего примера при средней себестоимости краски 420 ₽ и кистей 150 ₽:

• Дт 20.01 Кт 10.01 — 210 000 ₽ (краска, 500 кг);
• Дт 25 Кт 10.01 — 6 000 ₽ (кисти, 40 шт.).

Печатная форма — Печать — Требование-накладная (М-11). Её подписывают кладовщик и получатель, это оправдательный документ для расхода.

Списание спецодежды, инструмента и инвентаря

Эти материалы ведутся на отдельных субсчетах: 10.10 «Специальная оснастка и спецодежда на складе» и 10.11 «…в эксплуатации».

Порядок такой:

1. Склад — Спецодежда и инвентарь — Передача материалов в эксплуатацию.
2. Вкладка «Спецодежда» или «Инвентарь и хозяйственные принадлежности».
3. Укажите физлицо-получателя (для спецодежды обязательно) и назначение использования.
4. В назначении задаётся способ погашения стоимости: «Погашать стоимость при передаче в эксплуатацию» или «Линейно» со сроком в месяцах.

При линейном способе стоимость списывается ежемесячно регламентной операцией Закрытие месяца — Погашение стоимости спецодежды и спецоснастки.

Особенности в УТ 11, ERP и других конфигурациях

Логика та же, названия документов другие.

В УТ 11 и ERP у документа есть вид операции: «Списание на расходы», «Использование как ОС», «Прочие расходы». Счёт затрат задаётся через статью расходов, а не напрямую — это ключевое отличие от Бухгалтерии. Статья расходов живёт в НСИ и администрирование — Статьи расходов и там же определяет вариант распределения.

В ЗУП 3.1 материалов нет: конфигурация ведёт только расчёты с персоналом, списание материалов там не делается ни в каком виде.

Типичные ошибки и как их избежать

• ❌ Списание «Списанием товаров» вместо требования-накладной. Сумма уходит на 94, в налоговом учёте не принимается без решения по недостаче. Лечится перепроведением правильным документом.
• ❌ Нулевая сумма в проводке. Остатка на складе на дату документа нет, либо поступление введено позже. Проверьте Отчёты — Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 10 на дату списания.
• ❌ Отрицательные остатки. Списали 100 кг, поступило 80. 1С проведёт документ, но себестоимость посчитает некорректно, и закрытие месяца даст расхождения.
• ❌ Не заполнена номенклатурная группа при счёте 20. Затраты не распределятся на продукцию и зависнут на счёте.
• ❌ Не тот склад. Материал списан с розничного склада вместо основного — остатки разъезжаются при инвентаризации.
• ❌ Статья затрат с видом расхода «Не учитываемые в целях налогообложения». Расход есть в БУ, в НУ его нет, формируется разница и лишние суммы в декларации.
• ❌ Дата документа позже фактической передачи. Расход попадает в другой период, страдает себестоимость обоих месяцев.
• ❌ Списание материалов заказчика (давальческих). Они учитываются на 003 за балансом и в затраты переработчика не включаются.

Отчёты для проверки списания

После списания проверяйте результат, а не верьте документу на слово.

1. Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 10 — Отчёты — Оборотно-сальдовая ведомость по счёту. Настройте группировку по субсчетам, складам и номенклатуре. Отрицательное сальдо на конец — сигнал проблемы.
2. Анализ субконто по номенклатуре — видно, откуда пришёл материал и куда ушёл, с суммами.
3. Отчёт по проводкам — Отчёты — Отчёт по проводкам, фильтр по счёту 10 и типу документа. Быстро ловит ручные операции.
4. Справка-расчёт «Себестоимость выпущенной продукции» — доступна после закрытия месяца, показывает, попали ли материалы в себестоимость.
5. Экспресс-проверка учёта — Отчёты — Экспресс-проверка, блок «Операции по учёту МПЗ». Находит списание при отсутствии остатков и незаполненные аналитики.

Как списать материалы без лишней ручной работы

• 📑 Спецификации номенклатуры. Справочники — Номенклатура — Спецификации: нормы расхода на единицу продукции. Дальше Заполнить — По спецификации в требовании-накладной.
• 🏭 Отчёт производства за смену. Один документ оформляет и выпуск, и списание материалов по спецификации. Удобно, когда выпуск регулярный.
• 📋 Копирование документов. Ежемесячное списание канцтоваров проще копировать, меняя даты и количества.
• 🔁 Типовые операции. Операции — Типовые операции — для повторяющихся нетиповых проводок без ручного набора.

Частые вопросы