Справка о сумме заработка (форма 182н): как получить её из 1С

Справка о сумме заработка по форме 182н отменена с 1 января 2023 года: выдавать её при увольнении работодатель больше не обязан, пособия Социальный фонд (бывший ФСС) считает сам по данным персонифицированного учёта. Но документ и печатная форма в 1С остались — за периоды до 2023 года справка по-прежнему нужна, да и уволенный сотрудник вправе попросить сведения о своём заработке.

В 1С:ЗУП 3.1 справка лежит в разделе Отчётность, справки, в 1С:Бухгалтерии 3.0 — в разделе Зарплата и кадры. Документ называется «Справка для расчёта пособий» и бывает двух видов: исходящая (её выдаёте вы) и входящая (её приносит новый сотрудник от прежнего работодателя).

Нужна ли форма 182н сейчас

Прямой ответ: с 2023 года выдавать её вы не обязаны. После объединения ПФР и ФСС в Социальный фонд и перехода на прямые выплаты фонд получает данные о заработке напрямую из отчётности (единая форма персучёта), поэтому справка от прежнего работодателя новому больше не требуется.

Форма всё ещё пригодится в нескольких ситуациях:

• 🗂️ Нужно поднять заработок за 2021–2022 годы и ранее — например, при перерасчёте старого пособия.
• 🙋 Бывший сотрудник просит сведения о заработке для собственных целей (суд, расчёт в другой организации по внутренним правилам).
• 📥 К вам пришёл работник со справкой 182н от прежнего работодателя за прошлые годы — эти данные вносят во входящую справку.

Исторически бланк 182н состоял из четырёх частей: реквизиты страхователя, данные о застрахованном лице, суммы заработка по годам и число исключаемых дней. Выдавали его в день увольнения, а по письменному запросу бывшего работника — в течение трёх рабочих дней. В 1С эта логика сохранилась: документ формирует ровно эти четыре блока.

Что пришло на замену. Сведения о заработке для пособий фонд теперь собирает из регулярной отчётности по персучёту, а недостающие данные запрашивает у работодателя через систему электронного документооборота с фондом (СЭДО). Отдельную бумажную справку при приёме нового сотрудника запрашивать уже не нужно — поэтому и обязанность её выдавать сняли.

Где в 1С:ЗУП 3.1 лежит справка

Откройте раздел Отчётность, справки. В нём есть журнал справок для расчёта пособий — там хранятся и выданные вами документы, и внесённые со слов сотрудника.

Чтобы выдать справку, создайте документ вида «Справка для расчёта пособий (исходящая)»:

1. Нажмите Создать и выберите исходящую справку.
2. Укажите организацию и сотрудника. Для уволенного включите показ всех физлиц (в поле выбора сотрудника снимите отбор «только работающие» или воспользуйтесь полным списком).
3. Задайте год, по который формируется справка, — обычно это год увольнения.
4. Нажмите Заполнить. Программа подтянет заработок, облагаемый взносами на случай нетрудоспособности и материнства, за два календарных года до года увольнения плюс текущий год и рассчитает исключаемые дни.

Проверьте табличную часть и сохраните документ. Он останется в журнале — повторно печатать его можно в любой момент.

После заполнения в документе видно разбивку по годам и отдельной строкой — исключаемые дни. Это удобная точка самопроверки: если по году, в котором сотрудник болел или был в отпуске по уходу, исключаемые дни равны нулю, значит соответствующие начисления в базе не отражены, и справку выдавать рано.

Как сформировать справку в 1С:Бухгалтерии 3.0

В Бухгалтерии справка доступна, только если зарплата ведётся в этой же программе. Путь — раздел Зарплата и кадры, группа кадровых и расчётных документов, где собраны справки по сотрудникам.

Порядок тот же: создаёте исходящую справку, выбираете сотрудника и год, нажимаете Заполнить. Отличается только расположение команды в интерфейсе.

Ведение зарплаты прямо в Бухгалтерии — это сценарий для небольших организаций с простым расчётом. Как только появляются сложные начисления, несколько подразделений или нестандартные графики, расчёт обычно переносят в 1С:ЗУП, и справки по заработку формируются уже там. Для одной базы заработок не хранится в двух программах одновременно, поэтому и справку формируют в той, где реально считается зарплата .

Если зарплата рассчитывается в 1С:ЗУП, а в Бухгалтерию переносятся только проводки, формируйте справку в ЗУП — в Бухгалтерии полных данных о заработке не будет.

Какие данные входят в справку и как их проверить

Форма 182н состоит из двух смысловых частей: суммы заработка и периоды, которые из расчёта исключаются.

