Откуда 1С:Бухгалтерия берёт среднесписочную численность и как убедиться, что цифра верна

В 1С:Бухгалтерии 8.3 среднесписочную численность работников проще всего посмотреть в двух местах: на титульном листе расчёта по страховым взносам (Отчеты → Регламентированные отчеты, поле «Среднесписочная численность») и в отдельном отчёте «Среднесписочная численность», который открывается через Главное меню → Все функции → Отчеты. Оба считают одно и то же — по кадровым документам базы.

Отдельной декларации о численности больше нет: с отчётности за 2020 год показатель сдаётся в составе РСВ. Поэтому главный вопрос не «где найти», а «правильно ли программа посчитала».

Где в 1С посмотреть среднесписочную численность работников

Мест три, и у каждого своя задача.

Если пункта Все функции в главном меню нет, включите его: Главное меню → Сервис → Параметры → флажок «Отображать команду “Все функции”». После этого откроется дерево всех объектов конфигурации, и отчёт находится по названию в группе «Отчеты».

Если в вашей базе зарплата ведётся в ЗУП, а Бухгалтерия получает только проводки, смотреть численность в БП бессмысленно: кадровых документов там нет, и отчёт покажет ноль или устаревшие данные. Источник правды в этом случае — ЗУП.

Как сформировать отчёт о среднесписочной численности в 1С 8.3 Бухгалтерия

Порядок одинаковый для БП 3.0 и ЗУП 3.1.

1. Откройте отчёт любым способом из таблицы выше.
2. Укажите период. Для годового РСВ — с 1 января по 31 декабря, для квартального — с начала года по конец квартала.
3. Выберите организацию. Если в базе несколько юрлиц, без этого отчёт сложит их сотрудников.
4. Нажмите Сформировать.

В шапке отчёта видна итоговая цифра за период, ниже — значения по месяцам. Именно помесячная часть нужна для проверки: годовая цифра — это просто среднее из месячных.

Настройка отчёта

Кнопка Настройки открывает параметры формы. Пригодятся две вещи:

• 🏢 Отбор по подразделению — если нужно увидеть численность отдельно по обособленному подразделению.
• 📋 Вариант отчёта — у отчёта бывает расширенный вариант с детализацией; переключение вариантов — через кнопку Еще в командной панели.

Отчёт ничего не записывает в базу. Его можно формировать сколько угодно раз и с любыми отборами без риска что-то сломать.

Методика расчёта: как 1С считает среднесписочную численность

Программа не хранит численность как отдельное число. Она каждый раз пересчитывает её по кадровым документам по правилам Росстата. Понимать эти правила нужно, чтобы отличить ошибку программы от ошибки в данных.

Списочная численность за день

Сначала 1С определяет, сколько людей числилось в штате на каждый календарный день месяца. В выходные и праздники берётся значение предыдущего рабочего дня.

Кто входит в списочную численность:

• ✅ сотрудники по трудовому договору — основное место работы;
• ✅ работники в командировке, на больничном, в ежегодном отпуске;
• ✅ мамы в отпуске по уходу за ребёнком, если они вышли на неполное время или работают на дому.

Кто не входит в среднесписочную численность:

• ❌ внешние совместители;
• ❌ исполнители по договорам ГПХ;
• ❌ сотрудницы в отпуске по беременности и родам и в отпуске по уходу за ребёнком (кроме случая выше);
• ❌ работники в учебном отпуске без сохранения заработка.

Неполное рабочее время

Сотрудник, который по трудовому договору работает неполное время, учитывается пропорционально отработанному. Формула:

отработанные человеко-часы ÷ продолжительность полного рабочего дня ÷ число рабочих дней в месяце

Пример: работник на 0,5 ставки трудится по 4 часа и отработал 20 дней при 21 рабочем дне в месяце. Получаем 4 × 20 = 80 часов; 80 ÷ 8 ÷ 21 = 0,48 человека.

Исключения — те, кому неполный день положен по закону (например, несовершеннолетние). Их считают как целые единицы.

От месяца к году

Среднесписочная за месяц — сумма списочной численности за все календарные дни, делённая на число дней месяца. За квартал, полугодие или год — сумма месячных значений, делённая на число месяцев периода с начала года. Итог округляется до целых.

