Генеральный директор в ЗУП 3.1: трудовая функция, код ОКЗ и кадровые документы

Трудовая функция директора в 1С 8.3 заполняется один раз — в справочнике «Трудовые функции»: создаёте элемент «Генеральный директор», ставите код ОКЗ 1120 «Руководители учреждений, организаций и предприятий» и привязываете эту функцию к должности. Дальше программа сама подставит её в приём на работу, переводы, ЕФС-1 и СТД-Р.

Как заполнить без ошибок, зависит от того, что уже есть в базе: принят ли директор, сданы ли по нему сведения в СФР, ведётся ли штатное расписание. Порядок одинаков для ЗУП 3.1 на интерфейсе «Такси»; для уже работающего директора есть отдельный сценарий исправления.

Что считается трудовой функцией и на чём она держится

По статье 15 ТК РФ трудовая функция — это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессией, специальностью с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работы. Статья 57 делает её обязательным условием трудового договора.

Для руководителя есть свои особенности:

• 📌 Наименование должности берётся из устава и решения учредителей. «Генеральный директор» и «Директор» — разные должности для ЕГРЮЛ, для договора и для 1С.
• 📌 Обязательных профстандартов для генерального директора коммерческой организации нет. По статье 195.3 ТК РФ профстандарт обязателен, только если требования к квалификации установлены законом. Для госкомпаний и ряда отраслей это не так — проверьте своё регулирование.
• 📌 Квалификационные характеристики можно взять из справочника, утверждённого постановлением Минтруда № 37. Там есть должность «Директор (генеральный директор, управляющий) предприятия».
• 📌 Для отчётности в СФР нужен код по ОКЗ (ОК 010-2014). Для первого лица организации это группа 1120.

Как это устроено в ЗУП 3.1

В программе три связанных объекта:

Ключевой момент: кадровый документ хранит своё значение. Если вы поправили справочник после приёма, уже проведённый приём не изменится. Отсюда типичные расхождений между справочником и ЕФС-1.

Подготовка: справочник трудовых функций и код ОКЗ

Справочник открывается из раздела Настройка → Трудовые функции. Если пункта нет в меню, откройте его через панель функций раздела «Настройка» или через «Все функции» — в некоторых релизах он скрыт из командного интерфейса.

Порядок создания элемента:

1. Нажмите «Создать».
2. В наименовании напишите должность так, как она указана в уставе: Генеральный директор.
3. В поле кода ОКЗ выберите значение из классификатора: 1120 — Руководители учреждений, организаций и предприятий. Подбирайте из списка, а не вводите вручную: классификатор подставит код в формате, который принимает СФР.
4. Профессиональный стандарт оставьте пустым, если для вашей организации он не обязателен.
5. Запишите элемент.

Какой код выбрать, если директор не «генеральный»

Код зависит от того, кем фактически является человек, а не от слова «директор» в названии:

Для заместителей и директоров по направлениям смотрите сам классификатор: там у групп есть пояснения, кого в них относить. Ошибка в коде СФР не всегда отбивает, но потом её придётся исправлять корректирующей формой.

Настройка должности и позиции штатного расписания

Должности ведутся в справочнике Настройка → Должности.

1. Откройте или создайте должность «Генеральный директор».
2. В поле «Трудовая функция» выберите созданный элемент. Если поле пустое, при выборе можно сразу создать новую функцию прямо из формы.
3. Запишите должность.

Если в базе включено штатное расписание (Настройка → Кадровый учёт, флажок использования штатного расписания), трудовая функция указывается и в позиции штатного расписания. Позиция директора обычно одна, на 1 ставку, в подразделении «Администрация» или без подразделения.

Если должность называется по-другому

Встречается: в уставе «Генеральный директор», а в 1С должность заведена как «Директор». Не переименовывайте элемент справочника задним числом — история сотрудника и сданные отчёты останутся с прежним названием, а новые уйдут с другим.

Правильный путь — оформить кадровое мероприятие: если наименование изменилось по решению учредителей, это перевод или переименование должности с отражением в ЕФС-1. Если в 1С просто опечатка, а в СФР ушло неправильное название, нужна корректировка сведений по этому мероприятию.

