Отчёт о начисленной и удержанной зарплате в ЗУП и Бухгалтерии: поиск, настройка, расшифровка

Свод начислений и удержаний в 1С 8.3 лежит в разделе Зарплата → Отчеты по зарплате (в ЗУП 3.1) или Зарплата и кадры → Отчеты по зарплате (в Бухгалтерии 3.0). В списке отчётов он называется «Свод начислений, удержаний и выплат». Если его не видно, наберите в строке поиска панели отчётов слово «свод».

Обычно отчёт ищут в двух ситуациях: нужно быстро сверить фонд оплаты труда за месяц или понять, откуда у сотрудника долг. Оба вопроса закрываются одним сводом, если правильно задать период, организацию и группировки.

Где найти свод начислений и удержаний в разных конфигурациях 1С 8.3

Свод входит в зарплатный блок, поэтому он есть только там, где ведётся расчёт зарплаты. В УТ 11 или Рознице его нет: эти программы зарплату не считают.

Пошагово в ЗУП 3.1

1. Откройте раздел Зарплата на левой панели.
2. В группе отчётов нажмите Отчеты по зарплате. Откроется панель со списком отчётов.
3. Найдите строку «Свод начислений, удержаний и выплат». Рядом в списке обычно есть «Полный свод начислений, удержаний и выплат» — он детальнее, с разбивкой по сотрудникам.
4. Щёлкните по названию — откроется форма отчёта.

Если отчёта нет в списке

Панель отчётов показывает не всё: часть отчётов скрыта настройкой. Что проверить:

• 🔍 Поиск по панели. Вверху панели есть поле поиска. Введите «свод» — найдутся и скрытые отчёты.
• ⚙️ Настройка панели. Кнопка настройки в панели отчётов включает режим, где можно отметить скрытые отчёты галочкой, и они появятся в списке.
• 🔐 Права. Если поиск ничего не дал, у пользователя может не быть роли на просмотр зарплатных отчётов. Это решает администратор базы в Администрирование → Настройки пользователей и прав.
• 🧩 Функционал программы. В Бухгалтерии 3.0 зарплатный раздел должен быть включён в Главное → Функциональность на вкладке «Зарплата и кадры».

Как настроить отчёт перед формированием

Сразу после открытия свод нельзя просто «нажать и забыть». Если оставить параметры по умолчанию, в отчёт попадёт текущий месяц по всем организациям — для сверки это почти всегда не то.

Обязательные параметры в шапке

1. Период. Укажите месяц или диапазон. Для квартала — с 1-го числа первого месяца по последний день третьего.
2. Организация. Если в базе несколько юрлиц, выберите одно. Иначе суммы смешаются, и сверить их с ведомостями не получится.
3. Подразделение. Заполняйте, когда нужен свод по одному отделу. Пустое поле — значит все подразделения.

После этого нажмите Сформировать.

Расширенная настройка

Кнопка Настройки в командной панели отчёта открывает форму с несколькими уровнями. В простом режиме доступны отборы и основные флажки. В расширенном (переключатель в той же форме) — группировки, поля и сортировка.

Что чаще всего настраивают на практике:

• 👥 Группировка по сотрудникам — чтобы видеть суммы по каждому человеку, а не общий итог.
• 🏢 Группировка по подразделениям — для сверки ФОТ по отделам.
• 🧾 Отбор по виду расчёта — например, только «Оплата по окладу» или только отпускные.
• 📅 Отбор по сотруднику — когда разбирают одну спорную карточку.

Как читать цифры в своде начислений, удержаний и выплат

Отчёт построен по принципу «оборотки» по зарплате. По каждому сотруднику (или по организации в целом) видно движение денег за период.

Формула проверки простая:

Сальдо на конец = Сальдо на начало + Начислено − Удержано − Выплачено

Пример. На 1 марта долг перед сотрудником — 0 ₽. За март начислено 60 000 ₽, удержан НДФЛ 13% — 7 800 ₽. Выплачен аванс 24 000 ₽. Сальдо на конец: 0 + 60 000 − 7 800 − 24 000 = 28 200 ₽. Именно эта сумма должна уйти в ведомости на зарплату за вторую половину месяца.

