Трудовая функция сотрудника в ЗУП 3.1: справочник, кадровые документы и ЕФС-1

Трудовую функцию в 1С ЗУП 8.3 заполняют в три приёма: заводят элемент справочника «Трудовые функции» с кодом по ОКЗ, указывают его в карточке должности, а затем проверяют поле в документах Приём на работу и Кадровый перевод. Отсюда функция уходит в приказы, трудовой договор и в сведения о трудовой деятельности (ЕФС-1, подраздел 1.1).

Если трудовая функция не заполнена или заполнена без кода, ЕФС-1 не пройдёт проверку, а в электронной трудовой книжке у человека окажется пустая или неверная запись. Исправлять такие записи потом дольше, чем один раз настроить справочник.

Должность и трудовая функция: почему в ЗУП это два разных поля

По ТК РФ трудовая функция — это работа по должности, профессии или специальности с указанием квалификации (ст. 15). Она входит в обязательные условия трудового договора (ст. 57). Должность же — элемент организационной структуры и штатного расписания.

В ЗУП 3.1 это различие отражено так:

• 🗂 Должность — справочник для штатки, окладов, подразделений. Наименование может быть внутренним: «Менеджер отдела продаж (Москва)».
• 📄 Трудовая функция — то, что попадает в официальные документы и в ЭТК: «Менеджер по продажам», код по ОКЗ, при необходимости — квалификация или разряд.

Пока внутреннее название совпадает с официальным, хватает одной должности: функция подставляется из неё. Расходятся они, когда в штатке есть уточнения в скобках, региональные пометки или одна должность объединяет несколько видов работ.

Подготовка: справочники и настройки до заполнения

Начинать с кадровых документов бессмысленно, пока не готовы три вещи.

Настройка кадрового учёта

Откройте Настройка → Кадровый учет. Здесь включается возможность указывать трудовую функцию отдельно от должности. Если опция выключена, поле в документах не показывается и функция всегда берётся из карточки должности.

Для большинства организаций это нормально. Включайте раздельный учёт, если хотя бы у части должностей внутреннее название не совпадает с тем, что должно быть в ЭТК.

Классификатор занятий (ОКЗ)

Код выполняемой функции в ЕФС-1 берётся из Общероссийского классификатора занятий ОК 010-2014. В ЗУП он загружается как классификатор: при подборе кода в карточке трудовой функции программа предлагает загрузить нужную строку, если её ещё нет.

Подбирайте код по смыслу работы, а не по словам в названии. «Специалист по кадрам» и «менеджер по персоналу» в ОКЗ могут попасть в одну группу, а «менеджер по продажам» и «менеджер проекта» — в разные.

Справочник должностей

Проверьте, что у каждой действующей должности заполнено наименование, а у должностей с особыми условиями — признаки для отчётности (вредность, право на досрочную пенсию). Должности открываются из раздела Настройка или по ссылке из штатного расписания.

Как заполнить трудовую функцию в 1С 8.3 ЗУП: пошагово

Шаг 1. Создайте элемент справочника «Трудовые функции»

1. Откройте карточку должности и в поле «Трудовая функция» выберите «Создать». Либо откройте сам справочник из раздела Настройка.
2. В наименовании укажите официальную формулировку: так, как она должна стоять в приказе и в ЭТК. Без кавычек, сокращений и внутренних пометок.
3. Выберите код по ОКЗ из классификатора.
4. Если работа требует разряда, класса или категории, допишите квалификацию в наименование: «Электромонтёр по ремонту и обслуживанию электрооборудования 4 разряда».
5. Запишите элемент.

Шаг 2. Привяжите функцию к должности

В карточке должности выберите созданную трудовую функцию и запишите. Теперь при выборе этой должности в кадровом документе функция подставится сама.

На уже проведённые документы это не влияет: они хранят то, что было в них на момент проведения. Для действующих сотрудников переходите к шагу 4.

Шаг 3. Проверьте поле при приёме на работу

1. Создайте Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Приём на работу.
2. Укажите сотрудника, подразделение и должность (или позицию штатного расписания).
3. Посмотрите на поле «Трудовая функция»: оно должно заполниться из должности.
4. Если у этого конкретного человека функция отличается — выберите другую из справочника. Например, должность «Специалист» в штатке, а по договору — «Специалист по охране труда».
5. Проведите документ и откройте печатную форму приказа: проверьте, что формулировка в приказе совпадает с тем, что вы ждёте увидеть в ЭТК.

