Машины, путевые листы и доставка: как с ними работают в 1С

Единого раздела «Транспорт» в 1С нет: машина живёт в трёх местах сразу. В 1С:Бухгалтерии это основное средство, регистрация для транспортного налога и списание топлива. В ЗУП — компенсация сотруднику за личный автомобиль. В 1С:Управлении торговлей 11 — доставка: транспортные средства, зоны доставки и задания на перевозку.

Самый быстрый способ найти любой справочник по транспорту — меню «Все функции». Включите его в ☰ → Настройки → Параметры, флажок «Показывать команду Все функции», затем откройте ☰ → Все функции → Справочники и найдите в списке «Транспортные средства». Дальше — по шагам для каждой конфигурации.

Где в 1С искать транспорт: карта по конфигурациям

Сначала определитесь, какая задача стоит. От этого зависит, в какую программу и в какой раздел идти.

💡 Если пункта нет в меню раздела, его, скорее всего, скрыла функциональность. В БП это Главное → Функциональность, в УТ — НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов.

Автомобиль в 1С:Бухгалтерии: учёт и транспортный налог

Для бухгалтерии машина — это прежде всего основное средство. Без карточки ОС не получится ни амортизации, ни налога.

Принять машину к учёту

1. Заведите карточку в справочнике «Основные средства». Укажите группу учёта «Транспортные средства» и, при необходимости, код ОКОФ.
2. Оформите ОС и НМА → Поступление основных средств. В документе сразу задаются способ амортизации, срок полезного использования и счёт затрат.
3. Если машина пришла через обычное поступление на 08.04, примите её документом «Принятие к учёту ОС» из того же раздела.

Зарегистрировать для транспортного налога

Налог программа считает не по карточке ОС, а по отдельной записи о регистрации. Это частая причина нулевого налога.

1. Проверьте, что налог включён: Справочники → Налоги и отчеты, вкладка «Транспортный налог».
2. Откройте ОС и НМА → Регистрация транспортных средств и создайте запись.
3. Заполните: основное средство, налоговый орган, код вида ТС, налоговую базу (для легковых — мощность в лошадиных силах), ставку, дату регистрации.
4. Для дорогих легковых машин из перечня Минпромторга укажите повышающий коэффициент.
5. При снятии с учёта или продаже создайте запись о снятии с регистрации, иначе налог будет начисляться дальше.

Налог и авансовые платежи начисляются регламентной операцией «Расчет транспортного налога» в Операции → Закрытие месяца. Проводка — Дт 26 (44) Кт 68.07.

Ставка и регион

Ставку задаёт региональный закон, поэтому 1С подставляет её не всегда. Проверьте поле ставки в каждой записи регистрации. Если машин несколько в разных регионах, налоговый орган в записи укажите по месту регистрации ТС.

Справочник «Транспортные средства»: что в нём хранить

Этот справочник нужен не для налога, а для перевозочных документов — товарно-транспортной накладной и электронной ТрН. Он есть и в Бухгалтерии, и в УТ.

Что заполнить в карточке как минимум:

• 🚚 марку и модель — печатаются в ТТН;
• 🔢 государственный регистрационный номер — без него накладная не пройдёт проверку получателя;
• 🧾 тип — тягач или прицеп, если перевозка идёт автопоездом;
• 🏢 владельца, если машина арендована или принадлежит перевозчику.

В УТ 11 у карточки есть ещё грузоподъёмность и объём кузова. Эти цифры программа использует при планировании, чтобы показать, поместится ли груз в задание на перевозку. Заполняйте их точно: занижение даст ложные перегрузы, завышение — реальные.

💡 Справочник «Транспортные средства» и карточка ОС никак не связаны. Одна и та же машина может быть в обоих местах, и это нормально. Называйте элементы одинаково, например «КАМАЗ 65115 А123ВС77», чтобы их легко было сопоставить.

ТТН в Бухгалтерии оформляют на основании реализации: через «Создать на основании» или печатную форму документа, в зависимости от релиза. Водителя выбирают из физических лиц, машину — из этого справочника.

