Как получить среднюю и среднесписочную численность в ЗУП 3.1 и проверить цифру перед отчётом

Среднесписочную численность работников в 1С 8.3 ЗУП быстрее всего найти в отчёте Кадры → Кадровые отчеты → Среднесписочная численность: выберите организацию и период, и программа посчитает показатель по месяцам и за весь период. Среднюю численность (с внешними совместителями и исполнителями по договорам ГПХ) удобнее смотреть в статистической форме П-4 в разделе Отчетность, справки → 1С-Отчетность — там она разложена по колонкам.

Цифра в отчёте верна ровно настолько, насколько аккуратно заведены кадровые документы. Поэтому ниже — не только где найти показатель, но и как убедиться, что ЗУП посчитал его правильно, и где искать причину, если он не сходится с ожиданием.

Чем средняя численность отличается от среднесписочной и списочной

В вопросах про «численность» путают три разных показателя. Программа считает каждый по своим правилам, и для разных отчётов нужен разный.

Кратко о каждом:

• 👥 Списочная — «моментальный снимок» на дату. Больной сотрудник, сотрудник в отпуске или командировке в списке остаётся.
• 📊 Среднесписочная — средняя величина за месяц, квартал или год. Именно её чаще всего спрашивают налоговая и банки.
• ➕ Средняя — шире среднесписочной. Она нужна статистике, когда важно, сколько людей реально работало на организацию в любом формате.

Где найти среднюю численность работников в 1С 8.3 ЗУП

Показатель можно получить тремя путями. Выбор зависит от того, что именно нужно: просто узнать цифру, сдать отчёт или увидеть разбивку.

Способ 1. Кадровый отчёт «Среднесписочная численность»

1. Откройте Кадры → Кадровые отчеты.
2. В списке выберите отчёт Среднесписочная численность.
3. Укажите период: месяц, квартал или год.
4. Выберите организацию. Если в базе несколько юрлиц, отчёт по каждой строится отдельно.
5. Нажмите Сформировать.

Отчёт показывает среднесписочную численность по каждому месяцу и итог за период. Через Настройки отчёта можно включить детализацию по сотрудникам — она понадобится для проверки (о ней ниже).

Способ 2. Расчёт по страховым взносам

На титульном листе РСВ есть поле среднесписочной численности. ЗУП заполняет его автоматически:

1. Перейдите в Отчетность, справки → 1С-Отчетность.
2. Создайте или откройте расчёт по страховым взносам за нужный период.
3. Нажмите Заполнить и найдите на титульном листе показатель среднесписочной численности.

Цифра в РСВ берётся из тех же кадровых данных, что и в отчёте из способа 1. Если они разошлись — скорее всего, РСВ заполнили до того, как внесли последние кадровые документы, и его нужно перезаполнить.

Способ 3. Форма П-4 для средней численности

Среднюю численность работников с разбивкой по категориям удобно смотреть в форме П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников»:

1. В 1С-Отчетность создайте новый отчёт и найдите в списке форм статистики П-4.
2. Укажите период и нажмите Заполнить.
3. В строке по организации смотрите колонки: средняя численность всего, в том числе ССЧ (без внешних совместителей), внешние совместители, работники по договорам ГПХ.

Форму П-4 сдают не все организации. Но её можно заполнить и не отправлять — просто чтобы увидеть средний показатель в разрезе.

Как ЗУП считает показатель и какие данные для этого берёт

Программа не хранит численность как готовое число. Она каждый раз собирает её из кадровой истории.

Логика расчёта ССЧ такая:

1. На каждый календарный день месяца определяется списочная численность. За выходной или праздник берётся число на предыдущий рабочий день.
2. Числа за все дни месяца суммируются.
3. Сумма делится на количество календарных дней месяца.
4. Для квартала или года складываются ССЧ за все месяцы и делятся на 3 или 12 соответственно.

При этом ЗУП исключает из расчёта:

• 🚫 внешних совместителей — их программа учитывает отдельно, в средней численности;
• 🚫 сотрудниц в отпуске по беременности и родам;
• 🚫 сотрудников в отпуске по уходу за ребёнком (кроме тех, кто во время отпуска работает на условиях неполного времени или на дому);
• 🚫 работников в отпуске без сохранения заработка, связанном с обучением или поступлением в учебное заведение.

Внутренний совместитель считается один раз — как одна единица по основному месту работы.

Источники данных — документы Прием на работу, Кадровый перевод, Увольнение, Отпуск по уходу за ребенком, Больничный лист с видом «по беременности и родам», а также график работы сотрудника. Если хотя бы один из них не проведён или проведён не той датой, цифра поплывёт.

Настройки ЗУП 8.3, от которых зависит расчёт численности

Отдельной настройки «как считать численность» в ЗУП нет. Правильность зависит от того, как заполнены кадровые данные. Проверьте четыре места.

