Справка о заработке для пособий в 1С:Бухгалтерии 3.0: от поиска документа до выдачи сотруднику

В 1С:Бухгалтерии 8.3 справку для расчёта пособий ищите в разделе Зарплата и кадры: это отдельный документ «Справка для расчета пособий». Второй путь — кнопка Печать в документе «Увольнение»: оттуда справка выводится сразу по уволенному сотруднику. Первый способ удобнее, когда справку просят без увольнения или нужно поправить суммы, второй — когда человек уходит сегодня и бумага нужна за пять минут.

Сразу о названии. Форма по приказу Минтруда № 182н с 2023 года не действует: после объединения ПФР и ФСС в Социальный фонд (СФР) утверждена новая форма справки о сумме заработка. В обиходе и в поиске её по-прежнему зовут «справка 182н», а в программе после обновления печатается уже актуальный бланк. Если у вас выходит старая форма — база давно не обновлялась.

Где найти справку для расчёта пособий в 1С 8.3 Бухгалтерия

Справка живёт в двух местах. Выбирайте по ситуации.

Если в разделе Зарплата и кадры вы не видите кадровых документов вообще, проверьте настройку учёта зарплаты: Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты. Там должен быть включён учёт зарплаты и кадров в этой программе. Когда зарплату ведут во внешней программе, кадровые документы в Бухгалтерии скрыты, и справку надо делать там, где начисляется зарплата.

Что понадобится до начала

• 👤 Сотрудник оформлен в базе документом «Прием на работу», у него заполнен СНИЛС и паспорт.
• 🏢 В карточке организации указан регистрационный номер страхователя в СФР и ответственные лица (руководитель).
• 💰 Начисления за нужные годы проведены в 1С документами «Начисление зарплаты», «Больничный лист», «Отпуск».
• 📅 Известно, за какие годы нужна справка: по умолчанию — два календарных года до года увольнения или обращения плюс текущий год.

Как сформировать справку: пошаговый порядок

Шаг 1. Создайте документ

1. Откройте список справок по пути из таблицы выше.
2. Нажмите Создать.
3. Выберите организацию, если в базе их несколько.
4. Укажите сотрудника.
5. Проверьте дату документа: от неё программа отсчитывает расчётные годы.

Шаг 2. Выберите период

Справку выдают за два календарных года, предшествующих году прекращения работы, и за текущий год до дня увольнения. Например, сотрудник уходит 14 октября 2026 года. В справке будут 2024 год, 2025 год и период с 1 января по 14 октября 2026 года.

Расчётные годы в документе программа подставит сама по дате. Поменять их вручную нужно, если сотрудник просит справку за другой период — например, для замены лет при декрете на соседнем месте работы.

Шаг 3. Заполните суммы

Нажмите кнопку Заполнить. Программа соберёт из проведённых начислений:

• 📊 сумму выплат по каждому году, на которую начислены взносы на страхование по временной нетрудоспособности и материнству;
• 🤒 периоды болезни, ухода за ребёнком, отпуска по беременности и родам;
• 🚫 периоды освобождения от работы с полным или частичным сохранением зарплаты, если взносы на неё не начислялись.

Шаг 4. Сохраните и проведите

Нажмите Провести. Проведение не создаёт проводок по счетам — документ только фиксирует, какая справка и с какими суммами выдана. Это пригодится, если через полгода сотрудник придёт за дубликатом или СФР задаст вопрос.

Настройка параметров справки и проверка периода

Самые частые вопросы по параметрам — о годах, предельной базе и о том, откуда берутся числа.

Предельная база по годам

В справку попадает заработок, на который начислены взносы. Он ограничен предельной величиной базы. Если сотрудник получал больше, в справке будет сумма по лимиту, а не фактическая.

Пример. Начальник отдела в 2024 году получил 2 400 000 руб. В справку за 2024 год пойдёт 2 225 000 руб. Разница 175 000 руб. в расчёт пособий не войдёт ни у одного работодателя.

Если сотрудник работал не все годы

Принят 1 марта 2025 года, увольняется в октябре 2026-го? Строки за 2024 год останутся пустыми или нулевыми. Это нормально: справку выдают о заработке у вашего страхователя, а не за весь стаж. Не добавляйте туда суммы с прошлого места работы.

Если работа шла до начала учёта в 1С

Частая ситуация: база Бухгалтерии заведена в 2025 году, а сотрудник работает с 2020-го. За месяцы до начала учёта начислений в программе нет, и Заполнить вернёт нули.

