Как подготовить и распечатать справку для сотрудника в ЗУП и Бухгалтерии

Справку с места работы в 1С собирают из трёх мест: карточка организации (реквизиты и подписанты), карточка сотрудника (должность, дата приёма, вид занятости) и зарплатные отчёты (доход за нужные месяцы). Единой обязательной формы нет, поэтому готовый бланк печатают либо из меню Печать, если он есть в вашем релизе, либо из своего макета, обработки или шаблона Word.

По закону срок жёсткий: по письменному заявлению работника справку и заверенные копии документов о работе выдают не позднее трёх рабочих дней. Уложиться в него просто, если данные в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 или 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0 заполнены заранее.

Что указывают в справке с места работы и откуда это берётся в 1С

Состав справки зависит от того, куда её несут. Банку нужен доход, консульству — должность и стаж, детскому саду или соцзащите — сам факт работы. Но базовый набор почти всегда один.

💡 Фраза «Справка выдана для предъявления по месту требования» снимает вопрос, кому адресовать бумагу. Если организация-получатель прислала свой бланк, заполняйте его, а не свою форму.

Перед печатью проверьте два пункта:

• 🏢 в карточке организации заполнены руководитель и главный бухгалтер — иначе строки подписей выйдут пустыми;
• 👤 выбран правильный сотрудник: у совместителя в ЗУП две записи в справочнике «Сотрудники» на одно физлицо, и у каждой своя должность и оклад.

Где в 1С найти раздел для печати документов о сотруднике

Карточка организации: в ЗУП — Настройка → Организации, в Бухгалтерии — Главное → Организации. Справочник сотрудников: в ЗУП — Кадры → Сотрудники, в Бухгалтерии — Зарплата и кадры → Сотрудники.

Печать по сотруднику работает от двух точек:

1. Список или карточка сотрудника — кнопка Печать в командной панели. Отсюда печатают личную карточку Т-2 и формы, привязанные к сотруднику.
2. Кадровый документ — приём, перевод, увольнение. Кнопка Печать в документе даёт приказы по унифицированным формам.

В ЗУП кадровая история подробнее: там есть стажи, история должностей и электронная трудовая книжка. В Бухгалтерии кадровый учёт упрощённый, но приёмы, переводы и увольнения ведутся документами, и приказы из них печатаются.

Справка по готовому шаблону: пошаговый порядок

Сначала откройте карточку сотрудника и раскройте меню Печать. Состав этого меню зависит от релиза и от подключённых дополнительных обработок. Если в нём есть пункт со справкой с места работы — печатайте оттуда. Если нет, переходите к следующему разделу: собственная форма делается один раз и дальше печатается в два клика.

Шаг 1. Проверьте данные организации

Откройте карточку организации. Проверьте юридический и фактический адрес, телефон, ИНН и ОГРН. В блоке ответственных лиц укажите руководителя и главного бухгалтера с датой, с которой они действуют.

Дата важна. Если директор сменился в прошлом месяце, а запись о новом руководителе введена «с сегодняшнего дня», справка на прошлую дату выйдет с прежней фамилией.

Шаг 2. Выберите нужную запись сотрудника

Найдите сотрудника в списке. Если у человека основное место и внутреннее совместительство, в ЗУП вы увидите две строки с одной фамилией. Справку для банка обычно делают по основной работе, но доход часто просят общий — тогда цифру берут по физлицу, а не по одной записи.

Шаг 3. Сверьте кадровые данные

Откройте карточку и проверьте текущую должность, подразделение и дату приёма. Если в справке нужен оклад, посмотрите его в последнем кадровом документе: приёме или переводе. Начисления после индексации или изменения оплаты труда тоже оформлены документами, и последний из них определяет действующий оклад.

Шаг 4. Подготовьте цифры дохода

Банки чаще всего просят средний доход за 3, 6 или 12 месяцев. Сформируйте отчёт «Расчетный листок» или «Анализ начислений и удержаний» за нужный период по сотруднику.

Пример: начислено за 6 месяцев 300 000 ₽, НДФЛ 13 % — 39 000 ₽. Средний доход «до налога» — 50 000 ₽ в месяц, «на руки» — (300 000 − 39 000) / 6 = 43 500 ₽. Уточните у получателя, какая из двух цифр нужна: путаница здесь самая частая.

Шаг 5. Распечатайте, подпишите, зарегистрируйте

Распечатайте справку, подпишите у руководителя (или уполномоченного лица) и при необходимости у главного бухгалтера. Присвойте исходящий номер. Печать ставят, если она есть у организации и это предусмотрено её документами.

Произвольная форма справки: как настроить свою

Раз в неделю кто-то просит справку — значит, её стоит автоматизировать. В 1С это делается без правки конфигурации, обновления не ломаются.