Путевые листы и списание топлива

Типовые БП 3.0 и УТ 11 не содержат документа «Путевой лист». Его ведут на бумаге, в отраслевом решении для автотранспорта или во внешней программе. В бухгалтерии отражают итог — расход топлива.

Как списать ГСМ по путевым листам

1. Топливо приходуется на счёт 10.03 обычным поступлением товаров или по авансовому отчёту, если водитель заправлялся за наличные.
2. В конце месяца соберите путевые листы и посчитайте расход по каждой машине.
3. Создайте Производство → Требования-накладные. На вкладке «Материалы» — топливо и количество литров, на вкладке «Счет затрат» — 20, 26 или 44 и статью затрат.
4. В комментарии укажите номера путевых листов за период. Это сильно облегчает проверку.

Норма или факт

Списывают фактический расход по путевым листам. Нормы нужны для контроля перерасхода. Обычно их утверждают приказом руководителя на основе методических рекомендаций Минтранса (распоряжение № АМ-23-р) с поправками на зиму и город.

Пример. Норма для легковой машины — 9 л на 100 км, зимняя надбавка 10%. За январь пробег 1 800 км. Норма: 9 × 1,1 × 18 = 178,2 л. Если по путевым листам вышло 195 л, перерасход 16,8 л. Его списывают как есть, но для налога на прибыль решают отдельно, учитывать ли сверхнормативный расход.

Транспорт в ЗУП: компенсация за личный автомобиль

В 1С:ЗУП 3.1 нет справочника машин. Транспорт появляется здесь, когда сотрудник ездит по работе на своём автомобиле. По статье 188 ТК РФ работодатель возмещает расходы, а размер фиксирует соглашение с сотрудником.

Настроить начисление

1. Откройте Настройка → Начисления и создайте новое начисление, например «Компенсация за личный автомобиль».
2. Задайте способ расчёта «Фиксированной суммой», если компенсация месячная.
3. На вкладке «Налоги, взносы, бухучет» выберите варианты, при которых доход не облагается НДФЛ и страховыми взносами целиком: компенсация в пределах соглашения освобождена.
4. В бухучёте укажите счёт затрат и статью расходов, как для остальных начислений подразделения.
5. Назначьте начисление сотруднику документом «Назначение планового начисления» с суммой из соглашения.

Налог на прибыль и лимиты

Для НДФЛ и взносов лимита нет — важна обоснованность суммы. Для налога на прибыль действуют нормы из постановления Правительства № 92:

Пример. Сотруднику платят 5 000 руб. в месяц за машину 1,6 л. В налоговые расходы попадёт 1 200 руб., остальные 3 800 руб. — не учитываются при налогообложении прибыли. Для НДФЛ и взносов все 5 000 руб. не облагаются, если сумма закреплена соглашением.

💡 За месяц, когда сотрудник был в отпуске или на больничном, компенсацию обычно не платят: машина по работе не использовалась. Это удобно делать через пересчёт по отработанному времени, если так записано в соглашении.

Доставка в 1С:Управлении торговлей 11

В УТ 11 транспорт — часть складской логистики. Механизм нужен, если вы сами развозите товар клиентам или передаёте его перевозчику.

Включить доставку

1. Откройте НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка.
2. В группе «Доставка» включите флажок управления доставкой.
3. После этого в разделе Склад и доставка появятся справочники и документы доставки.

Что заполнить до первой поездки

• 🗺 Зоны доставки — районы города или направления. Их выбирают в адресах клиентов и в заказах.
• 🚚 Транспортные средства — свои машины с грузоподъёмностью и объёмом.
• 🤝 Перевозчики — партнёры, которым вы передаёте груз. У партнёра должен стоять признак перевозчика.

Как идёт доставка

1. В заказе клиента на вкладке доставки выберите способ: самовывоз, силами продавца или силами перевозчика. Укажите адрес и зону.
2. Отгрузка по заказу становится распоряжением на доставку.
3. Логист создаёт документ «Задание на перевозку»: выбирает машину, водителя, дату и подбирает распоряжения.
4. Программа суммирует вес и объём груза и сравнивает с параметрами машины.
5. После поездки в задании отмечают, что доставлено, а что вернулось.

Частые ошибки с транспортом и как их исправить

Частые вопросы