Иные сведения об отгрузке в УПД: что вписать и как вывести на печать из 1С

Строка 12 УПД называется «Иные сведения об отгрузке, передаче». В неё продавец пишет то, что не поместилось в другие строки передаточной части: перечень приложений, сопроводительные документы, сведения об упаковке и комплектности. Строка необязательная: если сказать нечего, её оставляют пустой.

Как заполнить строку 12 в УПД в 1С? В документе реализации отдельного поля с таким названием нет. Текст вписывают в печатную форму перед печатью, добавляют постоянной фразой в макет или выводят из дополнительного реквизита через доработку. Ниже по шагам каждый вариант, примеры текста и что делать, если документ уже подписан.

Строка 12 УПД: что в ней пишут и с чем её путают

УПД состоит из двух частей. Верхняя — счёт-фактура (строки 1–8 шапки и таблица). Нижняя — передаточная часть, её строки нумеруются в квадратных скобках: [8]–[19]. Строка 12 относится к нижней части и заполняется продавцом.

Соседние строки передаточной части

Чтобы не писать в строку 12 то, что положено в другие строки, сверьтесь с таблицей:

Строка 17 — зеркало строки 12 для покупателя. В ней получатель пишет свои замечания при приёмке. Продавец её не трогает.

Строка 12 и графа 12 — не одно и то же

Частая путаница. В таблице УПД есть графа 12 и 12а — код и обозначение единицы измерения для прослеживаемости. Их 1С заполняет сама по данным номенклатуры, если товар прослеживаемый и в программе включён учёт прослеживаемости.

Как заполнить строку 12 в УПД в 1С: пошаговая инструкция

Способ зависит от того, как вы передаёте документ: на бумаге или по ЭДО. Для бумаги подходят все способы ниже. Для электронного УПД — только тот, что меняет данные в самой базе.

Шаг 1. Посмотрите, что выводится сейчас

1. Откройте документ реализации. В Бухгалтерии 3.0 это Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД), в УТ 11 — Продажи → Документы продажи.
2. Нажмите Печать и выберите Универсальный передаточный документ (УПД).
3. Найдите внизу строку [12] и проверьте, есть ли там текст.

В типовой печатной форме строка 12 обычно пустая. Если там уже что-то есть, значит, макет или печатную форму у вас дорабатывали — найдите, откуда берётся текст, прежде чем его менять.

Шаг 2. Впишите текст в печатную форму

Подходит для разовых случаев: один покупатель попросил указать приложения.

1. В окне печати включите редактирование кнопкой с карандашом на панели формы.
2. Щёлкните ячейку рядом с подписью строки [12] и введите текст.
3. Напечатайте документ или сохраните его в PDF кнопкой сохранения.

Правка в печатной форме не сохраняется в документе. При повторной печати строка снова будет пустой. Если документ может понадобиться ещё раз, в диалоге сохранения присоедините файл к документу — тогда отредактированная копия останется в карточке реализации.

Шаг 3. Если УПД уходит по ЭДО

Электронный УПД — это XML-файл по формату ФНС. Покупатель видит не вашу печатную форму, а визуализацию этого файла. Поэтому правка в окне печати в электронный документ не попадёт.

Что делать:

• 📄 откройте электронный документ в 1С-ЭДО до отправки и посмотрите, есть ли в его форме поля для дополнительных сведений;
• 🔧 если нужен постоянный текст в каждом УПД, поля нет и ваш оператор ЭДО его не даёт — нужна доработка формирования электронного документа, а не печатной формы;
• ✉️ для разовых пояснений проще приложить к пакету отдельный файл или письмо.

Настройка 1С, чтобы строка 12 заполнялась автоматически

Если текст повторяется в каждом документе, вписывать его руками нет смысла. Есть два пути: постоянная фраза в макете и переменный текст через доработку.

Постоянный текст через пользовательский макет

Подходит, когда фраза одинаковая для всех УПД. Например: «Сертификаты соответствия предоставляются по запросу».

1. Перейдите в Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Макеты печатных форм.
2. В списке найдите макет УПД через поиск по слову «передаточный».
3. Откройте макет на изменение. Программа создаст пользовательскую копию, типовой макет останется нетронутым.
4. Найдите в макете ячейку строки [12] и впишите в неё текст.
5. Сохраните и закройте макет. Проверьте результат печатью любого документа.

Макет — это шаблон. Вписанный текст будет одинаковым во всех документах, вне зависимости от покупателя и договора.

