Как проверить персонифицированные сведения в 1С ЗУП пошагово

Сведения о застрахованном лице в 1С ЗУП 3.1 хранятся в трёх местах: в карточке сотрудника и физического лица (СНИЛС, ИНН, ФИО, дата рождения, статус застрахованного), в кадровых документах (приёмы, переводы, увольнения) и в начислениях за месяц. Отчёты собирают данные именно оттуда. Поэтому проверить персонифицированные сведения пошагово — значит пройти по этим трём точкам до отправки, а потом прогнать сам отчёт встроенной проверкой в Отчетность, справки → 1С-Отчетность.

Почти все отказы ФНС и СФР по персонифицированному учёту сводятся к одному: данные человека в базе не совпадают с данными в базе фонда или налоговой. Опечатка в отчестве, старая фамилия после брака, неверная цифра в СНИЛС. Такие вещи ловятся в карточке за пять минут, а исправлять их после отказа приходится уточнёнкой.

Карточка сотрудника: откуда берутся СНИЛС, ИНН и ФИО

Открывается она из Кадры → Сотрудники. В ЗУП сотрудник и физическое лицо — разные объекты: у одного человека может быть несколько сотрудников (основное место и внутреннее совместительство), но физлицо одно. Личные данные хранятся у физлица, и в отчёт идут оттуда.

Что смотреть на основной странице карточки:

• 🆔 ФИО — ровно как в паспорте, с буквой «ё», если она есть в документе. Расхождение с данными СФР — частая причина отказа.
• 🔢 СНИЛС — 11 цифр. В старых релизах поле называлось «Страховой номер ПФР».
• 🧾 ИНН — 12 цифр для физлица. В персонифицированных сведениях для ФНС он обязателен, если у человека есть ИНН.
• 📅 Дата рождения и пол.

Паспорт и прочие документы смотрите по ссылке с личными данными в шапке карточки. ФИО там хранится с историей: при смене фамилии программа помнит, с какой даты действует новая. Если поменять фамилию прямо в поле без истории, старые отчёты «перепишутся» задним числом.

Для иностранцев отдельно важен статус застрахованного лица: временно пребывающий, временно проживающий, постоянно проживающий. Он задаётся в разделе страхования карточки и тоже хранится по датам. От статуса зависят тарифы взносов и то, как человек попадёт в отчёты.

Кадровые документы и раздел «Электронные трудовые книжки»

Вторая точка — история трудовой деятельности. Её формируют документы Кадры → Приемы, переводы, увольнения: «Прием на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение». В каждом есть флажок «Отразить в трудовой книжке». Если он снят, событие в ЕФС-1 не попадёт.

Что проверить в кадровом документе:

1. Дату события — по ней считается срок подачи.
2. Должность и её трудовую функцию с кодом по ОКЗ. Код задаётся в справочнике должностей. Без кода сведения не пройдут проверку.
3. Основание — вид, дату и номер приказа.
4. Для увольнения — статью ТК и формулировку основания.

Сами отчёты о трудовой деятельности собираются в разделе Кадры → Электронные трудовые книжки. Здесь видно, по каким событиям сведения уже отправлены, а по каким ещё нет. Из того же раздела формируется выписка СТД-Р для сотрудника по его заявлению.

Если событие было до начала работы в ЗУП (например, базу перенесли из другой программы), его вводят документом «Регистрация трудовой деятельности». Он не меняет кадровую историю, а только добавляет запись для отчётности.

Персонифицированные сведения и ЕФС-1: как сформировать и проверить пошагово

С 2023 года вместо СЗВ-М, СЗВ-ТД и СЗВ-СТАЖ работают две формы:

Порядок проверки персонифицированных сведений:

1. Закройте месяц по зарплате: начисления проведены, взносы рассчитаны. Без этого отчёт заполнится неполными суммами.
2. Откройте Отчетность, справки → 1С-Отчетность, нажмите «Создать» и выберите «Персонифицированные сведения о физических лицах».
3. Укажите организацию и месяц, нажмите «Заполнить».
4. Просмотрите список: все ли работающие в месяце люди на месте, нет ли лишних. Уволенные в прошлом месяце без выплат попадать не должны, а получившие выплату по ГПХ — должны.
5. Запустите проверку из меню «Проверка» в форме отчёта: сначала проверку выгрузки (формат и обязательные поля), затем проверку в интернете, если подключена 1С-Отчетность.
6. Исправьте всё, что выдала проверка, в карточках, а не в самом отчёте, и перезаполните его.
7. Отправьте отчёт и дождитесь квитанции о приёме.