Карточка директора в личном деле

Карточка сотрудника — Кадры → Сотрудники. Сама трудовая функция в карточке не редактируется: она берётся из последнего кадрового документа. Но для директора здесь стоит проверить:

• 👤 Физлицо: ФИО, СНИЛС, ИНН, паспорт — без СНИЛС ЕФС-1 не сформируется.
• 📄 Наличие трудового договора: дата и номер. Для директора их часто путают с датой решения учредителя.
• 🗂 Вид занятости — основное место работы или внешнее совместительство.
• ✍️ Решение о подаче заявления о форме трудовой книжки (бумажная или электронная), если человек работает с 2020 года или раньше.

Директор как ответственное лицо

Отдельно директор указывается в карточке организации, в блоке ответственных лиц. Это не кадровые данные, а подписи: из этого блока программа подставляет руководителя в приказы, справки и отчёты.

Проверьте, что в нём выбран именно этот сотрудник с правильной датой начала полномочий. Если директор сменился, добавьте новую запись с датой, а не правьте старую — иначе в приказах прошлых периодов подпись изменится на нового руководителя.

Приём директора на работу и кадровые переводы

Новый директор

Документ — Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Создать → Приём на работу.

1. Укажите организацию, сотрудника и дату приёма — дату, с которой директор приступает к работе по решению учредителей.
2. Выберите должность «Генеральный директор». Трудовая функция подтянется из должности — проверьте, что поле заполнено и в нём нужный элемент.
3. На вкладке «Трудовой договор» внесите номер и дату договора, срок, если договор срочный (для руководителя срок устанавливается учредительными документами или соглашением сторон, статья 275 ТК РФ).
4. Заполните оплату труда и проведите документ.
5. В поле основания для кадрового мероприятия укажите решение или протокол учредителей — эти реквизиты уходят в ЕФС-1.

Директор уже работает, а трудовая функция не заполнена

Частая ситуация после обновления или переноса из старой программы. Порядок такой:

1. Заполните трудовую функцию в должности, как описано выше.
2. Откройте приём директора. Если сведения по нему ещё не отправлены в СФР — выберите трудовую функцию в документе и перепроведите его.
3. Если ЕФС-1 по приёму уже сдан, не трогайте документ приёма. Новую функцию отразит только ближайшее кадровое мероприятие или корректировка отправленных сведений.

Перевод и смена должности

Если директору меняют наименование должности или переводят на другую должность (например, из «Исполнительного директора» в «Генеральные»), оформляется документ «Кадровый перевод». В нём выбирается новая должность, а трудовая функция приходит вместе с ней.

Изменение только оклада — не смена трудовой функции. Такое кадровое изменение в ЕФС-1 не попадает, даже если оформлено тем же документом перевода.

Если сменился директор

Схема из двух документов: «Увольнение» прежнего руководителя и «Приём на работу» нового. Между ними обновите ответственных лиц организации. Новому директору трудовая функция подставится из той же должности — повторно ничего настраивать не нужно.

Где трудовая функция видна: печатные формы и отчёты

После заполнения трудовая функция директора появляется в нескольких местах. Проверяйте каждое — так вы увидите, всё ли подтянулось.

Сведения в СФР по ЕФС-1 формируются в рабочем месте Кадры → Электронные трудовые книжки. Там видно, какие мероприятия по директору зарегистрированы и отправлены ли они.

Сроки, которые здесь важны

• ⏱ Приём и увольнение — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа.
• ⏱ Перевод и прочие мероприятия — не позднее 25-го числа следующего месяца.

Если директор принят задним числом или мероприятие не попало в отчёт, используйте документ «Регистрация трудовой деятельности»: он отражает события, которые не оформлены обычными кадровыми документами, — например, сведения за период до начала учёта в программе.

Директор без трудового договора

Единственный учредитель, который руководит компанией без трудового договора, в ЕФС-1 обычно не отражается: кадровых мероприятий по нему нет. В 1С такого руководителя заводят как физлицо и указывают в ответственных лицах, без приёма на работу. Если договор всё-таки заключён — оформляйте полный набор документов, как для обычного работника.

Ошибки при заполнении и как их исправить

Ещё две неочевидные ловушки

• 🔁 Одна трудовая функция на разные должности. Если для «Генерального директора» и «Заместителя директора» выбрать один и тот же элемент с кодом 1120, у заместителя в СФР уйдёт код первого лица. Делайте отдельную функцию на каждую должность с разным кодом.
• 🧩 Совмещение с главным бухгалтером. Директор, который сам ведёт учёт, в 1С остаётся одним сотрудником с одной должностью. Обязанности главбуха отражаются в ответственных лицах, а не второй трудовой функцией. Если оформлено совместительство — это отдельное рабочее место со своим кадровым документом и своей функцией.

Частые вопросы