Пример на трёх месяцах:

За первый квартал: (10 + 11 + 11,32) ÷ 3 = 10,77, после округления — 11 человек.

Ручная проверка одного сотрудника

Удобно проверять отчёт на одном человеке. Сотрудник принят 20 апреля, в апреле 30 дней. С 20 по 30 апреля он числится 11 дней, значит, его вклад в апрельскую ССЧ — 11 ÷ 30 = 0,37 человека. Если отчёт за апрель вырос ровно на целую единицу, программа видит дату приёма раньше, чем в приказе.

Тот же приём работает для увольнения. Уволенный 10 июня (последний рабочий день) числится 10 дней из 30, его вклад — 0,33. День увольнения входит в списочную численность.

Что должно быть в базе, чтобы цифра была правильной

Отчёт честно считает то, что внесено. Ошибка почти всегда сидит в кадровых документах, а не в алгоритме.

Проверьте до формирования РСВ:

1. Приём на работу — у каждого сотрудника указан вид занятости. Внешний совместитель с видом «Основное место работы» попадёт в численность целиком.
2. Увольнения — уволенные оформлены документом с правильной датой. Человек, который ушёл в марте, но не уволен в базе, продолжает «работать» до конца года.
3. Декретные отпуска — отпуск по беременности и родам введён больничным листом с соответствующим видом пособия, а отпуск по уходу — отдельным документом. Если сотрудница фактически дома, а в базе ничего нет, она считается работающей.
4. Неполные ставки — количество ставок или график неполного дня отражены в приёме или кадровом переводе. Иначе 0,5 ставки превратится в полную единицу.
5. Подрядчики — исполнители по ГПХ оформлены договором, а не приёмом на работу.

Помесячная динамика: как найти месяц с ошибкой

Годовая цифра в РСВ мало что говорит. Ошибку видно в разрезе месяцев: где-то значение прыгает без причины.

Простой приём:

1. Сформируйте отчёт за год и выпишите значения по месяцам.
2. Рядом выпишите кадровые события: приёмы, увольнения, уходы в декрет и выходы из него.
3. Сравните. Каждый рост или спад ССЧ должен объясняться конкретным документом.

На что смотреть:

• 📈 рост без приёма — кто-то из совместителей или подрядчиков попал в штат по ошибке;
• 📉 спад без увольнений — скорее всего, оформлен отпуск по уходу или учебный отпуск, и это может быть верно;
• ➖ ровная линия при текучке — увольнения не проведены, «мёртвые души» всё ещё в списке.

Для проверки конкретного месяца удобно открыть список сотрудников (Зарплата и кадры → Сотрудники) и отфильтровать работающих на дату. Численность на конец месяца должна совпасть с тем, что вы ожидаете по табелю.

Сверка с РСВ и другой отчётностью

После проверки отчёта сравните его с регламентированными формами.

Титульный лист РСВ. При заполнении расчёта 1С подставляет среднесписочную численность автоматически. Цифра на титуле должна совпасть с итогом отчёта за тот же период и по той же организации. Если не совпадает — проверьте, не изменились ли кадровые документы после того, как расчёт был заполнен. Нажмите Заполнить в РСВ ещё раз.

Раздел 3 РСВ. Число застрахованных лиц в персонифицированных сведениях почти всегда больше ССЧ. Туда попадают совместители, подрядчики ГПХ, уволенные с выплатами в периоде. Это не ошибка.

Статистические формы. В формах Росстата о численности используется та же методика. Расхождение с РСВ за одинаковый период говорит о том, что отчёты заполнялись в разное время по разным данным.

Критерии УСН и МСП. Для лимита численности на упрощёнке и для реестра малого бизнеса берут не среднесписочную, а среднюю численность. Она шире: в неё добавляются внешние совместители и исполнители по ГПХ. Поэтому цифру из РСВ нельзя напрямую сравнивать с лимитом 130 человек на УСН — реальная средняя численность может быть выше.

Почему цифра не сходится и как это исправить

Самые частые ситуации, когда бухгалтер видит в 1С не то число, которое ждёт.

Если ошибка нашлась в уже сданном расчёте, численность исправляют уточнённым РСВ. Перед перепроведением кадровых документов за прошлые периоды убедитесь, что они не задевают начисления зарплаты: изменение даты увольнения может пересчитать выплаты.

Частые вопросы