Переменный текст через дополнительный реквизит

Нужен, когда в строку 12 идут данные конкретной отгрузки: номер паспорта качества, количество листов приложения, номер сертификата партии.

1. Создайте дополнительный реквизит для документа реализации: Администрирование → Общие настройки → Дополнительные реквизиты и сведения. Тип — строка, название понятное, например «Сведения для строки 12 УПД».
2. Заполняйте реквизит в каждом документе, где он нужен. Поле появится на форме документа.
3. Сам по себе реквизит в печатную форму не попадёт. Программист выводит его в строку [12] через расширение конфигурации или внешнюю печатную форму.

Расширение не изменяет типовую конфигурацию , поэтому обновления ставятся без снятия с поддержки. Внешняя печатная форма подключается в том же разделе Печатные формы, отчеты и обработки.

Строка 12 при разных режимах налогообложения: ООО и ИП

Режим налогообложения влияет на статус УПД, но не на строку 12.

В Бухгалтерии 3.0 статус ставится по факту: если по реализации выписан счёт-фактура, на печати будет статус 1, если нет — статус 2.

Строка 12 относится к передаточной части. Она одинаково выглядит в обоих статусах и для ИП, и для организации. Отличаются только строки, где указывают подписанта: у ИП в строке [14] будут его ФИО и ИНН, а подписывает документ он сам или представитель по доверенности.

Примеры заполнения строки 12 для разных ситуаций

Текст пишите коротко, без сокращений, понятных только вам. Покупатель и проверяющий должны прочитать его однозначно.

Номера сертификатов и документов в таблице — пример формата, подставляйте свои.

Чего не пишите в строку 12:

• ❌ договор и спецификацию — им место в строке [8];
• ❌ номер транспортной накладной и данные перевозчика — это строка [9];
• ❌ замечания покупателя о недостаче — их пишет получатель в строке [17];
• ❌ реквизиты оплаты и сроки платежа — они к передаче товара не относятся.

Как исправить строку 12 после проведения и подписания

Порядок зависит от того, дошёл ли документ до покупателя.

Документ ещё не отдан

Ничего исправлять в учёте не нужно. Распечатайте УПД заново с правильным текстом одним из способов выше. Проведение документа строка 12 не затрагивает: в движениях её нет.

Бумажный УПД уже подписан обеими сторонами

Строка 12 не влияет на суммы, количество и НДС. Чаще всего достаточно согласовать с покупателем, что документ остаётся как есть, а нужные сведения передать письмом.

Если покупатель настаивает на исправлении:

1. Создайте исправленный УПД: в Бухгалтерии 3.0 откройте реализацию и выберите Создать на основании → Корректировка реализации с видом операции Исправление в первичных документах.
2. В исправленном документе на печати заполнится строка 1а: номер и дата исправления.
3. Перед печатью исправленного УПД впишите правильный текст в строку 12 тем способом, который вы используете для обычных УПД.
4. Подпишите и передайте покупателю. Исходный экземпляр у обеих сторон остаётся.

Корректировочный счёт-фактура (УКД) тут не подходит: он нужен, когда меняются количество или цена по согласию сторон. Изменение текста в строке 12 — это исправление ошибки.

Электронный УПД уже подписан

Изменить подписанный файл нельзя. Аннулировать его через ЭДО ради строки 12 обычно нет смысла — это отдельная процедура, на которую нужно согласие покупателя. Проще отправить исправленный УПД (документ со строкой 1а) или договориться о письме с пояснением.

Ошибки при заполнении строки 12 и как их не допустить

• 🔁 Правка в окне печати считается сохранённой. Через неделю бухгалтер печатает тот же документ, а строка снова пустая. Если правка нужна надолго, используйте макет или реквизит.
• 🧩 Изменили макет и забыли о нём. После обновления в типовом макете появились новые графы, а пользовательский остался старым. На печати выходит устаревшая форма. Ведите список изменённых макетов.
• 📨 Отредактировали печать и отправили УПД по ЭДО. Покупатель получил XML без вашего текста. Для ЭДО правка печатной формы бесполезна.
• 🔀 Перепутали строку и графу 12. Исправили текст внизу, а контрагент ждал код единицы прослеживаемости в таблице. Уточняйте, о чём идёт речь, до исправления.
• 📝 Перегрузили строку. Длинный текст с условиями поставки не помещается в ячейку и обрезается на печати. Если сведений много, оформите отдельное приложение и сошлитесь на него в строке 12.

Частые вопросы о строке 12 УПД