Поле «Действуют с» у паспорта сотрудника в 1С:ЗУП 3.1 — правило выбора даты и исправление

В поле «Сведения о документе действуют с» в 1С ЗУП указывайте дату выдачи документа: для паспорта — дату из строки «Дата выдачи». Это самый надёжный вариант: программа будет считать паспорт действующим ровно с того дня, с которого он действует по жизни.

Дату приёма на работу, дату ввода данных или первое число месяца ставить не нужно. Такая дата обычно «срезает» историю: отчёты и печатные формы за более ранний период показывают пустые или старые реквизиты.

Какую дату указывать в поле «Сведения о документе действуют с»

Короткое правило для практики:

Поле «Срок действия» (или «Действует до») — это другое. Там указывают дату, до которой документ годен: актуально для загранпаспорта, вида на жительство, разрешения на временное проживание. У паспорта гражданина РФ срок действия обычно не заполняют: его замена привязана к возрасту.

Как ЗУП хранит паспорт: история, а не одно значение

В ЗУП 3.1 документы физического лица хранятся с историей. У каждой записи своя дата начала действия. Поле «Сведения о документе действуют с» и есть эта дата.

Как это работает на примере:

• 📅 Запись 1: паспорт 45 01 №111111, действуют с 12.03.2011.
• 📅 Запись 2: паспорт 45 22 №222222, действуют с 05.09.2024.

Программа рассуждает так. Для любого документа или отчёта с датой до 05.09.2024 актуален первый паспорт. С 05.09.2024 и позже — второй. Старый паспорт никуда не исчезает и остаётся в истории.

Теперь представим, что второй паспорт ввели не с 05.09.2024, а с 01.11.2024 — днём, когда кадровик дошёл до бумаг. Тогда трудовой договор, перепечатанный за октябрь, и любые сведения на октябрьскую дату выйдут со старым паспортом, хотя сотрудник уже сдал его. Именно поэтому дата выдачи надёжнее даты ввода.

Где это увидеть:

1. Откройте Кадры → Сотрудники и карточку нужного человека.
2. Щёлкните по ссылке с паспортными данными (под ФИО, в блоке личных данных).
3. В форме документа видны вид документа, серия, номер, дата выдачи, кем выдан, код подразделения и поле «Сведения о документе действуют с».
4. Список всех введённых документов с датами открывается по ссылке истории рядом с паспортными данными.

Флажок «Является документом, удостоверяющим личность» отмечает, какой из документов программа подставляет в отчёты и печатные формы. Если у человека, например, и паспорт РФ, и загранпаспорт, флажок должен стоять только у паспорта РФ.

Приём на работу и кадровый перевод: что ставить в дате

Новый сотрудник

На приёме паспорт вводят чаще всего прямо в карточке сотрудника. Ставьте дату выдачи паспорта, даже если он выдан десять лет назад. Это ничего не ломает: до приёма по сотруднику просто нет начислений и документов.

Типичный промах — поставить дату приёма. Пока всё работает, но если позже понадобится справка или отчёт за период до приёма (например, сотрудник раньше уже работал в организации и вернулся), паспорт там не подтянется.

Сотрудник уже был в базе

Если человек когда-то работал в организации, работал по договору ГПХ или числился в другой организации той же базы, физическое лицо у него уже есть. Не создавайте второе физлицо. Откройте его историю документов:

• ✅ паспорт тот же — ничего не меняйте;
• 🔄 паспорт новый — добавьте новую запись с датой выдачи нового паспорта;
• ❌ старая запись с ошибкой — исправьте её, но не удаляйте, если по ней уже сдавались отчёты.

Кадровый перевод

На перевод (смена должности, подразделения, оклада) паспорт не влияет. Документ «Кадровый перевод» никак не связан с датой действия сведений о документе. Если в день перевода сотрудник принёс новый паспорт, вводите его отдельно, с датой выдачи, а не с датой перевода.

Отпуска, больничные и другие документы-основания

Отпуск, больничный, командировка и сама зарплата не рассчитываются по паспортным данным. Дата «действуют с» на сумму отпускных или пособия не влияет никак.

Где паспорт всё-таки появляется:

• 🖨 Печатные формы. Трудовой договор, личная карточка Т-2, согласие на обработку персональных данных, некоторые заявления. Программа берёт паспорт, действующий на дату документа.
• 📄 Справки. Справка о доходах и суммах налога физлица (приложение к 6-НДФЛ) содержит код документа, серию и номер.
• 🏥 Больничные и пособия. Расчёт идёт через электронный листок нетрудоспособности и обмен с СФР (бывший ФСС, с 2023 года — Социальный фонд). Сотрудник идентифицируется в первую очередь по СНИЛС, но при неверных личных данных реестры и сведения для фонда тоже могут уйти с ошибкой.

