Справка о доходах (2-НДФЛ) в ЗУП 3.1: для сотрудника и для налоговой

Чтобы сделать справку 2-НДФЛ в 1С ЗУП 3.1 для сотрудника, откройте раздел Налоги и взносы, перейдите к списку справок о доходах для сотрудников, нажмите Создать, выберите организацию, год и человека, затем Заполнить и Печать. На всё уходит пара минут, если расчёт зарплаты за год закрыт без хвостов.

Для налоговой отдельной справки 2-НДФЛ больше нет: с отчётности за 2021 год сведения о доходах каждого человека уходят в ФНС приложением № 1 к годовому расчёту 6-НДФЛ. ЗУП заполняет это приложение сам, когда вы формируете годовой 6-НДФЛ в 1С-Отчётности.

Название «2-НДФЛ» осталось в обиходе и в интерфейсе программы. Официально бумага для сотрудника называется «Справка о доходах и суммах налога физического лица».

Что проверить в базе до того, как делать справку

Справка не считает ничего сама. Она собирает уже начисленные доходы, вычеты и удержанный налог из регистров. Если там ошибка, она переедет в справку один в один.

Пройдитесь по короткому списку:

• 👤 Карточка сотрудника. ФИО, дата рождения, гражданство, ИНН (если есть), документ, удостоверяющий личность, с серией и номером. Для паспорта РФ код документа 21.
• 🏢 Организация. ИНН, КПП, ОКТМО и регистрация в налоговом органе. У обособленных подразделений — свои КПП и ОКТМО.
• ✍️ Подписант. В разделе Настройка → Организации на закладке ответственных лиц укажите руководителя или другого подписанта. Иначе поле внизу справки останется пустым.
• 📅 Закрытые месяцы. Начисления и выплаты за все месяцы года проведены. Последняя зарплата за декабрь выплачена, налог по ней удержан.
• 💰 Статус налогоплательщика. Резидент или нерезидент. Если статус менялся, проверьте, что налог за год пересчитан.

Как сделать справку 2-НДФЛ в 1С ЗУП: шаги для сотрудника

Ниже порядок для ЗУП 3.1 в интерфейсе «Такси». В разных релизах пункт меню называется «2-НДФЛ для сотрудников» или «Справки НДФЛ для сотрудников», но лежит в одном месте — в разделе Налоги и взносы.

Шаг 1. Создайте документ

1. Откройте Налоги и взносы и выберите список справок о доходах для сотрудников.
2. Нажмите Создать.
3. В поле «Организация» выберите налогового агента. Если в базе одна организация, она подставится сама.

Шаг 2. Заполните шапку

1. Налоговый период — год, за который нужна справка. За прошлые годы делать можно: данные берутся из архива регистров.
2. Сотрудник — выберите из списка. Справка формируется на физическое лицо, поэтому совместительство внутри одной организации даст одну справку.
3. Дата — дата выдачи. Ставьте фактическую, а не 31 декабря.
4. Регистрация в налоговом органе — нужна, если человек работал в нескольких подразделениях с разными КПП или ОКТМО.

Шаг 3. Заполните и проверьте суммы

1. Нажмите Заполнить (в некоторых релизах — Обновить). Программа разнесёт доходы по месяцам и кодам, вычеты и налог.
2. Сверьте итог: общая сумма дохода, налоговая база, исчисленный и удержанный налог.
3. Если налог не удержан, сумма появится в отдельной строке. Это сигнал разобраться до выдачи справки.

Шаг 4. Распечатайте

Нажмите Печать и выберите форму справки. Подпишите у ответственного лица. Печать организации ставится, если она у вас есть и предусмотрена уставом.

Как проверить цифры и найти ошибку в справке

Справку стоит сверить хотя бы с одним отчётом. Расхождение почти всегда указывает на проблему в учёте, а не в самой справке.

Какие отчёты взять для сверки

Как читать расхождения

После исправления учётных документов вернитесь в справку и снова нажмите Заполнить. Старые суммы перезапишутся.

Как сведения о доходах уходят в налоговую

Отдельный документ «2-НДФЛ для передачи в ФНС» в актуальных релизах ЗУП не используется. Сведения о доходах за год сдаются по пункту 2 статьи 230 НК РФ в составе годового 6-НДФЛ.

