Самозанятый в 1С:Бухгалтерия 8.3: как завести, провести акт и оплатить без НДФЛ и взносов

Самозанятого заносят в 1С не в справочник сотрудников, а в Контрагенты — с видом Физическое лицо и 12-значным ИНН. Расчёты идут на счёте 60, как с любым поставщиком услуг, акт проводится документом Поступление (акты, УПД) со ставкой Без НДС, оплата — обычным списанием с расчётного счёта. Ни НДФЛ, ни страховых взносов у заказчика не возникает, но только при одном условии: на каждую выплату есть чек из приложения «Мой налог».

Именно на этой развилке чаще всего ломается учёт. Бухгалтер по привычке заводит исполнителя как физлицо в Кадры, оформляет договор ГПХ — и выплата улетает в 6-НДФЛ и РСВ, а потом приходит требование из инспекции. Ниже — весь путь: что проверить до начала, как завести самозанятого в 1С 8.3 Бухгалтерия, как провести и оплатить его услуги, какие получаются проводки и что отличается в ЗУП 3.1, УТ 11 и ERP.

Чем самозанятый отличается от сотрудника и ИП — и почему это меняет учёт

Самозанятый — это физлицо (иногда ИП) на специальном режиме НПД. Налог 6 % с дохода от юрлиц он считает и платит сам через приложение «Мой налог», отчётность не сдаёт.

Для заказчика это значит три вещи:

• 🚫 НДФЛ не удерживаем — заказчик не налоговый агент по доходам в рамках НПД;
• 🚫 страховые взносы не начисляем — объекта обложения нет, если есть чек;
• 📄 в зарплатную отчётность не включаем — ни 6-НДФЛ, ни РСВ, ни персонифицированные сведения.

Отсюда вывод: самозанятый в учёте — это поставщик услуг, а не работник. Любая попытка провести его через зарплатный контур создаёт лишние начисления.

Что проверить до того, как заносить самозанятого в 1С

Пять минут проверок до первой выплаты экономят месяцы переписки с инспекцией.

Статус смотрят в открытом сервисе ФНС «Проверка статуса налогоплательщика НПД» — по ИНН и конкретной дате. Проверять нужно перед каждой выплатой, а не один раз при заключении договора: статус снимается в день подачи заявления, и заказчик об этом не узнает.

Шаг 1. Как в 1С 8.3 Бухгалтерия завести самозанятого в справочнике контрагентов

Путь: Справочники — Покупки и продажи — Контрагенты — Создать.

Заполняем карточку:

1. Вид контрагента — Физическое лицо. Если исполнитель одновременно ИП на НПД — Индивидуальный предприниматель.
2. ИНН — 12 знаков. Поле КПП у физлица отсутствует, пустым и остаётся.
3. Наименование — ФИО полностью: Иванов Иван Иванович. Для удобства поиска в наименование часто добавляют пометку: Иванов И.И. (самозанятый).
4. Полное наименование — то же ФИО, оно уходит в печатные формы.
5. Группа — заведите отдельную группу Самозанятые. Дальше по ней удобно строить отчёты и контролировать лимит.
6. Банковский счёт — вкладка Банковские счёта: номер счёта физлица и БИК. Перевод по номеру карты через 1С не выгрузить.

При подключённом сервисе проверки контрагентов 1С подтягивает ФИО по ИНН автоматически — но статус НПД она не показывает. Этот сервис проверяет реестры ФНС по регистрации, а не по спецрежиму.

Шаг 2. Договор с самозанятым: какой вид выбрать

Внутри карточки контрагента: Договоры — Создать.

• Вид договора — С поставщиком. Не Прочее: при виде «Прочее» документ Поступление (акты, УПД) договор не подберёт.
• Номер и дата — как в бумажном договоре.
• Расчёты — валюта руб., вариант Оплата в рублях.
• Вид расчётов и Способ расчётов — заполните, если ведёте аналитику по видам расчётов; на проводки это не влияет.
• Счёт расчётов с контрагентом — проверьте в регистре Счета расчётов с контрагентами, что стоит 60.01 и 60.02.

Если работаете без договора (разовая услуга по счёту и акту), в 1С всё равно нужен элемент справочника Договоры — создайте запись вида Основной договор.

Шаг 3. Как провести самозанятого в 1С 8.3 Бухгалтерия: акт на услуги

Услуги самозанятого проводятся так же, как услуги любого подрядчика. Путь: Покупки — Поступление (акты, УПД) — Поступление — Услуги (акт, УПД).