Вид занятости в приёме на работу

В документе Прием на работу есть поле вида занятости: основное место работы, внешнее совместительство, внутреннее совместительство. Ошибка здесь — самая частая причина неверной ССЧ. Внешний совместитель, принятый как «основное место», увеличит среднесписочную численность на целую единицу.

График работы и неполное время

Сотрудники на неполном рабочем времени по соглашению сторон учитываются в ССЧ пропорционально отработанному времени. ЗУП определяет это по графику работы сотрудника: если норма часов в его графике меньше нормы полного графика организации, сотрудник считается работающим неполное время.

Работники, которым сокращённое время положено по закону (например, несовершеннолетние или инвалиды), учитываются как целые единицы. Для них график должен быть настроен как сокращённый, а не как неполный.

Отпуска по уходу за ребёнком и декрет

Сотрудница, ушедшая в декрет, выпадает из ССЧ, только если в базе проведён больничный лист по беременности и родам, а затем документ Отпуск по уходу за ребенком. Если отпуск по уходу оформили только приказом на бумаге, программа продолжит считать человека в составе.

Договоры ГПХ

Исполнители по договорам подряда и оказания услуг входят в среднюю численность, но не в ССЧ. Чтобы ЗУП их учёл в П-4, договоры должны быть оформлены в программе документами договора, а не только начислениями.

Как проверить, что ЗУП посчитал численность правильно

Итоговая цифра в отчёте сама по себе ничего не говорит. Проверять удобнее по шагам.

1. Детализация. В отчёте Среднесписочная численность откройте Настройки и включите вывод по сотрудникам. Пройдитесь по списку: нет ли в нём внешних совместителей, уволенных до начала периода, сотрудниц в декрете.
2. Сверка с кадрами. Сформируйте список сотрудников на начало и конец месяца в журнале Кадры → Сотрудники с отбором по организации. Разница между ними должна объясняться приёмами и увольнениями за месяц.
3. Контрольный пересчёт одного месяца. Выберите месяц с наибольшим движением персонала и пересчитайте его вручную (пример — в следующем разделе). Если вручную получилось то же, что в отчёте, остальные месяцы почти наверняка верны.
4. Сверка с РСВ. Цифра на титульном листе расчёта за год должна совпадать с годовой ССЧ из кадрового отчёта. Расхождение — сигнал перезаполнить РСВ.

Ручной расчёт средней численности: когда без него не обойтись

Пересчитывать вручную приходится в трёх ситуациях:

• 🧮 проверка подозрительной цифры в отчёте ЗУП;
• 🏢 учёт ведётся частично вне базы — например, обособленное подразделение ведёт кадры в другой программе;
• 📅 нужна численность за нестандартный период — скажем, для анкеты банка или тендерной документации.

Пример расчёта ССЧ за месяц

Апрель, 30 календарных дней. С 1 по 10 апреля в штате 20 человек на полном дне. С 11 апреля приняли ещё двоих, с этой даты — 22 человека.

• 1–10 апреля: 20 человек × 10 дней = 200 человеко-дней.
• 11–30 апреля: 22 человека × 20 дней = 440 человеко-дней.
• Итого: 200 + 440 = 640 человеко-дней.
• ССЧ за апрель: 640 ÷ 30 = 21,33.

Сотрудник на неполном времени

Сотрудник работает по 4 часа при норме 8. В месяце 21 рабочий день, все отработаны.

• Отработано: 21 × 4 = 84 часа.
• В человеко-днях: 84 ÷ 8 = 10,5.
• В ССЧ за месяц: 10,5 ÷ 21 = 0,5 единицы.

Годовой показатель

Сложите ССЧ за 12 месяцев и разделите на 12 — даже если организация работала не весь год. Например, если сумма ССЧ за год составила 254,6, годовая ССЧ = 254,6 ÷ 12 = 21,22. В РСВ показатель указывается в целых единицах, поэтому записывается 21.

Средняя численность получается сложением: ССЧ + средняя численность внешних совместителей (они считаются пропорционально отработанному времени, как в примере с неполным днём) + средняя численность исполнителей по ГПХ (каждый учитывается как единица за каждый календарный день действия договора).

Для каких отчётов нужна численность и какая именно

Одна и та же организация в течение года использует разные виды численности. Перепутать их — значит сдать отчёт с ошибкой.

Пара нюансов, которые часто упускают:

• 📌 Для УСН и патента Налоговый кодекс говорит именно о средней численности. Значит, внешние совместители и исполнители по ГПХ входят в лимит. Цифры только из кадрового отчёта «Среднесписочная численность» для этого недостаточно.
• 📌 Для статуса малого или среднего предприятия по закону № 209-ФЗ берётся среднесписочная численность за предшествующий календарный год, без совместителей и ГПХ.

Частые ошибки в расчёте численности и как их избежать

Каждая из этих ошибок даёт неверную цифру без всяких предупреждений со стороны программы.

Частые вопросы