Субконто простыми словами: как 1С разбивает остаток счёта по контрагентам, товарам и статьям

Субконто в 1С — это разрез аналитического учёта на счёте: по кому, по чему или по какой статье программа раскладывает сумму. На счёте 60.01 сальдо 500 000 ₽ само по себе ничего не говорит. Субконто «Контрагенты», «Договоры» и «Документы расчётов» показывают, что 320 000 ₽ должны ООО «Альфа» по договору поставки № 12, а 180 000 ₽ — ИП Петрову по накладной от 14 числа.

Простыми словами, субконто — это «подпапки» внутри счёта, но не нумерованные, а взятые из справочников. Счёт отвечает на вопрос «что за деньги», субконто — «чьи и за что». В типовой 1С:Бухгалтерии 3.0 к одному счёту можно привязать до трёх видов субконто.

Субконто, субсчёт и аналитический признак: в чём разница

Путаница идёт от того, что все три понятия про детализацию. Но работают они по-разному.

Субсчёт — часть номера счёта в плане счетов: 60.01, 60.02, 60.21. Он задаётся заранее и делит синтетический счёт на несколько крупных групп. Список субсчетов короткий и меняется редко.

Субконто — разрез внутри счёта или субсчёта. Его значения берутся из справочника или документа, и их может быть сколько угодно: появился новый поставщик — появилось новое значение субконто, план счетов трогать не нужно.

Аналитический признак — общий бухгалтерский термин для любого разреза детализации. Субконто — это способ, которым 1С реализует аналитический учёт на счетах.

Пример на одной операции. Оплата поставщику за материалы идёт в дебет 60.01. Субсчёт «.01» говорит, что это расчёты, а не аванс. Субконто 1 — контрагент, субконто 2 — договор, субконто 3 — документ расчётов. Без них все поставщики сложились бы в одну сумму.

Какие бывают виды субконто и что в них хранится

Вид субконто — это «тип разреза»: контрагенты, склады, статьи затрат. Список видов хранится в плане видов характеристик «Виды субконто хозрасчётные». Для каждого вида задан тип значения — какой справочник или документ в него подставляется.

Основные виды в 1С:Бухгалтерии 3.0:

• 🏢 Контрагенты — справочник «Контрагенты». Счета 60, 62, 76.
• 📄 Договоры — справочник договоров контрагента. Там же, где контрагенты.
• 🧾 Документы расчётов с контрагентом — конкретная накладная или платёжка, по которой есть долг. Включается, если учёт расчётов ведётся по документам.
• 📦 Номенклатура — товары, материалы, готовая продукция. Счета 10, 41, 43.
• 🏬 Склады — места хранения. Включается, если учёт запасов ведётся по складам.
• 🔖 Партии — документ поступления, по которому пришёл товар. Нужен при партионном учёте.
• 💸 Статьи затрат — счета 20, 25, 26, 44.
• 🏭 Подразделения — при учёте затрат по подразделениям.
• 📊 Номенклатурные группы — разрез выручки и себестоимости на 20 и 90.
• 🔁 Прочие доходы и расходы — статьи на счёте 91.
• 🏦 Банковские счета и Статьи движения денежных средств — счета 51, 52, 55; статьи ДДС — также на 50.
• 👤 Работники организаций — расчёты по зарплате и подотчёту (70, 71).
• 🏗 Основные средства — карточки ОС на 01 и 02.
• ⏳ Расходы будущих периодов — справочник РБП на 97.

Флажки учёта у каждого субконто

У вида субконто на конкретном счёте есть настройки — какие показатели по нему считать.

Флажок «Только обороты» — частый источник вопросов. По такому субконто в ОСВ не будет начального и конечного сальдо, только дебетовый и кредитовый оборот. Это нормально и задумано.

Как настроить субконто в плане счетов

В типовой конфигурации субконто к предопределённым счетам уже привязаны разработчиками. Большая часть «настройки» — это включение и выключение разрезов, а не ручное редактирование счёта.

Шаг 1. Включить нужные разрезы аналитики

Сначала откройте план счетов: в разделе Главное найдите группу настроек и пункт «План счетов» (в разных релизах БП 3.0 он лежит либо в Главное → Настройки, либо в Главное → Параметры учёта). В форме списка есть ссылка «Настройка плана счетов». В ней собраны переключатели, которые добавляют или убирают субконто на целой группе счетов:

1. Учёт запасов — по номенклатуре, по складам (с суммой или только количеством), по партиям. Включили «по складам» — на 10, 41, 43 появится субконто «Склады».
2. Учёт расчётов с контрагентами — по договорам и по документам расчётов. Это субконто 2 и 3 на 60, 62, 76.
3. Учёт затрат — по подразделениям. Подразделение добавляется к счетам затрат.
4. Учёт расчётов с персоналом — сводно или по каждому работнику.

Для каждого переключателя программа сама перестраивает список субконто на всех связанных счетах.

