Как провести расчёты с самозанятым в 1С 8.3 Бухгалтерия: документы, счета, проводки

Расчёты с самозанятым в 1С 8.3 Бухгалтерия ведут не через зарплатный блок, а через обычные закупки: акт формирует проводку Дт 26 (20, 44, 10, 41, 08) Кт 60.01, оплата — Дт 60.01 Кт 51. Ни НДФЛ, ни страховых взносов в этих проводках нет — исполнитель платит налог сам.

Главная боль тут не в кнопках, а в том, что бухгалтер по привычке тянет самозанятого в справочник «Сотрудники» или в договоры ГПХ. Итог — человек попадает в 6-НДФЛ и РСВ, программа начисляет взносы, а потом приходится сдавать корректировки. Ниже — где его на самом деле заводить, какой счёт учёта расчётов выбрать (60 или 76.09), как привязать чек из «Мой налог» к документу и чем проверить взаиморасчёты.

Разберём учёт самозанятых в 1С 8.3 Бухгалтерия по шагам: от проверки статуса плательщика НПД до оборотно-сальдовой ведомости, а также отличия в ЗУП 3.1, УТ 11 и ERP.

Самозанятый в учёте: чем он отличается от сотрудника и подрядчика на ГПХ

Плательщик НПД для вашей организации — такой же контрагент, как транспортная компания или типография. Он выставляет документ, вы платите, он сам пробивает чек в приложении «Мой налог» и сам перечисляет 6 % с дохода от юрлица.

Экономика видна на простом примере. Услуга стоит 60 000 ₽:

• 🧾 по ГПХ: исполнителю на руки 52 200 ₽, НДФЛ 7 800 ₽, взносы 18 000 ₽ за счёт заказчика → расход компании 78 000 ₽;
• 🟢 самозанятый: на счёт уходит 60 000 ₽, расход компании — те же 60 000 ₽, налог 3 600 ₽ платит сам исполнитель.

Подготовка: что проверить до первой выплаты самозанятому

Проверка статуса: без этого всё остальное бессмысленно

Статус смотрят по ИНН на сервисе ФНС npd.nalog.ru/check-status. Проверка бесплатная, ответ мгновенный, дату можно задать любую.

Проверяйте на дату каждой выплаты, а не один раз при заключении договора. Человек может сняться с учёта в середине месяца — и выплата после этой даты уже требует НДФЛ и взносов.

Контрагент: где создавать и что заполнить

Путь: Справочники – Покупки и продажи – Контрагенты – Создать.

1. Вид контрагента — «Физическое лицо». Не «Юридическое лицо», даже если самозанятый зарегистрирован как ИП на НПД — для ИП выбирайте «Индивидуальный предприниматель».
2. ИНН — 12 знаков. КПП нет.
3. Наименование — удобно писать «Петров И. И. (самозанятый)», чтобы в оборотке такие контрагенты были видны сразу.
4. Банковский счёт — вкладка «Банковские счета». Для физлица заполняется номер счёта или карты и БИК.

Полезный приём: создайте в справочнике контрагентов отдельную группу «Самозанятые». Тогда в отчётах по счёту 60 легко отобрать всю эту категорию одним условием.

Договор и счёт учёта расчётов

В карточке контрагента: Договоры – Создать, вид договора — «С поставщиком».

На закладке «Расчёты» выставляется счёт учёта. Варианты:

В тексте договора обязательно пропишите: исполнитель применяет НПД, обязуется выдавать чек в день расчётов и сообщить заказчику об утрате статуса. Эта формулировка потом спасает расход при проверке.

Пошагово: ввод документов по самозанятому в 1С 8.3 Бухгалтерия

Шаг 1. Поступление акта на услуги

Путь: Покупки – Поступление (акты, УПД, счета-фактуры) – Поступление – Услуги (акт, УПД).

Заполняем:

1. Контрагент и Договор — созданные выше.
2. Номенклатура — услуга из справочника (например, «Услуги дизайна»).
3. Сумма — 60 000 ₽.
4. % НДС — «Без НДС». Самозанятый НДС не платит, счёт-фактуру не выдаёт, вычета у вас нет.
5. Счета учёта — ссылка в строке таблицы: счёт затрат 26 (или 20, 44, 44.01) и статья затрат.