Заполняем:

1. Контрагент и Договор — созданные на шагах 1–2.
2. Номер входящего и дата — реквизиты акта исполнителя.
3. В табличной части: Номенклатура — услуга из справочника (например, Разработка макета), Количество, Цена, Сумма.
4. % НДС — Без НДС. Самозанятый не плательщик НДС, счёт-фактуру не выдаёт.
5. Счета учёта — выберите затратный счёт по сути услуги: 26 (управленческие), 20 (производственные), 44 (коммерческие), 08.04 (если услуга входит в стоимость ОС), 10 (если включается в стоимость материалов).
6. Подразделение и Статья затрат — для корректной аналитики и дальнейшего распределения.

Поля Счёт-фактура не заполняем вообще. Книга покупок по этому поступлению остаётся пустой — так и должно быть.

Чек НПД прикрепляем прямо к документу: кнопка со скрепкой → Присоединённые файлы → Добавить. Там же удобно хранить и акт, и скриншот проверки статуса. Поиск по архиву через три года будет благодарен.

Шаг 4. Оплата самозанятому и получение чека

Платёжное поручение: Банк и касса — Платёжные поручения — Создать, вид операции Оплата поставщику. Затем на основании — Списание с расчётного счёта.

Контроль по полям:

• Вид операции — Оплата поставщику. Не Перечисление заработной платы и не Прочее списание.
• Счёт расчётов — 60.01, Счёт авансов — 60.02.
• Назначение платежа — ссылка на договор и акт: Оплата по договору № 14 от 12.03 за услуги по акту № 3. НДС не облагается. Формулировки «заработная плата», «премия», «за отработанное время» использовать нельзя — это прямой маркер переквалификации для банка и ФНС.

Чек исполнитель обязан сформировать в «Мой налог» в момент расчёта (при безналичном переводе — не позднее 9-го числа следующего месяца). Без чека расход не признаётся в налоговом учёте, даже если акт подписан: акт подтверждает факт услуги, чек — факт расчёта с плательщиком НПД.

Проводки: что формируется в учёте

Чего в проводках быть не должно: счёта 70, счёта 76.10, записей по 68.02 и 69 в обычном сценарии. Появились — значит, выплата прошла не тем документом.

Как проводить самозанятых в 1С 8.3 Бухгалтерия, когда их много

Десяток исполнителей ещё можно вести вручную. При пятидесяти это уже отдельная работа, и тут выручают три приёма.

Групповая обработка справочника. Администрирование — Обслуживание — Групповое изменение реквизитов — массово переносим карточки в группу Самозанятые или проставляем одинаковые счета расчётов.

Копирование документов. Акт за прошлый месяц копируем клавишей F9, меняем суммы и даты. Для регулярных услуг с одинаковой суммой подойдут шаблоны: Главное — Настройки — Шаблоны заполнения.

Платёжный реестр одним файлом. Выгрузка через ДиректБанк или файл обмена 1C_to_Kl.txt позволяет отправить все платёжки одной пачкой: Банк и касса — Платёжные поручения — Отправить в банк. Отбор по группе контрагентов экономит время на поиске.

Для совсем крупного потока существуют платёжные сервисы-агенты: они сами проверяют статус НПД, переводят деньги и забирают чеки, а в 1С возвращают готовые документы. Подключение таких сервисов смотрите в Администрирование — Интернет-поддержка и сервисы. Ориентировочная цена — примерно 1–3 % от суммы выплат либо фиксированно около 50–150 ₽ за перевод, зависит от оператора и объёма.

Особенности в ЗУП 3.1, УТ 11 и ERP

1С:ЗУП 3.1. Самозанятого здесь заводить не нужно. Это не сотрудник, не ФОТ, и расчётов с контрагентами в ЗУП нет. Самая частая ошибка — договор ГПХ в Кадры — Приёмы, переводы, увольнения — Договор (работы, услуги): такой документ начислит НДФЛ, взносы и потянет человека в 6-НДФЛ, РСВ и персонифицированные сведения. Если договор уже создан — пометьте на удаление и перезаполните отчёты.

1С:УТ 11. Карточка — НСИ и администрирование — НСИ — Партнёры (или сразу Контрагенты при простом варианте учёта). Акт — Закупки — Документы закупки — Приобретение услуг и прочих активов, ставка НДС Без НДС, статья расходов выбирается в строке. Оплата — Казначейство — Безналичные платежи — Списание безналичных денежных средств.