В суммы попадает заработок, облагаемый взносами на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, за два полных календарных года перед годом увольнения и за отработанную часть текущего года. Каждый год ограничен предельной базой по взносам — за годы она разная, 1С подставляет значение автоматически.

Ориентиры по предельной базе для взносов на нетрудоспособность и материнство:

С 2023 года базу перестали делить по видам страхования — действует единая предельная величина, но для справок за прошлые годы важны именно значения из таблицы выше. Если заработок сотрудника за год превысил лимит, в справку войдёт только сумма в пределах базы, а не фактическая зарплата.

Есть и правило замены лет. Если в один из расчётных годов попал отпуск по беременности и родам или по уходу за ребёнком, сотрудник вправе по письменному заявлению заменить такой год более ранним — но только если от этого пособие станет больше. В справку тогда вносят заработок за заменяющий год.

В исключаемые периоды входят дни, когда зарплата сохранялась, но взносы на неё не начислялись:

• 🤒 больничные;
• 🤰 отпуск по беременности и родам;
• 👶 отпуск по уходу за ребёнком;
• 🕒 периоды освобождения от работы с полным или частичным сохранением заработка без начисления взносов.

Если суммы в справке кажутся заниженными, чаще всего причина в том, что часть начислений не облагается взносами или заработок уткнулся в предельную базу — это нормально, в справку такие суммы и не должны попадать полностью.

Зачем эти цифры: как из них считается пособие

Понимание, что именно считает фонд, помогает проверить справку по существу, а не формально.

Из заработка за два года выводится средний дневной заработок. Для больничного суммы за два года складывают и делят на 730 — фиксированное число дней. Для пособий по беременности и родам и по уходу за ребёнком знаменатель другой: берут количество календарных дней в двух годах за вычетом исключаемых периодов. Именно поэтому в справке отдельно стоят и суммы, и число исключаемых дней — без них пособие по материнству посчитается неверно.

Пример: при заработке 800 000 и 900 000 рублей за два года средний дневной заработок для больничного равен (800 000 + 900 000) / 730 ≈ 2 329 рублей. Дальше результат умножают на процент по стажу и на число дней болезни.

Отсюда и практический смысл двух блоков справки: суммы задают числитель, исключаемые дни — знаменатель. Ошибка в любом из них меняет размер пособия, поэтому обе части стоит проверять вместе.

Справка по уволенному и за прошлые годы

Уволенный сотрудник не пропадает из базы — он остаётся в справочнике физлиц. Проблема только в отборе: по умолчанию список предлагает работающих. Снимите этот фильтр или откройте полный справочник и выберите нужного человека.

Чтобы получить заработок за прошлые годы, задайте в справке соответствующий год окончания периода. Программа возьмёт два предшествующих года и отработанную часть указанного. Например, для справки с годом окончания 2022 в расчёт войдут 2020, 2021 и отработанная часть 2022 года.

Для нового сотрудника, который принёс справку 182н от прежнего работодателя, создайте документ вида «входящая». Занесите в него заработок по каждому году отдельно и число исключаемых дней — ровно так, как они указаны в принесённой справке. Если прежних работодателей было несколько, по каждому заводят свою входящую справку. В расчёте пособий 1С будет складывать этот заработок с вашим и применять предельную базу того года, к которому относятся суммы.

Входящую справку имеет смысл хранить вместе со сканом оригинала: если фонд запросит подтверждение заработка за старый период, бумажная справка останется единственным основанием для внесённых сумм.

Печать и выгрузка в электронном виде

Из сохранённого документа печатная форма открывается кнопкой Печать — 1С формирует бланк по форме 182н с реквизитами организации и расчётом. Проверьте на экране суммы и ФИО, затем выводите на бумагу.

Для электронного обмена предусмотрена выгрузка в файл формата XML — в документе есть команда выгрузки сведений. Такой файл заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью. Электронная справка юридически равна бумажной только при наличии действующей УКЭП; простой скан-копии недостаточно.

Если точное название команды выгрузки в вашем релизе отличается, ищите её в той же командной панели, где находится кнопка печати, — выгрузка в XML стоит рядом с печатью.

Бумажный вариант подписывает руководитель (или уполномоченное лицо) и главный бухгалтер; печать ставят, если организация ею пользуется. Один экземпляр отдают сотруднику, второй с его подписью о получении остаётся у вас. Сам документ в 1С никуда не исчезает после печати — он лежит в журнале справок, и при повторном обращении работника достаточно открыть сохранённую запись и распечатать заново, не заполняя всё с нуля.

Частые ошибки в заполнении

Большинство вопросов по 182н сводится к несходящимся суммам или к тому, что сотрудник «не находится». Ниже — отдельные случаи, которых нет в самой процедуре формирования.

Частые вопросы