Варианты:

1. Внесите суммы по годам вручную прямо в табличную часть справки. Возьмите их из старой программы или из расчётных ведомостей прошлых лет.
2. Если таких сотрудников много, перенесите сведения о прошлых начислениях документами ввода начальных данных по зарплате — тогда последующие справки будут заполняться сами.

Как проверить данные в справке о заработке

Распечатать справку, не сверив её, — главный источник повторных обращений. На проверку уходит 10–15 минут.

Сверка с отчётом по взносам

Откройте отчёт по начисленным взносам за каждый расчётный год. В разделе Зарплата и кадры он находится в группе отчётов по зарплате — «Анализ взносов в фонды». Отберите отчёт по сотруднику и сравните:

Если база в отчёте и сумма в справке за год различаются, причина почти всегда в начислении, проведённом после заполнения справки. Нажмите Заполнить повторно.

Исключаемые периоды

Проверьте дни болезни и ухода за ребёнком по датам. Ориентир — проведённые документы «Больничный лист» и «Отпуск по уходу за ребенком», если вы их оформляли. Пример: сотрудник болел с 3 по 12 февраля 2025 года — это 10 календарных дней. Ровно столько и должно стоять в справке за 2025 год.

Реквизиты

• ✅ ФИО, СНИЛС, паспортные данные — из карточки сотрудника.
• ✅ Наименование страхователя и регистрационный номер в СФР — из карточки организации.
• ✅ Даты работы — из приёма и увольнения.

Ошибку в СНИЛС исправьте в карточке сотрудника, затем перезаполните справку. Править напечатанную форму от руки нельзя.

Исправление ошибок и перепроведение документов

Справка — зеркало начислений. Если в ней неверная цифра, лечить надо источник, а не саму справку (исключение — годы до начала учёта в 1С, см. выше).

Порядок исправления

1. Найдите ошибочный документ начисления за нужный месяц.
2. Если месяц уже закрыт и отчётность по взносам сдана, не меняйте старый документ — сделайте исправление в текущем периоде. Иначе разойдутся сданные отчёты.
3. Если отчётность ещё не сдана, откройте документ, поправьте сумму и нажмите Провести.
4. Вернитесь в справку, нажмите Заполнить и снова проведите её.

Перед правкой начислений прошлых периодов сделайте резервную копию базы. Перепроведение старого документа меняет взносы, НДФЛ и проводки по счетам 70 и 69, а это уже влияет на сданную отчётность и закрытые месяцы.

Печать и передача справки сотруднику

Когда суммы сверены, нажмите в документе Печать → Справка о заработке для расчета пособий. Из документа «Увольнение» команда та же, справка соберётся по данным этого увольнения.

Подписи

Справку подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо. ФИО подписантов подтягиваются из ответственных лиц в карточке организации. Если там пусто, на бланке будут пустые строки — заполните ответственных и распечатайте снова.

Печать ставится, если организация её использует.

Сроки выдачи

По 255-ФЗ (статья 4.1) справку выдают:

• 📌 в последний день работы — без заявления;
• 📌 после увольнения — по письменному заявлению сотрудника, не позднее трёх рабочих дней со дня его подачи.

Работающий сотрудник тоже вправе попросить справку: например, для расчёта пособия у второго работодателя.

Сколько экземпляров

Отдайте сотруднику оригинал, копию с его подписью о получении оставьте в личном деле. Сам проведённый документ в 1С — третья страховка: из него в любой момент печатается дубликат с теми же цифрами.

Нестандартные ситуации при формировании справки

Сотрудник просит заменить годы

При декрете или отпуске по уходу за ребёнком в расчётном периоде работник вправе заменить годы на предыдущие, если это даёт пособие больше. Новый работодатель тогда попросит справку за эти более ранние годы. Создайте отдельный документ и вручную укажите нужные расчётные годы.

Дубликат

Нужен повтор? Откройте ранее проведённую справку и распечатайте её снова. Не создавайте новую справку «с нуля», если за прошедшее время в данных ничего не менялось — иначе в базе будет две справки на один случай.

Несколько организаций в одной базе

Справку формируют отдельно по каждой организации-страхователю. Если сотрудник работал по совместительству в двух ваших организациях, нужны две справки, каждая — с заработком только своей организации.

Электронный обмен с СФР

С 2023 года новый работодатель может запросить сведения о заработке через СФР, а бывший — обязан их передать. Бумажная справка от этого не отменилась: сотрудник может принести её сам, и пособие посчитают быстрее.

Частые вопросы