Практический вывод. Если в печатной форме приказа или договора вышел старый паспорт, а сотрудник уже принёс новый, проверьте не форму, а даты в истории документов. Чаще всего новая запись стоит с датой позже даты документа, поэтому программа честно показывает ту, что действовала раньше.

Влияет ли дата паспорта на стаж и пособия

Нет. Это частое заблуждение, поэтому отдельно.

Страховой стаж для больничных, стаж для надбавок и северный стаж в ЗУП 3.1 ведутся отдельно: в разделе стажей карточки сотрудника или при приёме на работу. Там вводится количество лет, месяцев и дней на определённую дату, и программа досчитывает стаж дальше сама.

Дата выдачи паспорта и поле «Сведения о документе действуют с» в этих расчётах не участвуют:

Если процент оплаты больничного вышел неожиданным, ищите причину в данных о стаже, а не в паспорте.

Неверная дата действия: как исправить и что перепровести

Шаг 1. Найдите, что именно не так

Откройте историю документов сотрудника и сравните записи с реальными паспортами. Варианты ошибок:

• 📌 дата «действуют с» стоит позже даты выдачи (часто — дата ввода);
• 📌 новый паспорт записан поверх старого, и старого в истории нет;
• 📌 две записи с одинаковыми реквизитами, но разными датами;
• 📌 флажок «Является документом, удостоверяющим личность» стоит не у того документа.

Шаг 2. Исправьте запись

1. Откройте запись в истории двойным щелчком.
2. Поставьте в «Сведения о документе действуют с» дату выдачи этого документа.
3. Если новый паспорт затёр старый — верните в запись старые серию, номер и дату выдачи, затем добавьте новый паспорт отдельной записью.
4. Удалите задвоенную запись, если реквизиты в ней полностью совпадают с другой.
5. Запишите и закройте.

Не удаляйте старый паспорт из истории, если по сотруднику уже сдавались отчёты с его реквизитами. Иначе при повторном формировании отчёта за прошлый период программа подставит другой документ.

Шаг 3. Что перепроводить

Перепроводить кадровые документы, отпуска, больничные и начисление зарплаты не нужно. Паспорт в их движения не записывается, суммы от него не зависят.

Что сделать после исправления:

• 🖨 перепечатать документы, которые ещё не подписаны;
• 📊 перезаполнить отчёты, которые ещё не отправлены, — нажать кнопку заполнения в самом отчёте;
• 📤 если отчёт с ошибочным паспортом уже принят, решить вопрос об уточнённых сведениях по правилам этого отчёта.

Частая история после переноса из ЗУП 2.5

При переходе на ЗУП 3.1 паспортные данные переносятся с той датой, которая была в старой базе. Иногда там стоит дата переноса или начало года. Проверить это удобно отчётом по личным данным сотрудников или списком документов физических лиц с колонкой периода: отберите записи, где дата действия не совпадает с датой выдачи.

Иностранные сотрудники и несколько документов сразу

У иностранца в ЗУП почти всегда несколько документов одновременно. Например, паспорт иностранного гражданина, вид на жительство и патент. Для каждого — своя запись и своя дата «действуют с».

Как вводить без путаницы:

1. Паспорт иностранного гражданина — дата «действуют с» равна дате выдачи паспорта.
2. Вид на жительство или разрешение на временное проживание — тоже дата выдачи. Обязательно заполните «Срок действия»: по нему видно, когда документ закончится.
3. Флажок «Является документом, удостоверяющим личность» ставьте у того документа, который должен попадать в отчёты. Обычно это паспорт иностранного гражданина, а у постоянно проживающих — вид на жительство, если так требует форма отчёта.
4. Когда сотрудник получает гражданство РФ, добавьте паспорт РФ с датой выдачи и переставьте флажок на него.

Статус налогоплательщика (резидент или нерезидент) и статус застрахованного лица задаются в ЗУП отдельно. Дата документа их не переключает: если иностранец стал резидентом или получил ВНЖ, это нужно отразить в соответствующих сведениях сотрудника, а не только в паспортных данных.

Удобный приём: раз в месяц открывайте список документов физических лиц и сортируйте по сроку действия. Документы, которые закончатся в ближайшие 30 дней, видно сразу.

Смена фамилии и паспорт: порядок ввода

После регистрации брака меняются две вещи, и в ЗУП это две разные истории.

1. ФИО. В карточке сотрудника откройте историю изменения ФИО и добавьте новую запись. Дата — день, с которого действует новая фамилия.
2. Паспорт. Когда сотрудник получит новый паспорт, добавьте его новой записью с датой выдачи.

Между этими датами есть разрыв: фамилия уже новая, а паспорт ещё старый. Это нормально, так и бывает в жизни. В этот период документы на сотрудника выйдут с новой фамилией и старым паспортом.

Кадровый документ о смене фамилии в ЗУП оформлять отдельно не нужно, но приказ или дополнительное соглашение по правилам вашей организации никто не отменял.

Частые вопросы