Как работает аналитика по субконто в плане счетов

Субконто — это разрез аналитического учёта, который привязывается к счёту в плане счетов. Открывается через Главное → План счетов. На один счёт в типовой 1С:Бухгалтерии можно назначить не более трёх видов субконто.

Благодаря субконто один и тот же счёт показывает не общую сумму, а детализацию: по каким контрагентам, по каким материалам, по каким статьям затрат сложилась эта сумма. Без субконто счёт 60 покажет только «итого должны поставщикам», с субконто — сколько должны каждому и по какому договору.

Разберём, чем субконто отличается от счёта и от измерений регистра, как добавить новый вид субконто, какие бывают типы аналитики и как читать отчёты по нескольким субконто сразу.

Для чего нужны разрезы аналитики на счёте

Синтетический счёт отвечает на вопрос «сколько всего». Субконто отвечает на вопрос «из чего сложилась эта сумма».

Возьмём счёт 62 «Расчёты с покупателями». Сумма по нему без аналитики бесполезна — непонятно, кто сколько должен. Поэтому на счёте 62 стоят два субконто: Контрагенты и Договоры. Теперь оборотка раскладывает долг по каждому покупателю, а внутри покупателя — по каждому договору.

Аналитика нужна там, где итога по счёту мало для управления и для отчётности:

• 💰 расчёты — в разрезе контрагентов и договоров (счета 60, 62, 76);
• 📦 запасы — в разрезе номенклатуры, складов, партий (счета 10, 41, 43);
• 🏭 затраты — в разрезе подразделений и статей затрат (счета 20, 25, 26);
• 👤 подотчёт — по сотрудникам (счёт 71);
• 🏦 деньги — по расчётным счетам и кассам (счета 51, 50).

Требование вести аналитический учёт заложено в самих правилах бухучёта: отчётность собирается из детальных данных. Субконто — это механизм, которым 1С реализует эту аналитику внутри плана счетов.

Чем субконто отличается от счёта и от измерений регистра

Это три разных уровня, их часто путают. Разложим по полочкам.

Счёт — верхний уровень. Субконто — детализация строго под счётом, задаётся в плане счетов. Измерение — более широкий термин из механизма регистров, субконто фактически и есть измерения специального регистра бухгалтерии.

Ещё одно отличие: субконто участвует в проводке. В каждой записи по счёту с субконто программа требует заполнить значение аналитики. Пример проводки по поступлению товара:

Дт 41.01 Кт 60.01
  Субконто Дт: Номенклатура = «Кабель ВВГ 3х1.5», Склад = «Основной»
  Субконто Кт: Контрагенты = «ТД Поставка», Договоры = «Поставка №14»

Если субконто в проводке не заполнено, сумма «повиснет» в отчётах в пустой строке без аналитики — это первый признак ошибки в учёте.

Как добавить и настроить вид субконто в плане счетов

Порядок действий в 1С:Бухгалтерии 8.3 (интерфейс «Такси»).

1. Откройте Главное → План счетов.
2. Найдите нужный счёт в списке и откройте его двойным кликом.
3. В карточке счёта перейдите к табличной части с видами субконто — там перечислены уже назначенные разрезы и остаются свободные строки.
4. В свободной строке выберите вид субконто из списка. Если нужного вида в списке нет — создайте его по команде создания нового элемента прямо из этого списка.
5. Для нового вида субконто укажите тип значения — это справочник или перечисление, по которому пойдёт аналитика (например, тип СправочникСсылка.Контрагенты).
6. Запишите изменения.

Для каждого субконто на счёте доступен признак «Только обороты». Включайте его, когда по аналитике важны обороты за период, но не нужны остатки — так учётная база не копит лишние строки сальдо. Типичный пример — аналитика по статьям движения денежных средств: нужны обороты за период, а сальдо по статье смысла не имеет.

Важно не путать состав субконто с признаками самого счёта. Количественный и валютный учёт настраиваются флагами в карточке счёта, а не добавлением ещё одного разреза:

• флаг «Количественный» включает учёт в штуках, литрах, килограммах рядом с суммой — нужен для счетов запасов (10, 41, 43);
• флаг «Валютный» добавляет учёт в валюте — для счетов расчётов и денег в иностранной валюте;
• субконто отвечает только за то, по каким объектам разложить сумму, но не за единицы измерения.

Поэтому «добавить количество» и «добавить субконто » — разные операции, и путаница между ними приводит к лишним разрезам на счёте.

Перед изменением состава субконто у счёта, по которому уже есть обороты, сделайте резервную копию базы . Старые проводки по новой аналитике автоматически не переразложатся — потребуется перепроведение документов за период.

