Форма 182н отменена: как теперь получить данные о заработке в 1С:ЗУП

Справка 182н отменена с 1 января 2023 года. Увольняя сотрудника сегодня, вы не обязаны её выдавать — заработок для пособий фонд берёт из своих данных. Поэтому в 1С:ЗУП 3.1 вы ищете не «справку 182н» как таковую, а документ о сумме заработка за прошлые периоды.

Такой документ в программе остался. Открыть и сформировать его можно в разделе Зарплата через журнал справок для расчёта пособий. Он пригодится, если бывшему работнику нужны суммы заработка за 2021–2022 годы, либо если новый сотрудник принёс старую справку и эти данные надо занести в базу.

Ниже — где именно лежит документ, как его заполнить, какие суммы в него попадают и почему они иногда расходятся с ожиданиями.

Почему формы 182н больше нет и что пришло ей на смену

Справку утвердил Приказ Минтруда России от 30.04.2013 № 182н. Работодатель выдавал её при увольнении, чтобы на новом месте правильно рассчитали больничный и декретные за годы, отработанные у прежнего нанимателя.

С 1 января 2023 года Пенсионный фонд и Фонд социального страхования объединились в Социальный фонд России (СФР; ранее по соцстрахованию — ФСС). Пособия давно считают по прямым выплатам: их назначает и перечисляет фонд, а не работодатель.

Заработок для расчёта фонд видит сам — из отчётности, которую сдают страхователи. Отдельная бумажная справка при увольнении для этого больше не нужна, поэтому форму и отменили.

Расчёт идёт так: работодатель передаёт в фонд сведения о страховом случае, фонд поднимает данные о заработке из своей базы и назначает пособие. Часть выплат (например, по уходу за ребёнком) фонд с недавнего времени начисляет проактивно — без заявления, по факту открытия больничного или регистрации события.

Что это значит на практике:

• 🚫 При увольнении в 2023 году и позже справку 182н оформлять не требуется.
• 📄 Данные о заработке за 2021–2022 годы у фонда, как правило, уже есть из расчёта по страховым взносам.
• 🗂 Сам документ в 1С:ЗУП сохранён — для прошлых периодов и для разовых обращений работников.

Где в 1С:ЗУП 3.1 лежит документ о заработке

Нужный журнал находится в разделе Зарплата. В нём собраны справки для расчёта пособий — и те, что вы выдаёте («исходящие»), и те, что вводите со слов сотрудника («входящие»). Название группы команд может немного отличаться по релизу, но раздел верхнего уровня — всегда Зарплата.

В журнале работают две кнопки создания:

• 📤 Справка для расчёта пособий (исходящая) — документ по форме 182н на вашего (бывшего) сотрудника. Именно он формирует печатную форму о заработке.
• 📥 Справка для расчёта пособий (входящая) — сюда заносят суммы из справки, которую новый работник принёс с прежнего места.

Если нужного документа в списке кнопки Создать нет, проверьте, включён ли в настройках учёта функционал пособий. Без него журнал справок в интерфейсе скрыт.

Уже созданные справки хранятся в том же журнале. Чтобы найти прежний документ по сотруднику, отфильтруйте список: наберите фамилию в поле поиска над таблицей или отсортируйте колонку с сотрудником. Повторно выдавать справку за тот же период обычно не нужно — достаточно открыть и перепечатать существующую.

Как сформировать справку за период до 2023 года

Порядок простой. Документ подтягивает суммы автоматически из начислений, которые уже проведены в базе.

1. В разделе Зарплата откройте журнал справок и нажмите Создать → Справка для расчёта пособий (исходящая).
2. В поле организации оставьте ту, от чьего имени выдаёте справку.
3. Выберите сотрудника. Программа подставит его данные из кадровых документов.
4. Укажите годы, за которые нужны суммы. Для 182н это два полных календарных года, предшествующих увольнению, плюс текущий год до даты расчёта. Для прошлых периодов задайте нужные годы вручную — например, по 31.12.2022.
5. Нажмите Заполнить. Строки заработка по годам и исключаемые периоды подтянутся из учёта.
6. Проверьте суммы (как именно — в разделе ниже), проведите документ и постройте печатную форму кнопкой Печать.

Перед выдачей обязательно сверьте годы и организацию: это поля, в которых чаще всего ошибаются. Если в вашей базе нет начислений за нужный год (например, сотрудник в тот период работал в другой организации), суммы останутся пустыми — взять их неоткуда.

За текущий год справка показывает заработок до месяца увольнения включительно — отдельной строкой, рядом с двумя полными годами. Пересчитывать или дописывать его руками не нужно: программа опирается на уже проведённые начисления. Если после формирования справки вы доначислили сотруднику выплату за прошлый месяц, перезаполните документ кнопкой Заполнить, иначе суммы устареют.