1С:ERP и КА 2. Как в УТ 11, плюс аналитика по направлению деятельности и возможность отнести услугу на объект строительства или заказ. Если услуга идёт в себестоимость производства — указывайте статью расходов с вариантом распределения На производственные затраты.

1С:Управление нашей фирмой. Раздел Закупки — Приходные накладные или Акты выполненных работ от поставщика; счёт учёта расчётов тот же 60.

Самозанятый в отчётности: где его быть не должно

После закрытия месяца проверьте, что выплаты не просочились в зарплатные отчёты:

1. Отчёты — 6-НДФЛ — заполнить и сверить раздел 2: выплат самозанятым там быть не должно.
2. Отчёты — Расчёт по страховым взносам — количество застрахованных лиц не должно вырасти.
3. Отчёты — Персонифицированные сведения о физических лицах — исполнителя в списке нет.
4. Отчёты — Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 70 — обороты по самозанятому отсутствуют.

Если человек всё-таки попал в отчёт — ищите документ Начисление зарплаты или Договор ГПХ, а не правьте отчёт руками.

Отчёты для проверки расчётов с самозанятыми

Лимит дохода самозанятого — 2,4 млн ₽ в год по всем заказчикам. Своей суммы вы не видите, но свою часть контролировать обязаны: при превышении статус слетает, и ваши последние выплаты окажутся без НПД.

Типичные ошибки

• ❌ Завели как сотрудника. Карточка в Кадры — Сотрудники → начисления, НДФЛ, взносы, отчётность. Единственное верное место — Контрагенты.
• ❌ Вид контрагента «Юридическое лицо». 1С потребует КПП и 10-значный ИНН, печатные формы будут с ошибкой.
• ❌ Ставка НДС 20 % в акте. Появится запись в книге покупок и расхождение с декларацией.
• ❌ Расчёты на счёте 76.10 или 70. Контрагент не попадёт в ОСВ по 60, акт сверки не собрать.
• ❌ Оплата видом операции «Перечисление заработной платы». Проводка уйдёт на 70, а назначение платежа станет аргументом для переквалификации.
• ❌ Нет чека НПД. Расход снимается, выплата превращается в облагаемый доход физлица.
• ❌ Статус не проверен на дату выплаты. Человек снялся с учёта в прошлом месяце — доначисления ваши.
• ❌ Выплата бывшему сотруднику. Два года с даты увольнения НПД к доходам от вас не применяется.
• ❌ Одинаковые суммы 5-го и 20-го числа каждый месяц. Классический признак скрытых трудовых отношений.
• ❌ Дубль контрагента. Один и тот же человек как подотчётник и как самозанятый — расчёты разъезжаются по двум карточкам.

Когда самозанятого заводить НЕ нужно

Есть сценарии, где отдельная карточка контрагента только мешает:

• 🔸 Разовая покупка у самозанятого за наличные через подотчётника. Проводится авансовым отчётом; достаточно чека НПД и товарного документа.
• 🔸 Исполнитель — ваш действующий работник. Договор с ним по НПД недействителен для целей налогов, оформляйте внутренним совмещением или доплатой.
• 🔸 Самозанятый продаёт вам товар собственного производства. Это уже не услуга: проводите Поступление (акты, УПД) — Товары, но карточка контрагента та же.
• 🔸 Человек утратил статус НПД. Тогда это обычное физлицо по ГПХ — и как раз здесь нужны ЗУП, НДФЛ и взносы.

Если самозанятый — это вы: нужна ли 1С

Плательщику НПД бухучёт вести не нужно. Налог считает ФНС по вашим же чекам из «Мой налог», декларации нет, книгу учёта доходов закон не требует.

1С в этой ситуации берут для другого:

• 📊 управленческий учёт доходов и расходов, чтобы видеть реальную маржу;
• 🧾 выставление счетов и актов заказчикам в приличных печатных формах;
• 📁 хранение договоров и закрывающих документов в одном месте;
• 📈 контроль приближения к лимиту 2,4 млн ₽.

Для этого хватает простых решений для предпринимателей — полноценная 1С:Бухгалтерия с планом счетов и регламентированной отчётностью самозанятому избыточна. Если уже есть база, ведите доходы вручную в произвольном реестре или в упрощённом варианте учёта, не включая план счетов.

Частые вопросы