Меняйте эти настройки в начале года или до начала учёта. Если включить, например, учёт по складам посреди года, старые остатки останутся без склада, и их придётся разносить вручную. Перед такой перестройкой сделайте резервную копию базы .

Шаг 2. Проверить состав субконто конкретного счёта

Откройте счёт двойным щелчком из плана счетов. Внизу формы — табличная часть «Виды субконто» с колонками флажков из таблицы выше. Здесь видно, какое субконто идёт первым, вторым, третьим, и какие показатели по нему считаются.

У предопределённых счетов эта таблица заблокирована — менять её не нужно и не получится без изменения конфигурации.

Шаг 3. Добавить свой субсчёт с аналитикой, если не хватает типового

Если нужен разрез, которого нет в типовой структуре, создайте свой субсчёт к нужному счёту (кнопка «Создать» в плане счетов, поле «Подчинён счёту»). У пользовательского субсчёта виды субконто можно выбрать самостоятельно — до трёх штук из существующего списка.

Новый вид субконто со своим справочником в типовой конфигурации без доработки не создаётся. Для этого нужен программист: изменение конфигурации или расширение.

Как субконто попадает в документы и проводки

Обычно бухгалтер субконто руками не вводит. Программа берёт значения из реквизитов документа.

Пример. Документ «Поступление (акт, накладная)» от ООО «Альфа» на 60 000 ₽ с НДС формирует проводку:

Дт 41.01  Кт 60.01   50 000,00
  Субконто Дт: Номенклатура «Бумага А4» | Склад «Основной»
  Субконто Кт: ООО «Альфа» | Договор № 12 | Поступление № 145
Дт 19.03  Кт 60.01   10 000,00

Проверка: 50 000 + 10 000 = 60 000 ₽ — сумма накладной. Проводки любого документа видны по кнопке Дт/Кт в форме документа. Там же видно, какое субконто куда легло.

Ручная операция

Если проводку нужно сделать вручную, используйте Операции → Операции, введённые вручную. После выбора счёта в строке появляются поля «Субконто Дт1», «Субконто Дт2» и так далее — ровно столько, сколько видов субконто у счёта. Их нужно заполнить вручную.

Ошибки аналитики: пустые значения, «не тот договор», свёрнутое сальдо

Ошибки в субконто не видны в итоговой сумме счёта. Сальдо 60.01 может сходиться с банком, а в разрезе контрагентов будет каша.

Пустое субконто

В ОСВ по счёту вместо названия контрагента или склада стоит <...> или пустая строка. Причины:

• 📝 ручная операция, где поле субконто забыли заполнить;
• 🔀 включили новый разрез (склады, документы расчётов) после того, как остатки уже были;
• 📥 ввод начальных остатков без аналитики.

Что делать: откройте «Карточку счёта» с отбором по пустому значению, найдите документы-источники и исправьте их. Если документ исправить нельзя (закрытый период), перенесите сумму ручной операцией с пустого значения на нужное.

Сумма висит не на том договоре

Оплату провели по договору поставки № 12, а поступление — по № 15. По контрагенту в целом долга нет, но в разрезе договоров один в дебете, другой в кредите. Акт сверки по договору покажет расхождения.

Решение — исправить договор в платёжке, если период открыт, или перенести сумму между договорами ручной операцией.

Свёрнутое и развёрнутое сальдо

На счетах расчётов сальдо развёрнутое: дебет по одному контрагенту и кредит по другому не схлопываются. Если субконто заполнено неверно, в балансе получаются раздутые или, наоборот, заниженные суммы дебиторки и кредиторки. Проверяйте ОСВ по 60, 62, 76 в разрезе контрагентов и договоров перед каждым закрытием квартала.

Перестроили аналитику — пропали остатки

Если на счёте с остатками выключить субконто (например, учёт по складам), а потом снова включить, остатки по старым движениям не всегда разнесутся по складам автоматически. Изменения настроек плана счетов делайте на копии базы, сравните ОСВ «до» и «после» и только потом повторяйте в рабочей.

Отчёты по субконто: как увидеть аналитику

Все стандартные отчёты лежат в разделе Отчёты → Стандартные отчёты. Для работы с субконто нужны пять.

Детализация в ОСВ по счёту

Откройте ОСВ по счёту, выберите счёт и нажмите «Показать настройки». На вкладке группировки отметьте нужные субконто и их порядок: например, сначала «Контрагенты», потом «Договоры». На вкладке отбора можно оставить одного контрагента или один склад.

Двойной щелчок по сумме открывает расшифровку — карточку с проводками. Так за пару кликов можно дойти от общего сальдо 60.01 до конкретной накладной.

Экспресс-проверка

В разделе Отчёты → Анализ учёта есть «Экспресс-проверка ведения учёта». Среди прочего она ищет на счетах расчётов незакрытые встречные суммы — сигнал, что субконто договора или документа расчётов заполнено неточно. Это не заменяет ОСВ, но быстро показывает, где искать.

Частые вопросы