Какие бывают виды субконто и что в них хранится

Вид субконто — это не само значение, а указание на источник значений. Источников несколько типов.

• 📒 Ссылка на справочник — самый частый вариант. Контрагенты, Номенклатура, Договоры, Статьи затрат, Основные средства , Сотрудники. Значением субконто становится элемент справочника.
• 📄 Ссылка на документ — аналитика ведётся по конкретным документам. Так устроен, например, партионный учёт: субконто Партии ссылается на документы поступления.
• 🔢 Перечисление — закрытый список значений, заданный в конфигурации (например, виды платежей или типы операций).

Все виды субконто собраны в одном месте — в плане видов характеристик «Виды субконто хозрасчётные». Через него удобно посмотреть полный перечень разрезов и понять, какой тип значения стоит за каждым.

Для субконто со ссылкой на справочник действует правило: не держите в справочнике два элемента на один и тот же реальный объект. Два «одинаковых» контрагента или две карточки одной номенклатуры разложат сумму на две строки аналитики, и сальдо по объекту не сойдётся визуально.

Одно и то же субконто может стоять на нескольких счетах. Например, Контрагенты используется и на 60, и на 62, и на 76 — это один вид субконто, а не три разных. Поэтому отчёт «Анализ субконто» по конкретному контрагенту собирает его движения сразу по всем счетам, где этот разрез назначен. Это удобно для сверки: видно и дебиторку, и кредиторку по одному партнёру на одном экране.

Как работает связка из нескольких субконто

Главная сила механизма — пересечение разрезов. Когда на счёте стоит два-три субконто, отчёты показывают данные на любой их комбинации.

Пример со счётом 10 «Материалы». На нём обычно три субконто: Номенклатура, Склады, Партии. Это даёт ответы на вопросы разной глубины:

• остаток по всей номенклатуре на конкретном складе;
• остаток конкретного материала на всех складах;
• остаток конкретного материала на конкретном складе по конкретной партии.

Второй пример — счёт 20 «Основное производство». На нём обычно стоят Номенклатурные группы, Статьи затрат и Подразделения. Такая связка позволяет собрать себестоимость сразу в трёх проекциях: сколько ушло на выпуск по видам продукции, из каких затрат она сложилась и в каком подразделении возникла. Для расчёта себестоимости и для управленческих отчётов этого хватает без дополнительных регистров.

Порядок субконто на счёте важен — он задаёт вложенность в отчётах. Первое субконто идёт верхним уровнем группировки, второе вкладывается в него, третье — в него. Если в оборотке по счёту 10 первым стоит Номенклатура, вы увидите материалы, а внутри каждого — склады. Поменяете порядок — верхним уровнем станут склады, а материалы уйдут внутрь.

Смотреть аналитику удобно через стандартные отчёты в разделе Отчёты:

Проверьте, как вы поняли механизм.

Ошибки при работе с субконто

Типичные проблемы, из-за которых аналитика «не сходится».

• Пустое субконто в проводке. Сумма попадает в отчёт в строку без аналитики. Причина — ручная операция или документ, где поле аналитики не заполнили. Найдите такие записи обороткой по счёту: строка без значения субконто сразу видна.
• Попытка добавить четвёртое субконто. Типовая конфигурация ограничивает число разрезов тремя. Если трёх мало, пересматривают саму схему учёта, а не «добивают» счёт — лишнюю детализацию часто выносят в отдельный регистр или справочник.
• Задвоение значений аналитики. Два элемента справочника на один объект разносят обороты на две строки. Лечится поиском и объединением дублей в справочнике.
• Смена субконто у счёта с остатками без перепроведения. После изменения состава аналитики старые движения остаются как были. Нужно перепровести документы за период, иначе часть сумм окажется без нового разреза.
• Путаница субконто и количественного учёта. Количественный и валютный учёт — это признаки самого счёта, а не субконто. Если нужно считать штуки или вести валюту, включают соответствующий признак у счёта, а не добавляют ещё один разрез.
• Неверный тип значения. Вид субконто со ссылкой на не тот справочник не даст заполнить проводку нужным объектом. Тип задаётся один раз при создании вида субконто, менять его на работающей базе рискованно.
• Слишком дробная аналитика. Иногда третье субконто вводят «на всякий случай», хотя им никто не пользуется. Лишний разрез замедляет проведение документов и построение отчётов, а пользы не даёт. Разрез стоит заводить под конкретный отчёт или конкретное управленческое решение, а не впрок.

Отдельно о порядке работы: менять состав субконто лучше в начале периода, когда оборотов по счёту ещё нет или их мало. Тогда перепроводить придётся минимум документов, и риск разъехавшейся аналитики ниже.

Частые вопросы