Вариант 1. Внешняя печатная форма

Самый удобный путь. Программист 1С пишет внешнюю обработку .epf, которая добавляет пункт в меню Печать справочника «Сотрудники». Обработка сама подставляет реквизиты организации, ФИО, должность, дату приёма и подписантов.

Подключение:

1. Откройте Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки.
2. Включите использование дополнительных отчётов и обработок и перейдите в их список.
3. Нажмите Добавить из файла и выберите файл .epf.
4. На закладке размещения проверьте, что команда привязана к справочнику «Сотрудники».
5. Запишите элемент, откройте карточку сотрудника и проверьте пункт в меню Печать.

⚠️ Обработку из внешнего файла подключайте только от проверенного разработчика. Она выполняется с правами пользователя и видит персональные данные сотрудников.

Вариант 2. Изменение макета существующей формы

В разделе Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки есть список «Макеты печатных форм». Там можно открыть типовой макет, отредактировать текст и сохранить изменённую копию — типовой остаётся на месте и восстанавливается одной командой.

В свежих релизах в этом же списке можно создать свою печатную форму на основе объекта и вставить в неё поля из карточки. Если такой команды у вас нет, используйте вариант 1 или 3.

Вариант 3. Шаблон Word

Быстрый способ без программиста: шаблон справки в Word с пустыми местами под ФИО, должность, дату приёма и доход. Данные копируют из карточки сотрудника и отчёта.

Минус один — ручной ввод. При 2–3 справках в месяц это нормально, при 20 уже нет.

Справка о доходах (2-НДФЛ) для сотрудника

Для работника её по-прежнему называют «2-НДФЛ», хотя в налоговую с 2021 года сведения о доходах сдают в составе 6-НДФЛ. Сотруднику выдают отдельную форму — справку о доходах и суммах налога физического лица. Налоговый агент обязан выдать её по заявлению работника.

Где формировать:

• 📊 в ЗУП 3.1 — раздел Налоги и взносы, список справок НДФЛ для сотрудников;
• 📊 в Бухгалтерии 3.0 — раздел Зарплата и кадры, справки 2-НДФЛ для сотрудников.

Порядок одинаковый:

1. Создайте новый документ.
2. Укажите организацию, налоговый период (год) и сотрудника.
3. Нажмите Заполнить — программа подтянет доходы по кодам, вычеты и налог.
4. Проверьте суммы: исчисленный налог, удержанный и перечисленный.
5. Распечатайте через Печать, подпишите и выдайте.

Справку делают за календарный год. Если человеку нужен доход за последние 6 месяцев, захватывающие два года, сформируйте две справки — за прошлый год и за текущий.

💡 Справку о доходах удобно сверять с отчётом по НДФЛ за тот же период. Если суммы не сходятся, ищите непроведённые ведомости на выплату или исправления начислений задним числом.

Справку о сумме заработка для расчёта пособий по старой форме 182н с 2023 года не выдают: эти сведения Социальный фонд (бывший ФСС, с 2023 года — СФР) получает от работодателя напрямую. Если сотрудник просит «справку для больничного на новом месте», объясните ему это и при необходимости выдайте справку о доходах.

Копии приказов и подтверждение стажа

Для пенсионного фонда, суда, нового работодателя или визы часто просят не справку, а копии документов о работе. По статье 62 ТК РФ работник может запросить их письменно, и выдать их нужно в те же три рабочих дня.

Что печатать из 1С

• 📄 приказ о приёме на работу — форма Т-1, из документа приёма;
• 📄 приказ о переводе — форма Т-5, из документа кадрового перевода;
• 📄 приказ об увольнении — форма Т-8, из документа увольнения;
• 📄 личная карточка Т-2 — из списка или карточки сотрудника;
• 📄 сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) — в ЗУП, раздел Кадры, электронные трудовые книжки.

Печать идёт из того же документа, которым оформлено событие. Если приказ создавался до перехода на 1С и документа в базе нет, копию делают с бумажного оригинала из личного дела.

Где посмотреть стаж

В ЗУП стажи хранятся в карточке сотрудника, в разделе трудовой деятельности: общий, страховой, непрерывный. Их вводят при приёме по трудовой книжке, дальше программа считает сама.

В Бухгалтерии отдельного учёта стажей нет. Стаж в организации считают от даты приёма в документе, остальное подтверждают трудовой книжкой.

Как заверить копию

Заверение делают по одной схеме:

1. Надпись Верно под текстом документа.
2. Должность того, кто заверяет, личная подпись и расшифровка.
3. Дата заверения.
4. Для работающего сотрудника — отметка «Работает по настоящее время».
5. Печать, если она используется в организации.

Частые ошибки при оформлении справок в 1С

Частые вопросы