Порядок в 1С-Отчётности

1. Откройте Отчетность, справки → 1С-Отчетность.
2. Нажмите Создать и выберите 6-НДФЛ.
3. Укажите организацию и период — год.
4. Нажмите Заполнить. Приложение № 1 со справками о доходах заполнится на каждого человека, получавшего доход.
5. Запустите встроенную проверку. Она покажет пустые паспортные данные и контрольные соотношения.
6. Отправьте через 1С-Отчётность или выгрузите файл для другой программы сдачи.

Чем справка для налоговой отличается от справки для сотрудника

Особые случаи: увольнение, подразделения, нерезиденты

Уволенный сотрудник

Справку можно сделать в любой момент после увольнения. В неё попадут доходы до последнего расчёта, включая компенсацию отпуска. Если после увольнения выплачивали премию, она тоже отразится — в том месяце, где признан доход.

Несколько обособленных подразделений

Справки делятся по КПП и ОКТМО. Человек, который полгода работал в Москве и полгода в филиале в Казани, получит две справки. В документе выберите нужную регистрацию в налоговом органе.

Смена статуса резидента

Статус за год определяют по 183 дням пребывания в России за 12 месяцев подряд. Когда сотрудник становится резидентом, ЗУП пересчитывает налог по ставкам для резидентов. Справка покажет итог за год по итоговому статусу.

Доходы по разным ставкам

На каждую ставку в справке отдельный раздел. С 2025 года для резидентов действует прогрессивная шкала, и при годовом доходе свыше 2,4 млн руб. появятся строки с разными ставками.

Пример: доход за год 3 000 000 руб.

• 2 400 000 × 13% = 312 000 руб.
• (3 000 000 − 2 400 000) × 15% = 90 000 руб.
• Итого налог 402 000 руб.

Материальная помощь и подарки

Необлагаемая часть в 4000 руб. в год видна в справке как вычет. Для матпомощи это код дохода 2760 и вычет 503, для подарков — 2720 и 501. Если в справке матпомощь есть, а вычета нет, проверьте настройку вида начисления.

Как ускорить работу со справками

Справки по запросу сотрудников — рутина, которую можно упростить без доработок конфигурации.

• ⚙️ Подписант по умолчанию. Один раз заполните ответственных лиц у организации — и подпись встанет во все справки.
• 📂 Список справок с отбором. В списке документов включите отбор по организации и году. Повторный запрос того же человека закрывается копированием старой справки и нажатием Заполнить.
• 🔁 Контроль до конца года. Раз в квартал формируйте «Анализ НДФЛ по месяцам» по всем сотрудникам. Ошибки в удержании видно сразу, а не в феврале.
• 🧾 Проверка 6-НДФЛ. Квартальные расчёты 6-НДФЛ и годовые справки о доходах сходятся по общим суммам. Если квартальные отчёты сданы без ошибок, годовое приложение почти всегда проходит с первого раза.
• 👩‍💼 Самообслуживание. Если у вас подключён кабинет сотрудника, справку можно заказывать через него — бухгалтеру остаётся проверить и подписать.

Ошибки, которые чаще всего возвращают на исправление

Эти ошибки находят банки, визовые центры и налоговая. В программе они не всегда видны сразу.

1. Устаревший паспорт. Сотрудник сменил паспорт, а в карточке старый. Банк откажет: данные не совпадут с анкетой.
2. Неверный ОКТМО. После переезда офиса организацию перерегистрировали, а в базе старый код.
3. Дата справки 31 декабря. Справку, выданную в апреле, датируйте апрелем.
4. Доход в чужом месяце. Отпускные, выплаченные 28 декабря за январь, относятся к доходу декабря — по дате выплаты. Это не ошибка программы, а правило НК.
5. Исправили учёт, но не перезаполнили справку. Документ не обновляется сам. После правок нажмите Заполнить ещё раз.

Не правьте суммы в справке вручную, чтобы «сошлось с банком». Ручная справка разойдётся с 6-НДФЛ, и при проверке это всплывёт. Исправляйте учёт, а справку перезаполняйте.

Что поменялось в справках о доходах за последние годы

Короткая хронология, которая объясняет, почему старые инструкции не работают:

Форму справки обновляют вместе с расчётом 6-НДФЛ. Перед годовой отчётностью обновите ЗУП до актуального релиза: печатная форма и коды доходов придут вместе с обновлением.

Частые вопросы