Сведения о трудовой деятельности для работника: от кадровых документов до подписи

Чтобы сформировать СТД-Р в 1С:Бухгалтерии 3.0, откройте раздел Зарплата и кадры, перейдите в список «Электронные трудовые книжки» и создайте документ «Сведения о трудовой деятельности работника, СТД-Р». Выберите сотрудника, нажмите «Заполнить» — программа подтянет приёмы, переводы и увольнение из проведённых кадровых документов. Останется проверить строки, распечатать форму и передать работнику под подпись.

Частая путаница: СТД-Р называют «справкой-расчётом по взносам» и ищут, как отправить её в ФНС. Это не так. СТД-Р — выписка о трудовой деятельности у вашего работодателя, которую выдают самому работнику. В налоговую и в Социальный фонд её не сдают. Взносы отражают в РСВ, а кадровые события уходят в СФР в составе ЕФС-1.

Что проверить в базе, прежде чем формировать СТД-Р

Форма заполняется только из того, что уже есть в базе. Если кадровые документы не оформлены, документ останется пустым. Перед стартом пройдите по четырём пунктам.

1. Режим кадрового учёта. Откройте Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты и посмотрите блок кадрового учёта. Должен стоять полный вариант. В упрощённом режиме в Бухгалтерии нет документов «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение» — значит, и событий для СТД-Р не будет.

2. Кадровые документы проведены. Каждое событие, которое должно попасть в форму, оформлено своим документом:

• 🟢 «Приём на работу» — с датой, должностью, подразделением, номером приказа;
• 🔄 «Кадровый перевод» — только если менялась должность или подразделение (изменение оклада в СТД-Р не попадает);
• 🔴 «Увольнение» — с датой и основанием по статье ТК РФ.

Непроведённый документ в форму не попадёт. В списке он виден без зелёной галочки.

3. Код выполняемой функции. В СТД-Р есть графа с кодом трудовой функции — по ОКЗ, с контрольной цифрой после точки (вида 2411.6). Код берётся из карточки должности. Откройте справочник «Должности» и проверьте, что у каждой должности он выбран из классификатора.

4. Реквизиты организации и ответственного. В карточке организации должны быть заполнены ИНН, КПП, регистрационный номер в СФР. Руководитель с должностью указывается в ответственных лицах — эти данные выводятся в подписи формы.

Как сформировать СТД-Р в 1С Бухгалтерии: пошагово

Порядок одинаковый для работающего и для увольняемого сотрудника. Разница только в дате и в том, какие строки окажутся в таблице.

Шаг 1. Откройте список электронных трудовых книжек

Раздел Зарплата и кадры, группа кадрового учёта, пункт «Электронные трудовые книжки». Здесь собраны документы по ЭТК: формы ЕФС-1 с кадровыми мероприятиями, сведения СТД-Р, документы регистрации мероприятий.

Если пункта не видно, наберите «СТД-Р» в поиске по меню (лупа в верхней части окна) — программа покажет команду создания.

Шаг 2. Создайте документ

Нажмите «Создать» и выберите «Сведения о трудовой деятельности работника, СТД-Р». Откроется пустая форма.

Шаг 3. Заполните шапку

• Организация — работодатель, от имени которого выдаются сведения. Если в базе несколько организаций, проверьте выбор: в таблицу попадут события только этой организации.
• Дата — дата выдачи. При увольнении — день увольнения.
• Сотрудник — выбирается из справочника.

Шаг 4. Заполните таблицу мероприятий

Нажмите «Заполнить». Программа соберёт кадровые события сотрудника в этой организации. В каждой строке:

Строки можно добавить и отредактировать вручную. Но ручная правка не меняет исходный кадровый документ — об этом ниже, в разделе про исправления.

Шаг 5. Проверьте подписанта

Внизу формы — руководитель или уполномоченное лицо и его должность. По умолчанию подставляется ответственный из настроек организации. Если подписывать будет кадровик по доверенности, выберите его.

Шаг 6. Проведите и распечатайте

Нажмите «Провести», затем «Печать → СТД-Р». Выйдет форма в утверждённом Минтрудом виде: сведения о работнике (ФИО, дата рождения, СНИЛС), о работодателе и таблица мероприятий.

Как проверить заполненную форму перед выдачей

СТД-Р — не отчётность, контрольных соотношений ФНС у неё нет. Но ошибки в ней всплывают позже: работник сравнит её с выпиской из СФР или новый работодатель обнаружит расхождения. Поэтому сверку стоит сделать по трём направлениям.

Сверка с ЕФС-1. Каждое событие из СТД-Р уже должно было уйти в СФР в подразделе 1.1 формы ЕФС-1:

• приём и увольнение — не позднее следующего рабочего дня после приказа;
• перевод — не позднее 25-го числа следующего месяца.

