Сотрудник уже выбирал форму трудовой книжки у другого работодателя: что вносить в ЗУП

Если способ ведения трудовой книжки выбран по прежнему месту работы, в 1С ставят дату подачи заявления у прежнего работодателя, а не дату приёма к вам. Эта дата всегда раньше даты приёма. Взять её можно из выписки СТД-СФР (или СТД-Р с прошлой работы), где заявление отражено с датой.

Почему это важно: по дате программа решает, чьё это заявление. Если поставить дату приёма или любую дату после неё, ЗУП посчитает, что заявление подано вам, и включит его в ЕФС-1. Фонд получит повтор того, что уже давно лежит в лицевом счёте сотрудника.

Как устроен выбор формы трудовой книжки и почему он делается один раз

Переход на электронные трудовые книжки прошёл в 2020 году по закону № 439-ФЗ. Каждый, кто тогда работал, до конца 2020 года подал работодателю письменное заявление одного из двух видов:

• 📘 о продолжении ведения бумажной трудовой книжки — работодатель ведёт бумажную книжку и одновременно подаёт сведения в фонд;
• 💻 о предоставлении сведений о трудовой деятельности (по статье 66.1 ТК РФ) — бумажную книжку выдают на руки, дальше учёт только электронный.

Ключевые свойства этого выбора, от которых зависит учёт в 1С:

Заявление подают один раз и тому работодателю, у которого человек работал в момент выбора. Новый работодатель повторно его не берёт и в фонд не отправляет. Он только фиксирует у себя, какой вариант уже действует, — для этого в ЗУП и нужен признак «выбор сделан на прежнем месте работы» вместе с датой.

Откуда взять дату прежнего заявления

Дату нельзя придумать «примерно». Её берут из документа, в котором она стоит официально.

Источники по надёжности:

1. Выписка СТД-СФР. Сотрудник заказывает её на Госуслугах или в клиентской службе фонда. В выписке есть блок о поданных заявлениях: вид заявления, дата подачи и работодатель. Это самый точный источник.
2. СТД-Р от прежнего работодателя. Её выдают при увольнении. В форме тоже отражено заявление о способе ведения книжки с датой.
3. Бумажная трудовая книжка. Если сотрудник выбрал электронный учёт, в книжке есть запись о подаче письменного заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Дата записи может не совпадать с датой самого заявления, поэтому это запасной вариант.

Как сотруднику быстро получить выписку

Выписку СТД-СФР сотрудник заказывает сам: на Госуслугах через поиск по слову «трудовая» находится услуга получения сведений о трудовой деятельности. Электронная выписка обычно приходит в личный кабинет в течение суток.

Что попросить у сотрудника:

• 📄 PDF-файл выписки целиком, а не скриншот одной страницы;
• 🔍 блок с заявлениями — в нём должны быть вид заявления и дата;
• 🗂 строку о прежнем работодателе, чтобы сверить, у кого подано заявление.

Копию выписки положите в личное дело. При проверке фонда или трудовой инспекции она объяснит, откуда взялась дата в программе.

Если выписки нет к дате приёма, оформляйте приём как обычно, а признак выбора с датой внесите позже, когда документ появится. На отчёт о приёме это не повлияет: сведения о приёме и сведения о заявлении — разные строки ЕФС-1.

Заполняем данные о трудовой книжке в карточке сотрудника ЗУП

В 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 данные о выборе формы трудовой книжки хранятся отдельно от документа «Приём на работу». Приём можно провести, а сведения о книжке внести до или после.

Где вносится признак выбора

Сведения о способе ведения книжки регистрируются документом-заявлением. Найти его проще всего двумя путями:

• через раздел Кадры → Электронные трудовые книжки: в этом журнале собраны кадровые мероприятия, отчёты ЕФС-1 и заявления о способе ведения книжки;
• из карточки сотрудника: в ней есть ссылка на сведения о трудовой книжке, где виден текущий способ ведения и можно открыть заявление.

Порядок заполнения для сотрудника с прежним выбором

1. Создайте заявление о способе ведения трудовой книжки по нужному сотруднику.
2. Выберите вид: продолжение ведения бумажной книжки или предоставление сведений в электронном виде — тот, что указан в выписке.
3. Отметьте, что заявление подано у прежнего работодателя (по прежнему месту работы).
4. В поле даты заявления укажите дату из выписки СТД-СФР или СТД-Р.
5. Проведите документ и проверьте карточку: способ ведения книжки должен отобразиться корректно.

Пример

Иванова работала в ООО «Альфа» и 15.09.2020 подала там заявление о предоставлении сведений в электронном виде. 03.02.2025 её приняли к вам.

Бумажную книжку Ивановой вы не заводите и не храните. Если она её принесла — книжку не принимают на хранение, достаточно сверить стаж.

Какую дату ставить в 1С при разных вариантах прежнего выбора

Главный вопрос запроса — какую дату ставить, если способ ведения трудовой книжки выбран по прежнему месту работы. Ответ зависит от того, какой именно выбор и когда сделан.

Правило простое: дата раньше даты приёма — заявление чужое, дата не раньше даты приёма — заявление ваше. Всё остальное программа выводит из этого.

Как прежний выбор отражается в ЕФС-1 (бывший СЗВ-ТД)

С 2023 года отчёт СЗВ-ТД вошёл в единую форму ЕФС-1 — сведения о трудовой деятельности подаются в подразделе 1.1. ПФР и ФСС тогда же объединились в Социальный фонд России (СФР).

В подразделе 1.1 есть отдельный блок о заявлениях работника по способу ведения трудовой книжки. Работодатель заполняет его, только если заявление подано ему.

Что попадёт в отчёт при приёме сотрудника с прежним выбором:

• ✅ мероприятие «Приём» — обязательно, не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа;
• ❌ заявление о способе ведения книжки — нет, оно уже было в отчёте прежнего работодателя.

Если сотрудник подал заявление вам (переход с бумажной на электронную), блок о заявлении заполняется, а срок подачи — как для обычных кадровых сведений: не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления.

Как проверить отчёт перед отправкой

1. Сформируйте ЕФС-1 с подразделом 1.1 за нужный период.
2. Откройте строку по принятому сотруднику.
3. Убедитесь, что есть только мероприятие «Приём», а блок о заявлении пустой.
4. Если блок заполнен — значит, дата заявления в программе стоит не раньше даты приёма или не отмечено, что заявление подано у прежнего работодателя. Исправьте заявление и перезаполните отчёт.

Бумажная или электронная книжка: что делает кадровик в каждом случае

От прежнего выбора зависят не только поля в 1С, но и работа с самой книжкой.

Для бумажной книжки ЗУП печатает формы записей и ведёт книгу учёта, но саму запись в бланк вносит кадровик. Программа не заменяет ручную работу с бланком.

Сотрудник на бумажной книжке у вас вправе перейти на электронную в любой момент. Тогда:

• 📝 он пишет заявление вам — регистрируете его с текущей датой, без признака «у прежнего работодателя»;
• 📤 заявление уходит в ближайший ЕФС-1;
• 📕 в книжку вносите запись о подаче заявления и выдаёте её на руки под подпись.

Обратного перехода нет. Если электронный сотрудник просит «завести бумажную книжку», откажите со ссылкой на закон № 439-ФЗ.

Ошибки с датой выбора и как их исправить

Сценариев, в которых ошибаются, немного, но каждый тянет за собой отчётность.

Частые вопросы