Шаг 4. Заполните функцию для уже работающих сотрудников

Если справочник появился позже, чем сотрудники, проще всего пройти по списку должностей и привязать функции к каждой. Тогда ЕФС-1 по последующим мероприятиям возьмёт функцию из должности.

Для мероприятий, которые уже отражены в отправленных отчётах, задним числом ничего менять не нужно: записи в ЭТК остаются такими, как были приняты СФР (так с 2023 года называется объединённый ПФР и ФСС).

Совместители, внешние сотрудники и договоры ГПХ

Трудовая функция заводится для каждого трудового договора, а не для человека. Поэтому у одного физлица их может быть несколько.

• 👥 Внутренний совместитель. Оформляется отдельным Приёмом на работу с видом занятости «Внутреннее совместительство». Трудовую функцию заполняйте по совмещаемой работе: у основного места — «Бухгалтер», у совместительства — «Кассир».
• 🏢 Внешний совместитель. Тот же документ с видом занятости «Внешнее совместительство». Сведения о его приёме и увольнении вы подаёте в ЕФС-1 так же, как по основным сотрудникам, с признаком совместительства. Значит, функция и код ОКЗ нужны и здесь.
• 📝 Исполнитель по договору ГПХ. Это не трудовые отношения, трудовой функции у него нет. Договор оформляется отдельным документом ЗУП, а в отчётность он попадает по своим правилам.
• 🔁 Совмещение должностей (доплата за работу в той же организации без отдельного договора). Это не новая трудовая функция по договору, а дополнительная работа с доплатой. Запись в ЭТК при совмещении не делается.

Изменение трудовой функции: перевод, переименование, исправление

Что делать в ЗУП, зависит от того, что именно поменялось. Выберите свой случай:

Не переименовывайте элемент справочника, если по нему уже есть отправленные мероприятия, а функция по сути изменилась. Правка наименования меняет текст во всех документах, где элемент выбран, включая старые приказы при повторной печати. Правильно — новый элемент и кадровый перевод.

Куда попадает заполненная трудовая функция

Поле заполняется один раз, а используется в нескольких местах. Это стоит знать, чтобы понимать, где искать последствия ошибки.

Отсюда практическое правило: прежде чем отправлять ЕФС-1, распечатайте приказ по тому же мероприятию. Если в приказе формулировка верная, в отчёте она будет такой же.

ЕФС-1 по кадровым мероприятиям формируется из журнала Кадры → Электронные трудовые книжки. Программа сама находит проведённые приёмы, переводы и увольнения, по которым сведения ещё не отправлены, и заполняет функцию из документов.

Как проверить заполнение у всех сотрудников

Ручной просмотр карточек на 200 человек — не вариант. Удобнее три проверки.

Проверка по справочнику должностей

Откройте список должностей и через настройку списка выведите колонку с трудовой функцией. Отберите строки, где она пустая. Каждая такая должность при следующем приёме или переводе даст мероприятие без функции.

Проверка по кадровому отчёту

Откройте Кадры → Кадровые отчеты и выберите отчёт со списком работающих сотрудников. В настройке отчёта добавьте поле трудовой функции, если его нет в стандартном варианте, и отсортируйте по нему. Пустые значения и дубли с разным написанием окажутся рядом.

Проверка самого отчёта ЕФС-1

Перед отправкой запустите встроенную проверку отчёта. Мероприятия без кода выполняемой функции или с кодом, которого нет в классификаторе, она покажет списком. Исправлять нужно в справочнике или в кадровом документе, а не вручную в строке отчёта: иначе при перезаполнении правка пропадёт.

Частые ошибки и как их избежать

В наименование функции вписали подразделение. «Бухгалтер бухгалтерии склада № 2» — это должность в штатке, а не трудовая функция. Подразделение в ЕФС-1 передаётся отдельным полем, в формулировке функции оно лишнее.

Код ОКЗ подобрали по первому слову. «Оператор» в ОКЗ встречается в разных группах — от операторов станков до операторов ввода данных. Сверяйте описание группы с реальными обязанностями.

Одна функция «на все случаи». Заводят «Специалист» и ставят его половине офиса. В ЭТК у людей появятся записи, по которым невозможно понять, кем они работали. Это потом всплывает при стаже для льготной пенсии и при проверках.

Исправили старый элемент вместо перевода. Разобрано выше: правка наименования «переписывает историю» в печатных формах, а для ЭТК нужна запись о переводе.

Включили раздельный учёт и забыли про документы, созданные до этого. Черновики приёмов, созданные до включения опции, могут остаться без функции. Откройте каждый такой черновик и заполните поле до проведения.

Частые вопросы