Откройте в том же списке ЕФС-1 по сотруднику и сравните даты, коды, номера приказов. Если в СТД-Р событие есть, а в ЕФС-1 его нет — сведения в фонд не сданы, это отдельная проблема и штрафной риск.

Сверка с бумажной трудовой книжкой. Если работник сохранил бумажную книжку, формулировки должностей и причин увольнения в обоих документах должны совпадать слово в слово.

Сверка по графам. Пройдите таблицу строка за строкой:

• 📅 даты идут по возрастанию, приём — первым;
• 🏷 должность записана так же, как в штатном расписании, без сокращений;
• 🔢 код функции заполнен в каждой строке, где есть должность;
• 📄 у каждой строки есть основание с номером и датой приказа;
• ⚖️ причина увольнения сформулирована по тексту ТК РФ и со ссылкой на пункт, часть и статью.

Удобно сравнивать с выпиской, которую работник может сам получить в личном кабинете на Госуслугах (форма СТД-СФР). Разница между ними простая:

Если запись есть в СТД-Р, но её нет в СТД-СФР — сначала ищите проблему в ЕФС-1.

Исправление ошибок в сведениях о трудовой деятельности

Главное правило: правьте источник, а не распечатку. Исправленная вручную строка в СТД-Р не попадёт ни в ЕФС-1, ни в следующую СТД-Р. Через полгода ошибка вернётся.

Порядок зависит от того, где сидит ошибка.

Ошибка в кадровом документе, ЕФС-1 ещё не сдана. Откройте документ «Приём на работу», «Кадровый перевод» или «Увольнение», исправьте реквизит и перепроведите. Затем откройте СТД-Р и нажмите «Заполнить» заново.

Ошибка в кадровом документе, ЕФС-1 уже ушла в СФР. Здесь нужна корректировка сведений в фонде:

1. Исправьте кадровый документ.
2. Сформируйте ЕФС-1 с подразделом 1.1, где ошибочная запись отменяется, а при необходимости передаётся правильная.
3. Отправьте форму в СФР и дождитесь положительного протокола.
4. Перезаполните СТД-Р.

Неправильная должность или код в справочнике. Если ошибка в карточке должности, она могла размножиться по всем сотрудникам на этой должности. Исправьте справочник и проверьте, какие ЕФС-1 после этого нужно скорректировать.

СТД-Р уже выдана работнику. Сформируйте новую форму с верными сведениями и выдайте её взамен. Отметку о выдаче новой формы зафиксируйте в журнале или в заявлении работника — так проще подтвердить, что работодатель исправил ошибку сам.

Как выдать СТД-Р работнику: бумага, электронный вид, сроки

СТД-Р не отправляют ни в ФНС, ни в СФР. Её получает только работник — в том виде, который он указал в заявлении. Сроки установлены статьёй 66.1 ТК РФ:

На бумаге. Распечатайте форму из 1С, подпишите у руководителя и выдайте лично. Факт выдачи стоит зафиксировать подписью работника — например, в журнале выдачи или на копии формы, которая остаётся у работодателя.

В электронном виде. Если работник попросил прислать сведения на электронную почту, форму подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя. Практичный вариант: сохранить печатную форму из 1С в PDF (кнопка сохранения в окне печати), подписать файл КЭП руководителя в программе для подписи и отправить вместе с файлом подписи.

Бумажную трудовую книжку и СТД-Р не путайте. Тем, кто сохранил бумажную книжку, при увольнении выдают её. Но запросить сведения о трудовой деятельности за период работы у вас может любой работник — на это есть право по статье 66.1 ТК РФ.

Мини-пример со сроками

Работник Петров подал заявление о выдаче СТД-Р в среду, 14-го. Последний день срока — понедельник, 19-го: считаются три рабочих дня (четверг, пятница, понедельник), выходные пропускаются. Если 19-е выпадает на праздник, срок сдвигается на следующий рабочий день.

Увольнение того же Петрова датой 30-го означает: СТД-Р должна быть готова и подписана в день увольнения. Значит, документ «Увольнение» лучше провести заранее, а СТД-Р сформировать утром 30-го.

Почему СТД-Р не заполняется или заполняется не так: разбор проблем

Каждый симптом раскройте и сверьте с причиной: обычно дело в одном незаполненном реквизите.

Отдельно о бухгалтериях, где зарплату ведут в ЗУП, а в Бухгалтерию загружают только проводки. В такой связке кадровые документы в Бухгалтерии не создаются, и СТД-Р формируют в ЗУП 3.1: раздел Кадры → Электронные трудовые книжки. Логика документа там та же.

Частые вопросы о СТД-Р