Для ЕФС-1 логика та же: формируете сведения в Кадры → Электронные трудовые книжки или в 1С-Отчетности, проверяете, отправляете. Разница в том, что ЕФС-1 строится по кадровым событиям, а персонифицированные сведения — по начислениям.

Правьте данные в карточке и кадровых документах, а не руками в отчёте. Ручная правка исчезнет при следующем перезаполнении, а ошибка в базе останется и вылезет в РСВ.

Как сверить суммы с начислениями и взносами

Сумма выплат в персонифицированных сведениях должна совпасть с базой взносов за тот же месяц. Расхождение обычно значит одно из двух: начисление не проведено или вид начисления неверно настроен для взносов.

Для сверки подойдут:

• 📊 «Анализ взносов в фонды» — раздел Налоги и взносы, группа отчётов по налогам и взносам. Показывает базу и взносы по каждому человеку за период.
• 📑 Расчётная ведомость в разделе Зарплата → Отчеты по зарплате — что начислено по каждому сотруднику.
• 🗂 Раздел 3 РСВ — в квартальном отчёте суммы по месяцам должны совпасть с теми, что ушли в персонифицированных сведениях за первый и второй месяц.

Удобный приём: сформируйте «Анализ взносов» за месяц, отсортируйте по сумме и сравните итог с итогом персонифицированных сведений. Если итоги сходятся, построчная сверка не нужна. Если нет — ищите человека, у которого разница, и смотрите его начисления.

Мини-кейс. В январе итог «Анализа взносов» — 1 240 000 ₽, а персонифицированные сведения показывают 1 205 000 ₽. Разница 35 000 ₽. Сортируем оба списка по сумме и находим сотрудницу, у которой в отчёте 0 вместо 35 000 ₽. Причина: её разовое начисление ввели в январе, но в документе выбрали другую организацию группы. После исправления организации и перезаполнения итоги совпали.

Ошибки в данных застрахованного лица: как найти и исправить

Ошибку можно поймать до отправки (проверкой отчёта) или после — по уведомлению об отказе от ФНС или протоколу от СФР. Во втором случае текст уведомления сразу называет человека и поле.

Как исправлять уже принятые сведения:

• 🔁 Персонифицированные сведения — подаётся уточнённая форма за тот же месяц с номером корректировки. Если в отчёт попал не тот человек, по нему подают сведения с нулевыми показателями и отдельно — верные данные по нужному лицу.
• ✏️ ЕФС-1, подраздел 1.1 — ошибочное мероприятие отменяют и при необходимости подают заново с правильными данными. В ЗУП отмену делают через новый документ сведений, где выбирают отменяемую запись.

Регистр мероприятий трудовой деятельности: что в нём видно

Все события, которые ЗУП считает «трудовыми» для отчётности, программа складывает в отдельный регистр. Именно оттуда заполняется ЕФС-1. Если отчёт заполнился странно — например, событие задвоилось или пропало, — смотреть нужно сюда.

Открыть регистр можно через Функции для технического специалиста (команда в главном меню; если её нет, включите отображение в параметрах программы). Найдите регистр по слову «мероприятия» в списке регистров сведений.

Что в нём видно по каждой записи:

• 👤 физлицо и организация;
• 📅 дата события и вид мероприятия (приём, перевод, увольнение и другие);
• 📄 документ-регистратор — какой приказ записал событие;
• 🚫 признак отмены, если запись отменили.

Типовой сценарий: в ЕФС-1 один перевод вылез дважды. В регистре видно два регистратора — например, «Кадровый перевод» и «Регистрация трудовой деятельности», введённую по тому же событию при переносе данных. Лишний документ нужно отменить или снять с него отражение, а не удалять запись регистра руками.

Не редактируйте записи регистра напрямую. Правьте документ-регистратор: так запись пересоздастся корректно, и история останется понятной при проверке.

Шпаргалка: где в ЗУП 3.1 лежат данные застрахованного лица

Для разового списка по всем сотрудникам удобно открыть Кадры → Сотрудники и через «Ещё → Изменить форму» вывести колонки СНИЛС и ИНН. Пустые и подозрительные значения сразу видны глазами.

Частые вопросы