Справка о работе сотрудника из 1С:ЗУП 3.1 — от списка «Сотрудники» до готового PDF

Справка с места работы в 1С 8.3 находится в списке сотрудников: в 1С:ЗУП 3.1 откройте Кадры → Сотрудники, выделите человека и нажмите Печать → Справка с места работы. Программа сама подставит ФИО, должность, подразделение, дату приёма и реквизиты организации. Остаётся проверить данные, подписать и выдать.

Есть три пути, и выбирают их по тому, кто просит справку. Для «простой» справки в детсад или ТСЖ хватает типовой печатной формы. Если банк или посольство требуют свой бланк — данные берут из 1С и вносят в их шаблон. Если такие запросы идут постоянно — один раз правят макет, чтобы дальше печатать в один клик.

Где искать справку с места работы в 1С ЗУП 8.3

Справка — не отдельный документ, а печатная форма. Поэтому в журналах кадровых документов её нет, и в разделе «Кадры» отдельной ссылки на неё тоже нет. Её вызывают из списка сотрудников или из карточки конкретного человека.

💡 Если в списке больше сотни человек, быстрее найти нужного через строку поиска списка: введите часть фамилии или табельный номер. Строка поиска ищет по всем видимым колонкам.

Справку на уволенного сотрудника формируют из того же списка. По умолчанию уволенные в списке могут быть скрыты — включите их показ через отбор над списком сотрудников.

Как сформировать справку с места работы: пошагово

Шаг 1. Проверьте исходные данные

Справка честно печатает то, что лежит в базе. Перед печатью убедитесь:

• 👤 ФИО в карточке совпадает с паспортом (после смены фамилии должен быть внесён новый вариант с датой);
• 📅 дата приёма соответствует приказу о приёме, а не дате создания карточки;
• 🏷️ должность и подразделение актуальны — если был перевод, документ «Кадровый перевод» проведён;
• 🏢 у организации заполнены адрес, ИНН, ОГРН и телефон.

Реквизиты организации редактируют в Настройка → Организации. Там же, в карточке организации, указывают руководителя и ответственных лиц — их ФИО попадут в строки подписей.

Шаг 2. Выведите форму на экран

1. Откройте Кадры → Сотрудники.
2. Выделите сотрудника.
3. Нажмите Печать и выберите Справка с места работы.
4. Откроется окно предварительного просмотра с готовым текстом.

Шаг 3. Поправьте текст прямо в просмотре

Табличный документ в окне печати редактируется. Щёлкните по ячейке и допишите, куда выдаётся справка: «для предоставления по месту требования», «в МФЦ», «в детский сад № 12». Так же меняют исходящий номер и дату.

Правки в окне просмотра касаются только этой распечатки. В базе они не сохраняются, и при следующей печати бланк вернётся к исходному виду.

Шаг 4. Распечатайте или сохраните

Кнопка Печать в окне просмотра отправит справку на принтер. Кнопка с дискетой сохранит её в файл. Про форматы — ниже, в отдельном разделе.

Шаг 5. Подпишите и зарегистрируйте

Справку подписывает руководитель или уполномоченный им сотрудник. Печать ставят, если она есть у организации и её наличие закреплено в учредительных документах или локальном акте. Номер справки удобно вести в журнале исходящих документов — так проще ответить на запрос о проверке.

Что указать в справке, чтобы её приняли

Единой утверждённой формы справки с места работы нет. Статья 62 ТК РФ обязывает работодателя выдать по заявлению работника копии документов, связанных с работой, и справки — например, о заработной плате и о периоде работы у данного работодателя. Срок — не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления.

Обычно принимающая сторона ждёт такой набор реквизитов:

💡 Если просят указать среднемесячный доход за 6 или 12 месяцев, не считайте его вручную. Сформируйте Зарплата → Отчёты по зарплате → Анализ начислений и удержаний с отбором по сотруднику и нужным периодом. Итог по начислениям поделите на число месяцев и сверьте с расчётными листками.