Что важно знать про НДФЛ в своде

С 2023 года НДФЛ удерживается на дату выплаты дохода, в том числе с аванса. Поэтому в ЗУП 3.1 налог в колонке «Удержано» распределяется по выплатам: часть приходится на аванс, часть на окончательный расчёт. Если вы сравниваете свод с расчётом налога за месяц «в лоб», суммы по датам могут не совпасть, хотя итог за месяц верный.

Расшифровка суммы: откуда взялась цифра

Самая полезная функция свода — расшифровка. Не нужно открывать десятки документов, чтобы понять, из чего сложилась сумма.

Как расшифровать ячейку

1. Сформируйте отчёт.
2. Дважды щёлкните по интересующей сумме — например, по начислению конкретного сотрудника.
3. Программа предложит выбрать, как детализировать: по документам, по видам расчёта или открыть документ-регистратор.
4. Выберите вариант — откроется новый отчёт-расшифровка или сам документ.

Так за пару щелчков можно выйти от итоговой цифры к конкретной строке в документе «Начисление зарплаты и взносов».

Когда это нужно

• 🔎 Сотрудник говорит, что ему не доплатили, — расшифровка сальдо покажет, какие выплаты прошли.
• 📊 ФОТ за месяц вырос — расшифровка по видам расчёта покажет, где именно (премия, доплата, перерасчёт).
• 🔁 Суммы прошлого месяца изменились — значит, появился перерасчёт или исправление документа задним числом. Расшифровка найдёт его.

Свод или расчётный листок

Если нужна картина по одному сотруднику, удобнее «Расчетный листок» из того же списка. Свод полезен, когда сравнивают нескольких людей или организацию в целом.

Сверка свода с ведомостями за месяц

Перед закрытием месяца удобно пройти короткую проверку по своду. Она занимает несколько минут и ловит большинство расхождений до того, как они попадут в отчётность.

1. Сформируйте свод за месяц по одной организации без отбора по подразделению.
2. Сравните итог колонки «Выплачено» с суммой всех проведённых ведомостей за месяц: в банк, в кассу и через раздатчика.
3. Сравните итог «Начислено» с суммой документов «Начисление зарплаты и взносов», отпусков и больничных за этот же месяц начисления.
4. Посмотрите сальдо на конец. Положительное — это зарплата за вторую половину месяца, которая будет выплачена в следующем. Отрицательное у кого-то из сотрудников — повод разобраться сразу.

Если пункты 2 и 3 сходятся, а сальдо на конец равно сумме, которую вы собираетесь выплатить, месяц по расчётам с персоналом закрыт корректно.

Почему свод пустой или не сходится: разбор причин

Ошибки в своде почти всегда связаны не с самим отчётом, а с данными, которые в него попадают. Разберите симптом ниже — это быстрее, чем перебирать все настройки подряд.

Ещё два случая, которые путают

• 🗓️ Месяц начисления и дата документа. В ЗУП суммы попадают в свод по месяцу начисления, а не по дате создания документа. Документ от 2 апреля с месяцем начисления «Март» окажется в мартовском своде.
• 🏛️ Несколько организаций в базе. Если в шапке выбрана одна организация, а сотрудник оформлен в другой, его суммы в отчёт не попадут. Проверьте, в какой организации работает человек, по его карточке.

Печать и выгрузка свода в Excel или PDF

Готовый отчёт часто нужен вне программы: для руководителя, аудитора или сверки с банком.

Печать

1. Сформируйте отчёт.
2. Нажмите кнопку печати в командной панели или Ctrl+P.
3. Перед печатью откройте параметры страницы и выберите альбомную ориентацию. Свод широкий, и в книжной ориентации колонки уйдут на второй лист.
4. Если колонок слишком много, уменьшите масштаб в параметрах страницы или уберите лишние поля в настройках отчёта.

Сохранение в файл

Кнопка с изображением дискеты (Сохранить) выгружает отчёт в файл. Доступные форматы:

Отправка по почте прямо из 1С

В командной панели отчёта есть команда отправки по почте. Она работает, если в программе настроена учётная запись электронной почты. Отчёт прикрепится к письму вложением в выбранном формате.

Частые вопросы