Справка для расчёта больничных уволенному сотруднику: как получить из 1С

Справка при увольнении для расчёта больничных в 1С 8.3 формируется там, где ведётся зарплата, то есть в ЗУП 3.1 или в «Бухгалтерии предприятия» 3.0 с зарплатным модулем. Документ берёт начисления и взносы за два предыдущих календарных года и подставляет их в печатную форму. Руками в нём правят только то, чего нет в базе: заработок у прежних работодателей.

Чаще всего путаница в одном: многие всё ещё ищут «справку 182н». Эта форма отменена с 2023 года, когда пособия стал выплачивать единый фонд (СФР, бывший ФСС). Сегодня работодатель выдаёт справку о заработке по действующей форме, а в программе её печатают из тех же данных. Ниже порядок действий и места, где обычно ломаются суммы.

Когда справка нужна, а когда нет

Новый работодатель считает больничный по заработку за два предыдущих календарных года. Если человек в эти годы работал в нескольких местах, суммы собирают из справок от каждого.

Справку выдают:

• 🔹 при увольнении, без заявления сотрудника, если это предусмотрено порядком, или по его письменному требованию;
• 🔹 в любое время после увольнения, если бывший работник пришёл за ней позже;
• 🔹 когда нужны сведения о заработке для пособия, а информации в фонде недостаточно.

Не нужна справка в двух случаях. Сотрудник не работал в эти два года вообще. Либо данные о его заработке уже есть у фонда, и новый работодатель получит их сам. Полный порядок обмена сведениями лучше уточнить у СФР: он менялся, и «как было раньше» тут плохой ориентир.

Подготовка данных в ЗУП перед формированием справки

Справка честна ровно настолько, насколько честна база. Проверьте до печати:

1. Все начисления за два года проведены, ведомости закрыты, а документ «Увольнение» проведён.
2. Каждый вид оплаты правильно отнесён к базе для страховых взносов. Премии, отпускные, больничные должны попадать по своим правилам.
3. Больничные и отпуска за эти годы не «потерялись» при переносе из старой базы.
4. Данные за прошлые годы загружены, если вы переходили на ЗУП 3.1 с другой программы.

Проще всего сверить итоги с помощью отчёта по зарплате: Зарплата → Отчёты по зарплате → «Анализ начислений и удержаний» за каждый год. Сумма «облагаемых взносами» начислений должна совпасть с тем, что окажется в справке.

Что попадает в справку, а что нет

В заработок идут суммы, с которых начислены страховые взносы. Всё остальное программа не считает.

Не называйте суммы из памяти. Берите их из отчёта и проверяйте по каждому году отдельно.

Если у сотрудника было несколько работодателей

Заработок у прежних работодателей добавляется к вашим суммам. Это нужно, когда человек пришёл к вам в середине года или в предыдущие годы работал в другой компании.

1. Запросите у сотрудника справки с прежних мест работы.
2. Внесите суммы по годам в данные о его предыдущей занятости в карточке.
3. Сформируйте справку заново, проверьте общий итог по каждому году.

Пример. В 2024 году человек получил 400 000 ₽ у вас и 300 000 ₽ у прежнего работодателя. В справке за 2024 год у вашей организации будет только ваша часть, то есть 400 000 ₽. Прежняя компания выдаёт свою справку отдельно. Суммируют их уже на новом месте работы, получая 700 000 ₽.

Как сформировать справку для расчёта больничных в 1С: пошагово

Точное название пункта зависит от релиза, поэтому сначала быстрый способ: в программе нажмите поиск по командам интерфейса и введите слово «справка», затем выберите вариант со словом «заработок». Если поиска в вашей версии нет, откройте список печатных форм у сотрудника.

Вариант 1. Из карточки уволенного сотрудника

1. Откройте Кадры → Сотрудники.
2. Включите отбор «Уволенные» или найдите человека по фамилии.
3. В карточке нажмите «Печать» либо «Справки».
4. Выберите форму справки о заработке для расчёта пособий.
5. Укажите годы расчёта: два календарных года перед годом увольнения (или перед годом наступления страхового случая у нового работодателя).
6. Нажмите «Сформировать» и проверьте суммы по месяцам.

Вариант 2. Через раздел зарплатных справок

1. Зайдите в раздел Зарплата и найдите ссылку на справки сотрудникам.
2. Нажмите «Создать» и выберите справку о заработке для пособий.
3. Заполните поля: сотрудник, организация, период, дата выдачи.
4. Проведите документ и распечатайте. Так в базе останется след: кому и когда выдали.

Куда приходит справка в других конфигурациях

В «Бухгалтерии предприятия» 3.0 с подпиской на зарплату логика та же: Зарплата и кадры → Сотрудники, дальше печать справки из карточки. Сами формы там проще, и данные за прошлые годы у вас должны быть введены в базу.

В «Управлении торговлей» 11, «Рознице» и ERP без модуля расчёта зарплаты справку о заработке не получить: там нет начислений. Сведения запрашивайте из той программы, где реально считали зарплату.

Как проверить сумму в справке перед выдачей

Надёжная проверка — три шага.

• ✅ Сложите суммы по месяцам и сравните с годовым итогом.
• ✅ Сопоставьте с отчётом по взносам: база по каждому месяцу.
• ✅ Выберите одного сотрудника и пересчитайте вручную.

Пример для ориентира. У сотрудника оклад 60 000 ₽ и премия 20 000 ₽ в марте. За март в справке должно стоять 80 000 ₽, за остальные месяцы по 60 000 ₽. Годовая сумма: 11 × 60 000 + 80 000 = 740 000 ₽. Если в итоге получили, к примеру, 720 000 ₽, премия не попала в базу, и надо искать вид оплаты, у которого не стоит признак облагаемости взносами.

Типичные ошибки при формировании справки

Что делать, если форма не открывается или устарела

Печатная форма живёт внутри конфигурации. Если после увольнения сотрудника вы не нашли справку или она выглядит по-старому, причина почти всегда в релизе.

1. Посмотрите версию через Справка → О программе.
2. Сравните её с последним релизом вашей конфигурации у франчайзи или в обновлениях.
3. Сделайте резервную копию базы и поставьте обновление по регламенту.
4. После обновления откройте форму заново и убедитесь, что поля совпадают с действующим бланком.

Для проверки удобно держать открытыми два окна: справку и отчёт «Анализ начислений и удержаний». Меняете вид оплаты или признак взносов, закрываете справку и формируете снова. Закешированные данные в уже открытой форме не обновляются сами.

Мини-сценарий для кадровика

Сотрудник написал заявление об увольнении. За день до последней смены вы:

• 📝 проводите приказ и расчёт при увольнении;
• 📝 формируете справку и сверяете итоги;
• 📝 печатаете два экземпляра и просите подпись руководителя;
• 📝 отдаёте один сотруднику под роспись, второй оставляете в деле.

Так справка не зависит от того, придёт ли человек потом лично.

Как не получать запросы от бывших сотрудников

Подготовьте справку заранее, в последний рабочий день. Тогда человек уходит со всем комплектом: трудовая или сведения о ней, справки о доходах и о заработке.

Что экономит время:

• 📌 делайте справку частью регламента увольнения и включайте её в чек-лист кадровика;
• 📌 храните печатные копии и сам документ в базе;
• 📌 раз в год сверяйте группы начислений с признаком «облагается взносами»;
• 📌 при смене программы проверяйте переносимые данные до закрытия старой базы.

Частые вопросы

Нужна проверка расчёта больничного по получившимся суммам? Посчитайте в калькуляторе ниже.