Если самозанятый продал вам материалы или товары — вид операции «Товары (накладная, УПД)», счёт 10.01 или 41.01.

Шаг 2. Чек из «Мой налог» — прикрепляем к документу

Чек это единственный документ, который подтверждает расход по НПД. Акт его не заменяет.

Прикрепляем так: в документе поступления Ещё – Присоединённые файлы – Добавить – Файл с диска. PDF или скриншот из приложения — оба варианта годятся.

Хороший рабочий регламент: оплата → чек в течение 1 рабочего дня → файл прикреплён к документу поступления → только после этого документ считается закрытым.

Шаг 3. Оплата самозанятому

Платёжное поручение: Банк и касса – Платёжные поручения – Создать, вид операции «Оплата поставщику».

• Получатель — физлицо, поле «Получатель» заполняется ФИО полностью.
• Вид платежа и очерёдность — как по обычному поставщику.
• Назначение платежа — формулировка вроде: Оплата по договору № 14 от 03.03 за услуги дизайна. Исполнитель применяет НПД, НДФЛ не удерживается, страховые взносы не начисляются. НДС не облагается.

Факт списания проводится документом Банк и касса – Банковские выписки – Списание с расчётного счёта, вид операции «Оплата поставщику».

Выплата наличными через кассу — Банк и касса – Кассовые документы – Выдача наличных, вид операции «Оплата поставщику». Лимит расчётов наличными между организацией и физлицом не ограничен, но безналичная выплата безопаснее: виден контрагент и назначение платежа.

Шаг 4. Аванс и зачёт

Если платите вперёд:

1. Списание с расчётного счёта → проводка Дт 60.02 Кт 51.
2. Поступление услуг → Дт 26 Кт 60.01 и автоматический зачёт аванса Дт 60.01 Кт 60.02.

Зачёт выполняется сам, если в документе поступления на закладке «Расчёты» стоит «Автоматически». Если зачёт не прошёл — в договоре сбит счёт расчётов по авансам (60.02), проверьте его.

Проводки по расчётам с самозанятыми: все типовые операции

Проверить, что программа сформировала именно это: в проведённом документе кнопка ДтКт (Показать проводки и другие движения документа).

Если в проводках внезапно появился счёт 19.03 с НДС — в строке документа осталась ставка 20 %. Исправьте на «Без НДС» и перепроведите.

Особенности по конфигурациям: ЗУП 3.1, УТ 11, ERP, УНФ

1С:ЗУП 3.1 — самозанятого здесь не заводят

Частая ошибка: бухгалтер открывает Зарплата – Договоры (в т. ч. авторские) и оформляет самозанятого как подрядчика по ГПХ. Результат — физлицо попадает в 6-НДФЛ, РСВ и персонифицированные сведения, начисляются взносы.

В ЗУП 3.1 штатного блока по НПД нет. Правильная схема:

• расчёты с самозанятыми ведём только в Бухгалтерии (или УТ/ERP) по счёту 60.01;
• в ЗУП такого человека не создаём ни в «Сотрудниках», ни в «Физических лицах»;
• если договор ГПХ уже введён — удаляем документ начисления, отменяем проведение, пересчитываем месяц и сдаём корректировки по тем отчётам, куда он успел попасть.

1С:УТ 11 и 1С:ERP

Путь: Закупки – Документы закупки (все) – Создать – Приобретение услуг и прочих активов.

• Контрагент — физлицо, партнёр создаётся автоматически.
• Налогообложение — «Не облагается НДС».
• Статья расходов задаёт счёт учёта затрат, проверьте её настройку в НСИ и администрирование – Финансовый результат и контроллинг – Статьи расходов.
• Оплата — Казначейство – Безналичные платежи – Списание безналичных ДС.

В ERP дополнительно пригодится направление деятельности в статье расходов, иначе затраты осядут в нераспределённых.

1С:УНФ

Самый короткий путь: Покупки – Расходы – Создать, вид операции «Услуги». Счёт 60.01 подставляется автоматически, НДС — «Без НДС».

