Как узнать среднюю зарплату по предприятию в 1С 8.3 ЗУП: отчёты, ССЧ и формула

Отдельной кнопки «средняя зарплата по организации» в 1С 8.3 ЗУП нет. Показатель собирают из двух чисел: фонд оплаты труда за период из отчёта Зарплата → Отчеты по зарплате → Свод начислений, удержаний и выплат и среднесписочная численность из кадрового отчёта «Среднесписочная численность». Формула: ФОТ ÷ ССЧ ÷ число месяцев. Если организация сдаёт статистическую форму П-4, оба числа программа уже посчитала при её заполнении.

Какой способ выбрать, зависит от цели. Для банка, тендера или руководителя хватит свода и ССЧ. Для Росстата берут цифры из П-4. Для сравнения с регионом по критериям налоговой — тот же статистический подход, иначе цифры не сопоставимы.

Что считают средней зарплатой по предприятию и зачем она нужна

Под средней зарплатой по организации понимают начисленную оплату труда в расчёте на одного работника в месяц. Это не то же самое, что средний заработок конкретного сотрудника по статье 139 ТК РФ. Тот считают для отпускных, командировок и компенсаций, и в ЗУП он рассчитывается автоматически внутри документов.

Где нужна средняя по предприятию:

• 🏦 банки и лизинговые компании — при оценке заёмщика;
• 📑 тендеры, гранты, субсидии — часто условие «зарплата не ниже региональной»;
• 🧾 налоговая — в Концепции планирования выездных проверок есть критерий: средняя зарплата ниже среднего уровня по виду деятельности в регионе;
• 📊 Росстат — форма П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников»;
• 👔 руководство — бюджет ФОТ и сравнение с рынком.

Базовая формула одна:

Пример. За квартал начислено 3 600 000 ₽, ССЧ за квартал — 20 человек. Средняя зарплата: 3 600 000 ÷ 20 ÷ 3 = 60 000 ₽ в месяц.

Подготовка: проверьте начисления до формирования отчётов

Отчёт покажет ровно то, что проведено в базе. Если за какой-то месяц зарплата не начислена, средняя «провалится». Перед расчётом пройдите по пунктам.

Закрыты ли все месяцы периода

Откройте Зарплата → Начисление зарплаты и взносов и убедитесь, что за каждый месяц есть проведённый документ. Отдельно проверьте, что начислены премии, которые оформлялись отдельными документами, и квартальные бонусы.

Как попали в базу отпускные и больничные

Отпускные, больничные и другие межрасчётные начисления оформляются своими документами. В сводах они попадают в месяц начисления, который указан в документе. Отпуск, начатый в конце марта и оплаченный в марте, целиком попадёт в март, даже если половина дней в апреле.

Перерасчёты и сторно

Исправления прошлых периодов ЗУП отражает в месяце, когда сделан перерасчёт. Если в мае пересчитали февраль, сумма доначисления окажется в мае. Для квартала и года это не важно. Для помесячного анализа — учитывайте.

Какие начисления относятся к фонду оплаты труда

Для управленческих целей обычно берут всё, что начислено работникам. Для статистики правила строже. В ФОТ для П-4 не входят:

• 🩺 пособия по временной нетрудоспособности, включая первые три дня за счёт работодателя — это пособие, а не оплата труда;
• 👶 пособия по беременности и родам, по уходу за ребёнком (выплачивает СФР — бывший ФСС, переименован в 2023 году);
• 🎁 выплаты социального характера: например, разовая материальная помощь, компенсация путёвок.

Состав статистического ФОТ определяется настройками видов начислений. Если в организации есть самодельные виды начислений, откройте их карточки в Настройка → Начисления и проверьте на закладках, как они учитываются в статистической отчётности.

Фонд оплаты труда через свод начислений

Основной источник суммы — Свод начислений, удержаний и выплат.

Пошагово

1. Откройте Зарплата → Отчеты по зарплате.
2. Выберите «Свод начислений, удержаний и выплат».
3. Укажите период: месяц, квартал или год.
4. Выберите организацию. Если в базе несколько юрлиц, считайте по каждому отдельно.
5. Нажмите Сформировать.
6. В разделе начислений возьмите итоговую строку «Начислено».

Это сумма всех начислений, включая пособия. Для управленческого ориентира её можно использовать как есть. Для сравнения со статистикой вычтите из итога строки с больничными, декретными и детскими пособиями, а также материальную помощь.

Помесячная разбивка

Чтобы увидеть, как менялась средняя по месяцам, сформируйте свод отдельно за каждый месяц. Удобнее — настроить группировку по месяцам в самом отчёте (см. следующий раздел).

Для просмотра по видам начислений подходит и отчёт «Анализ начислений и удержаний» из того же списка. Он показывает суммы в разрезе видов начислений и сотрудников. Его удобно использовать, когда нужно понять, откуда взялся скачок в каком-то месяце.

Гибкая настройка отчёта под свою формулу

Отчёты ЗУП 3.1 построены на системе компоновки данных. Их можно перенастроить без программиста, прямо в пользовательском режиме.

