Транспортные накладные в 1С 8.3 Бухгалтерия: где искать, как создать, заполнить и распечатать

Отдельного журнала транспортных накладных в 1С 8.3 Бухгалтерия нет — и именно поэтому документ так трудно найти. Транспортная накладная здесь не самостоятельный документ, а печатная форма документа реализации: открываете Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД), заполняете внутри ссылку Доставка и жмёте Печать → Транспортная накладная. Всё, где в 1С транспортная накладная — ответ на этом заканчивается.

Транспортная накладная (ТН) подтверждает факт заключения договора перевозки груза автотранспортом. Без неё перевозчик не докажет, что груз принял, а заказчик — что расходы на доставку реальны. ТОРГ-12 и УПД эту роль не выполняют: они про передачу товара, а не про перевозку.

Ниже — точные пути в Бухгалтерии 3.0, ЗУП тут не участвует, отдельно разобраны УТ 11 и ERP, старая форма ТТН 1-Т, проводки по услугам перевозчика, печать нужного числа экземпляров и разбор ошибок, из-за которых печатная форма выходит полупустой.

Где в 1С найти транспортную накладную: короткий ответ по конфигурациям

Путь зависит от того, какая у вас конфигурация и что именно везут — продажу покупателю или перемещение между своими складами.

В ЗУП 3.1 транспортной накладной нет и быть не может — это кадрово-расчётная конфигурация. Если бухгалтерия и зарплата у вас в разных базах, ТН выписывается только в учётной (Бухгалтерия, УТ, ERP).

Чем транспортная накладная отличается от ТТН, ТОРГ-12 и УПД

Четыре формы постоянно путают, и из-за этого либо печатают лишнее, либо не печатают нужное.

Логика простая: 📦 ТОРГ-12 и УПД — отношения продавца и покупателя, 🚚 ТН — отношения с перевозчиком. Поэтому при доставке сторонней транспортной компанией печатают и то, и другое.

ТТН 1-Т формально не отменена, но для подтверждения перевозки её заменила ТН. Остаётся она там, где прямо требуется отраслевыми правилами или где контрагент упёрся и просит привычный бланк.

Подготовка: что заполнить, чтобы выписать ТН в 1С 8.3 Бухгалтерия

Печатная форма тянет данные из справочников. Не заполнили справочники — получите бланк с прочерками и будете вписывать от руки.

Проверьте до создания документа:

• 🏢 Адреса. У своей организации, у контрагента и у складов в Контактная информация должен быть заполнен фактический адрес — из него берутся места погрузки и разгрузки.
• 🚛 Перевозчик. Создайте его в Справочники → Контрагенты с видом деятельности «Перевозчик» или просто как обычного контрагента с договором на транспортные услуги.
• 👤 Водитель. В Бухгалтерии данные водителя обычно вносятся текстом в форме доставки — отдельный справочник заводить не нужно.
• ⚖️ Масса и грузовые места. В ТН обязателен раздел о грузе. Если в номенклатуре не задан вес, массу придётся указать вручную в форме доставки.
• 📄 Договор с перевозчиком. Нужен для корректного учёта расходов на счёте 44.01 и вычета НДС.
• ⚙️ Полная функциональность. Главное → Функциональность → переключатель Полная. При ограниченной функциональности часть печатных форм и ссылок скрыта.

Как создать транспортную накладную в 1С 8.3 Бухгалтерия: пошагово

Порядок одинаковый для продажи товаров и для отгрузки по УПД.

Что делать, если перевозку оплачивает покупатель

Когда договор с перевозчиком заключает покупатель, вы всё равно остаётесь грузоотправителем и ТН заполняете. Разница — в разделе о стоимости услуг перевозки: туда ваши данные не идут, графы заполняет заказчик перевозки.

В 1С это выглядит так: форма Доставка заполняется полностью, но транспортные услуги вы себе на расходы не берёте, проводок по счёту 44.01 не возникает.

Как сформировать ТТН в 1С 8.3 и когда она ещё нужна

ТТН по форме 1-Т печатается из того же документа реализации. Путь: откройте проведённую реализацию → Печать → Товарно-транспортная накладная (1-Т).

Что важно при печати ТТН:

1. Товарный раздел заполняется автоматически из табличной части документа.
2. Транспортный раздел берёт данные из формы Доставка — без неё он выйдет пустым.
3. Цены в ТТН подставляются из документа; если отпускная цена отличается от учётной, проверьте бланк глазами.
4. Печатается, как правило, в четырёх экземплярах, когда её требует контрагент: отправителю, получателю, перевозчику и для расчётов.

Отдельная история — алкоголь и пиво. Там ТТН требуется вместе с разделом «А» справки к ней, и форма печатается из документов, связанных с ЕГАИС.