Не пишите в справку данные, которых нет в базе или в кадровых документах: «оклад после повышения со следующего месяца», «будет работать до…». За содержание справки отвечает подписант.

Как переделать бланк справки под свои требования

Разовые правки делают в окне просмотра. Когда одну и ту же формулировку приходится дописывать каждый день, удобнее один раз изменить макет.

Вариант 1. Изменить макет печатной формы

В ЗУП 3.1 макеты печатных форм собраны в разделе Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Макеты печатных форм. Найдите в списке макет справки с места работы через строку поиска, откройте его и измените текст.

Что обычно меняют:

• 📝 добавляют фразу «Справка выдана для предоставления по месту требования»;
• 🖼️ вставляют логотип и шапку бланка организации;
• ✍️ добавляют вторую подпись — главного бухгалтера или начальника отдела кадров;
• 🔤 меняют шрифт и отступы, чтобы справка уместилась на одном листе.

Изменённый макет переживает обновления конфигурации: программа использует его вместо типового. Если после обновления в типовой форме появились новые поля, вернитесь к стандартному варианту командой сброса макета в том же списке и заново внесите правки.

Вариант 2. Своя печатная форма через расширение или внешнюю обработку

Когда нужен совсем другой бланк — например, справка на английском для посольства с доходом за год, — макета мало. Программист 1С делает внешнюю печатную форму или расширение конфигурации . Внешнюю форму подключают в Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Дополнительные отчёты и обработки, после чего она появляется в меню Печать списка сотрудников.

Расширение удобнее, когда форм несколько и база обновляется часто: типовая конфигурация остаётся без изменений, а доработка лежит отдельно.

Вариант 3. Шаблон в Word

Для бланков банков, где форма меняется раз в год, проще держать шаблон в Word. Данные берут из карточки сотрудника и отчёта по начислениям, вставляют в шаблон и печатают. Это не автоматизация, но и программист не нужен.

Сохранить справку в PDF и отправить сотруднику

В окне предварительного просмотра нажмите кнопку сохранения (значок дискеты) и выберите формат. Для справки подходят:

Иногда вместо PDF в списке форматов только часть вариантов, или кнопка сохранения неактивна. Так бывает в веб-клиенте с ограниченными правами и в тонком клиенте без прав на сохранение файлов. Попросите администратора выдать роль, разрешающую сохранять печатные формы, или распечатайте справку на виртуальный PDF-принтер Windows.

💡 Из окна печати можно сразу отправить справку письмом: команда отправки по почте прикрепит файл к письму через настроенную в 1С учётную запись. Если учётная запись не настроена, программа предложит её создать.

Электронная справка законна: по статье 62 ТК РФ документы о работе можно выдать в электронном виде, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя, если работник попросил именно так. Для PDF, отправленного по почте без подписи, принимающая сторона может потребовать бумажный оригинал.

Если в меню «Печать» справки нет

Такое случается, и причин немного.

• 🔐 Не хватает прав. Пользователь с ограниченным профилем видит не все печатные формы. Проверьте профиль в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи: нужна группа доступа кадровика.
• ⚙️ Форма скрыта в настройках меню. Меню Печать можно настроить: часть форм убрать с глаз. Откройте меню и найдите в его конце команду настройки — там включают скрытые формы.
• 🗂️ Вы в другой программе. В 1С:Бухгалтерии 3.0 набор кадровых печатных форм заметно меньше, чем в ЗУП. Если справки с места работы там не нашлось, используйте шаблон в Word с данными из справочника Сотрудники или внешнюю печатную форму.
• 📦 Старый релиз. Обновите конфигурацию: набор кадровых печатных форм в ЗУП 3.1 расширялся от релиза к релизу.

Если ничего не помогло, а справка нужна сегодня, сделайте её вручную по таблице реквизитов выше. Данные возьмите из карточки сотрудника и кадровой истории — это всё равно данные из 1С, просто перенесённые руками.

Ошибки и неверные данные в справке

Большинство проблем со справкой не в самой форме, а в данных, из которых она собирается.

Частые вопросы