Что входит в справку: разделы и суммы

Форма 182н состоит из четырёх блоков. Понимание структуры помогает быстро находить, где именно расходятся цифры.

Два момента, из-за которых суммы кажутся «неправильными»:

• 💰 В справку попадает только заработок, облагаемый взносами на соцстрахование, а не вся начисленная сумма. Матпомощь в пределах лимита, часть выплат по договорам ГПХ прежних лет и подобное в базу не входят.
• 📊 По каждому году сумма ограничена предельной величиной базы для взносов. Если годовой доход выше лимита, в справке стоит именно лимит, а не фактическое начисление.

Количество исключаемых календарных дней важно не меньше сумм: при расчёте пособия эти дни убирают из знаменателя, поэтому неверное число завышает или занижает среднедневной заработок.

Предельная база по годам

Ограничение по каждому году — это предельная величина базы для взносов на соцстрахование, которая менялась ежегодно:

С 2023 года отдельный лимит по соцстрахованию заменён единой предельной базой. Для справок за старые годы берите цифры из таблицы: если годовой доход сотрудника был выше, в строке заработка стоит предел, а не фактическая сумма. Именно поэтому у высокооплачиваемых работников справка «обрезается» одинаковым числом за несколько лет подряд.

Данные из справки, которую принёс новый сотрудник

Когда сотрудник пришёл со справкой 182н за прежние годы (такие справки, выданные до 2023 года, встречаются до сих пор), эти суммы вносят в программу вручную.

1. В журнале справок нажмите Создать → Справка для расчёта пособий (входящая).
2. Укажите сотрудника и страхователя, который выдал справку (название прежнего работодателя).
3. Занесите суммы заработка по годам и число исключаемых дней ровно так, как в бумажной справке.
4. Проведите документ.

После проведения программа учтёт этот заработок, если позже понадобится считать пособие по данным работодателя. Вносите суммы точь-в-точь по справке — произвольно «округлять» или дописывать нельзя: документ-основание остаётся у фонда и у работника.

Зачем это сейчас, когда пособия платит фонд? Данные нужны в двух случаях. Первый — расчёт пособия за первые дни болезни, которые по-прежнему оплачивает работодатель за свой счёт. Второй — ситуации, когда у фонда нет полных сведений о заработке работника за прежние годы и он опирается на справку с прошлого места. Внесённые суммы участвуют в этих расчётах автоматически, поэтому аккуратность ввода напрямую влияет на размер выплаты.

Печать, сохранение в PDF и электронный формат

Готовую «исходящую» справку выводят на печать кнопкой Печать в самом документе. Из окна печати её сохраняют в файл — например, в PDF через кнопку сохранения в панели печатной формы.

У формы 182н был и утверждённый машиночитаемый вид с двумерным штрихкодом — он ускорял ввод данных на принимающей стороне. 1С:ЗУП строит именно такую форму, так что распечатанная справка пригодна для сканирования.

Отдельной «выгрузки в фонд» у этого документа нет и не было: справку передавали работнику на руки, а не по каналам отчётности. Сегодня данные о заработке между работодателями и фондом ходят в составе регулярной отчётности и электронного взаимодействия, а не одной справкой.

Если работник просит подтвердить заработок сейчас, а строить форму 182н вы не хотите, выдайте справку в свободной форме. Достаточно указать период работы, суммы заработка по годам в пределах базы для взносов и число исключаемых дней — тот же набор сведений, что и в отменённой форме. Данные для неё удобно взять из той же «исходящей» справки в программе, а оформить на бланке организации. Законодательство единый шаблон такой справки не задаёт, поэтому форму выбирает работодатель.

Частые ошибки и расхождения

Разберём, что чаще всего идёт не так — отдельно от шагов выше.

• ❌ Справку пытаются выдать при увольнении в 2023 году и позже. Форма отменена; достаточно вовремя сданной отчётности. Отдельный документ готовят только по просьбе работника.
• ❌ Пустые суммы за год. В базе нет проведённых начислений за этот период: сотрудник тогда работал в другой организации или данные не перенесены. Взять суммы неоткуда — их вносят «входящей» справкой со слов работника.
• ❌ Суммы ниже ожидаемых. Сработало ограничение предельной базой либо в расчёт не вошли выплаты, не облагаемые взносами. Это не ошибка программы.
• ❌ Неверные годы в шапке. Для 182н это два полных календарных года до увольнения. Если задать не те, печатная форма построится, но данные окажутся не за тот период.
• ❌ Перепутаны «входящая» и «исходящая». «Исходящую» вы выдаёте о своём сотруднике, «входящую» заводите по чужой справке. Данные из них программа использует по-разному.

Частые вопросы