Транспортные накладные в 1С 8.3 при перемещении товаров между складами

Если груз едет со склада на склад внутри одной организации, продажи нет — есть документ Склад → Перемещение товаров.

В актуальных релизах Бухгалтерии 3.0 в нём тоже есть ссылка Доставка и печать транспортной накладной. Логика та же: грузоотправитель и грузополучатель — ваша организация, адреса — адреса складов.

Когда везёте товар на обособленное подразделение или на склад хранения, в ТН обычно дополнительно указывают:

• 📍 точный адрес подразделения, а не юридический адрес организации;
• 👷 ФИО и телефон материально ответственного на приёмке;
• 📝 основание перемещения — номер внутреннего распоряжения.

Где найти транспортную накладную от поставщика

Входящая ТН — чужой документ, в 1С он не создаётся. В учёте с ней работают так:

• 📎 Скан подшивают к поступлению: откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), в документе Ещё → Присоединённые файлы и загрузите PDF или фото ТН. Так документ не потеряется при проверке расходов.
• 🧾 Услуги перевозчика проводят отдельно: Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) → Услуги (акт, УПД), в табличной части — услуга перевозки со счётом затрат.
• 📦 Доставку в стоимость товара включают документом Покупки → Поступление доп. расходов, если транспортные расходы по учётной политике формируют стоимость запасов.

Проводки: что формирует транспортная накладная и что не формирует

Сама ТН проводок не делает — это печатная форма, а не документ движения. Проводки формируют реализация, перемещение и документы по услугам перевозки.

Для расходов на перевозку ТН — основной подтверждающий документ. Налоговая проверяет связку «акт перевозчика + ТН + путевой лист», поэтому акт без накладной почти всегда вызывает вопросы.

Печать и хранение: сколько экземпляров ТН и где их потом искать

Транспортная накладная составляется в трёх экземплярах: грузоотправителю, грузополучателю и перевозчику. При переадресовке груза добавляются экземпляры на каждое изменение маршрута.

Чтобы не терять то, что уже напечатали:

1. В окне печатной формы нажмите Сохранить и выберите PDF — файл сразу прикрепится к документу через Присоединённые файлы.
2. Для массовой печати выделите несколько реализаций в журнале и нажмите Печать → нужную форму: 1С соберёт комплект одним заданием.
3. Количество копий задаётся в окне печати полем Копий — не нужно нажимать печать трижды.

Электронная транспортная накладная и ГИС ЭПД

Бумага постепенно уходит: перевозочные документы переводят в электронный вид через государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Электронная ТН подписывается КЭП и передаётся через оператора ЭПД.

В 1С работа с электронными перевозочными документами реализуется средствами сервисов ЭДО. Проверять настройки нужно здесь: Администрирование → Обмен электронными документами → профили настроек и соглашения с контрагентами.

Практический порядок при переходе на электронную ТН:

• 🔐 оформить КЭП на тех, кто подписывает перевозочные документы;
• 🤝 подключиться к оператору ЭПД и заключить соглашение с контрагентами и перевозчиком;
• 🧪 прогнать несколько тестовых рейсов параллельно с бумагой, прежде чем отказываться от бланков;
• 🗂 сохранить бумажный процесс для перевозчиков, которые к ЭПД ещё не подключены.

Транспортная накладная в УТ 11 и ERP: доставка и задания на перевозку

В Управлении торговлей и ERP логистика вынесена в отдельную подсистему, поэтому возможностей больше.

Что включить: НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка → флажок Управление доставкой. После этого появляется раздел Склад и доставка → Доставка.

Основные отличия от Бухгалтерии:

В УТ 11 транспортная накладная печатается и из Реализация товаров и услуг (Печать → Транспортная накладная), и из документа доставки — выбирайте в зависимости от того, одна отгрузка в рейсе или несколько.

Типичные ошибки и как их избежать

Отчёты, по которым проверяют отгрузки и расходы на доставку

Перед закрытием месяца полезно сверить, по всем ли отгрузкам есть перевозочные документы и верно ли легли транспортные расходы.

• 📊 Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту → счёт 44.01 — видно всю сумму расходов на доставку за период с расшифровкой по контрагентам.
• 📈 Продажи → Отчёты → Проданные товары, продукция, услуги — список отгрузок, по которому сверяют комплект документов.
• 🔍 Отчёты → Универсальный отчёт по документу Реализация товаров и услуг с отбором по складу и периоду — удобно вывести колонку с реквизитами доставки и найти документы, где форма Доставка пустая.
• 🧮 Отчёты → Анализ субконто по контрагенту-перевозчику — закрыты ли расчёты по перевозкам.

Частые вопросы