Отчётность: куда самозанятый попадает, а куда нет

Запомните короткий список:

• ❌ 6-НДФЛ — нет. Вы не налоговый агент (п. 8 ст. 2 ФЗ № 422-ФЗ).
• ❌ РСВ — нет. Выплаты по НПД не объект обложения взносами.
• ❌ Персонифицированные сведения о физлицах — нет.
• ❌ ЕФС-1 (подразделы по стажу и взносам НС и ПЗ) — нет.
• ✅ Бухгалтерская отчётность — да, через расходы и кредиторскую задолженность по счёту 60.
• ✅ Декларация по налогу на прибыль / КУДиР по УСН — да, при наличии чека.
• ✅ Статистика по численности — нет, самозанятые в среднесписочную не входят.

Для ИП на УСН «доходы минус расходы» расход попадает в КУДиР датой оплаты при наличии чека. Проверяется это отчётом Отчёты – Книга доходов и расходов УСН.

Отчёты в 1С для проверки взаиморасчётов

Три отчёта, которые закрывают почти все вопросы:

1. Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 60.01 — Отчёты – Оборотно-сальдовая ведомость по счёту. Настройте группировку по контрагентам, отберите группу «Самозанятые». Видно долги и переплаты.
2. Анализ субконто — Отчёты – Анализ субконто, вид субконто «Контрагенты». Удобно, когда расчёты разложены и по 60, и по 76.09: отчёт соберёт всё по одному человеку.
3. Акт сверки взаиморасчётов — Покупки – Акты сверки расчётов. Для крупных исполнителей имеет смысл подписывать раз в квартал.

Для разбора конкретной спорной суммы берите Отчёты – Карточка счёта по счёту 60.01 с отбором по контрагенту — там видно каждый документ построчно.

Простое правило контроля: сумма оплат за месяц по самозанятым должна совпадать с суммой чеков из «Мой налог» за тот же период. Расхождение означает, что по какой-то выплате чека нет.

Типичные ошибки при учёте самозанятых в 1С 8.3

1. Самозанятый заведён как сотрудник. Попадает в 6-НДФЛ и РСВ, начисляются взносы. Лечится только отменой начислений и корректировками отчётов. Проверьте справочник Зарплата и кадры – Сотрудники поиском по ИНН.

2. В акте оставлена ставка НДС 20 %. В проводках появляется 19.03, в книге покупок — несуществующий счёт-фактура. Ставьте «Без НДС».

3. Выплата без чека. Расход снимут. Прикрепляйте чек к документу поступления файлом сразу после оплаты.

4. Статус проверили один раз при заключении договора. Через полгода человек снялся с учёта — и вы по каждой выплате стали налоговым агентом. Проверяйте перед каждой оплатой и сохраняйте скриншот с датой.

5. Исполнитель — ваш бывший сотрудник. Пока не прошло два года после увольнения, его доход от вас под НПД не попадает (п. 8 ч. 2 ст. 6 ФЗ № 422-ФЗ). Это уже обычный ГПХ с НДФЛ и взносами.

6. Фактически трудовые отношения. Признаки: ежемесячная фиксированная сумма, график работы, подчинение руководителю, рабочее место в офисе, выплаты только от вашей компании. По ст. 19.1 ТК РФ договор переквалифицируют в трудовой — доначислят НДФЛ, взносы, пени и штраф по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ (для организации ориентировочно 50 000–100 000 ₽).

7. Все самозанятые свалены в одну группу с поставщиками. Отчёты становятся неудобными, проверить полноту чеков трудно. Отдельная группа справочника решает проблему за минуту.

8. Неверный счёт расчётов в договоре. Акт идёт на 60.01, оплата — на 76.09. Итог: двойное незакрытое сальдо. Счёт задаётся в договоре, правьте там, затем перепроведите документы за период.

Если схема не подходит: альтернативы

Бывает, что самозанятый просто не вариант. Что тогда:

При больших объёмах удобно загружать оплаты и чеки из реестра платформы через Банк и касса – Банковские выписки – Загрузить и обработку загрузки из файла. Ручной ввод тридцати платёжек в месяц — прямой путь к пропущенному чеку.

Частые вопросы