Как включить расширенные настройки

1. В сформированном отчёте нажмите Настройки.
2. Переключите вид настроек на «Расширенный».
3. На закладке группировок добавьте поле «Месяц» (или «Период» с группировкой по месяцам).
4. На закладке отборов исключите ненужные виды начислений: пособия, матпомощь.
5. Сформируйте отчёт заново.

Получится таблица: месяц — сумма начислений без пособий. Этот вариант настроек сохраните через Еще → Сохранить вариант отчета, чтобы не настраивать в следующий раз.

Пользовательское поле с расчётом

В расширенных настройках можно добавить пользовательское поле-выражение. Например, поле «На одного работника» = сумма начислений ÷ 20, где 20 — ваша ССЧ. Численность программа в этот отчёт сама не подставит, поэтому число придётся вписать вручную. Для разовых расчётов проще выгрузить отчёт в Excel.

Выгрузка в Excel

Кнопкой сохранения в табличном документе отчёт выгружается в .xlsx. Дальше:

• 📋 в одном столбце — ФОТ по месяцам из свода;
• 👥 во втором — ССЧ по месяцам;
• ➗ в третьем — формула деления.

Так видно и помесячную среднюю, и итог за период. Средняя за год считается не как среднее арифметическое помесячных средних, а как годовой ФОТ ÷ годовая ССЧ ÷ 12. При сильных колебаниях численности два способа дают разные результаты.

Среднесписочная численность в 1С ЗУП

Вторая часть формулы — ССЧ. В ЗУП 3.1 для неё есть отдельный отчёт «Среднесписочная численность» в группе кадровых отчётов раздела Кадры. Укажите организацию и период и сформируйте.

Как программа считает ССЧ

Правила заданы указаниями Росстата по заполнению статистических форм:

• 📅 численность за месяц — сумма списочной численности за каждый календарный день ÷ число календарных дней месяца;
• 🛌 в выходные и праздники берётся численность предыдущего рабочего дня;
• ⏱ работники с неполным рабочим временем по графику учитываются пропорционально отработанному времени;
• 👩‍🍼 сотрудницы в отпуске по беременности и родам и в отпуске по уходу за ребёнком в ССЧ не включаются;
• 🔁 внутренние совместители считаются один раз, внешние в ССЧ не входят;
• 📝 исполнители по договорам ГПХ в ССЧ не входят.

За квартал ССЧ — сумма ССЧ трёх месяцев ÷ 3, за год — сумма двенадцати месячных ССЧ ÷ 12.

Пример расчёта ССЧ за месяц

Апрель, 30 дней. С 1 по 15 апреля в штате 20 человек, 16-го принят ещё один. 20 × 15 + 21 × 15 = 615 человеко-дней. 615 ÷ 30 = 20,5 человека.

Если в организации одна сотрудница с 10 апреля ушла в декрет, её дни после ухода не входят: из 615 вычитаем 21 день (с 10 по 30 апреля), получаем 594 ÷ 30 = 19,8.

Что делать, если отчёт показывает странную численность

Причина почти всегда в кадровых документах. Проверьте:

• 🗂 оформлены ли увольнения документом «Увольнение», а не просто перестали начислять;
• 👶 введены ли отпуска по уходу за ребёнком документом соответствующего вида — иначе программа считает сотрудницу работающей;
• 🕐 указан ли в кадровом приёме график неполного времени для тех, кто работает на часть ставки.

Готовая средняя зарплата: форма П-4

Если организация сдаёт П-4, удобнее всего взять цифры из неё. В ЗУП 3.1 форма есть в регламентированной отчётности: Отчетность, справки → 1С-Отчетность, создайте новый отчёт и найдите П-4 в группе статистической отчётности.

После автозаполнения в форме будут:

• ССЧ без внешних совместителей;
• фонд начисленной заработной платы этих работников;
• данные по внешним совместителям и договорам ГПХ отдельными графами.

Средняя зарплата по методике Росстата = ФОТ списочного состава из формы ÷ ССЧ из формы ÷ число месяцев периода. Числа в П-4 приводятся в тысячах рублей с одним знаком после запятой, поэтому для точного результата лучше открыть расшифровку показателя.

Какой способ когда использовать

Частые ошибки при расчёте средней зарплаты в 1С

Средняя получилась ниже МРОТ. Обычно не начислена зарплата за один из месяцев или в периоде есть сотрудники, по которым нет начислений, но они числятся (например, не оформлен отпуск по уходу за ребёнком). Проверьте отчёт ССЧ по сотрудникам.

Средняя резко выросла за один месяц. Ищите годовую премию, компенсацию отпуска при увольнении или крупный перерасчёт прошлых периодов. Отчёт «Анализ начислений и удержаний» покажет, какой вид начисления дал скачок.

Сумма в своде и в П-4 не совпадает. Это нормально: в своде есть пособия и выплаты социального характера, в П-4 их нет. Кроме того, в П-4 ФОТ внешних совместителей и исполнителей ГПХ показывается отдельно.

Посчитали по нескольким организациям сразу. Если в базе несколько юрлиц и в отборе отчёта организация не выбрана, сумма соберётся по всем, а численность — по одной. Всегда ставьте отбор по организации в обоих отчётах.

Делили на численность на конец периода. При найме или увольнении в середине периода результат искажается. Нужна только среднесписочная.

Частые вопросы