Сдача выручки инкассатору в 1С:Бухгалтерии 3.0: счёт 57.01, два документа и сверка

Инкассация в 1С 8.3 оформляется двумя документами и проводками через счёт 57.01 «Переводы в пути». В день передачи сумки инкассатору — расходный кассовый ордер с видом операции «Инкассация денежных средств»: Дт 57.01 Кт 50.01. В день зачисления по выписке — поступление на расчётный счёт с тем же видом операции: Дт 51 Кт 57.01.

Если эти проводки в 1С 8.3 настроены правильно, счёт 57.01 «обнуляется» сам, как только банк зачислит деньги. Если нет — на нём копится сальдо, и бухгалтер в конце квартала ищет, куда делись 300 тысяч выручки. Расхождение почти всегда даёт один и тот же набор ошибок, и находится оно за несколько минут по карточке счёта.

Описание дано для 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0 в интерфейсе «Такси». В УТ 11 и Рознице логика та же (касса → деньги в пути → банк), но документы и места в меню другие.

Зачем нужен отдельный вид операции и чем инкассация отличается от эквайринга

Инкассация — это вывоз наличных из кассы организации службой банка или инкассаторской компании. Между моментом, когда кассир отдал сумку, и моментом, когда банк пересчитал деньги и зачислил их, проходит от нескольких часов до нескольких дней. В этот промежуток деньги уже не в кассе, но ещё не на счёте. Для этого состояния План счетов и предусматривает счёт 57.

В 1С вид операции «Инкассация денежных средств» отличается от похожего «Взнос наличными в банк» именно этим промежуточным звеном:

С эквайрингом инкассацию путают чаще всего. Это разные деньги и разные субсчета:

• 💵 Инкассация — наличные из кассы. Счёт 57.01, банк зачисляет полную сумму, комиссия (если есть) списывается отдельным платежом.
• 💳 Эквайринг — оплата картами через терминал. Наличных в кассе нет вовсе. Счёт 57.03 «Продажи по платежным картам», банк зачисляет сумму за вычетом своего процента.

В выписке эквайринг приходит с назначением вроде «возмещение по операциям с картами» и разбивкой на сумму и комиссию. Инкассация — с назначением «зачисление инкассированной выручки» и номером сумки. Если в назначении есть слова «карт», «POS», «эквайринг» — это не инкассация, сколько бы ни было похоже по сумме.

Как оформить инкассацию в 1С 8.3: два документа по шагам

Шаг 1. Расходный кассовый ордер в день передачи сумки

1. Откройте Банк и касса → Кассовые документы.
2. Нажмите Выдача — создастся расходный кассовый ордер.
3. В поле «Вид операции» выберите «Инкассация денежных средств».
4. Укажите дату — день, когда сумку забрали. Не день зачисления.
5. Заполните сумму. Она должна совпадать с суммой в сопроводительной ведомости к сумке.
6. Проверьте счёт учёта — по умолчанию подставляется 57.01. Менять его не нужно.
7. В поле «Выдать» напишите, кому передали деньги: ФИО инкассатора или название службы. В поле «По документу» — номер сопроводительной ведомости или сумки.
8. Проведите документ и распечатайте РКО, если в организации кассовые документы хранятся на бумаге.

Шаг 2. Поступление на расчётный счёт по выписке

1. Загрузите выписку из банка или откройте Банк и касса → Банковские выписки.
2. Найдите строку с зачислением инкассированной выручки. При загрузке 1С иногда распознаёт её как «Оплату от покупателя» или «Прочее поступление» — откройте документ и проверьте.
3. Установите вид операции «Инкассация денежных средств».
4. Счёт расчётов — 57.01.
5. Проверьте дату — она должна совпадать с датой зачисления по выписке, а не с датой РКО.
6. Проведите документ.

После проведения нажмите кнопку Показать проводки (значок Дт/Кт в командной панели документа) — там должна быть одна проводка Дт 51 Кт 57.01.

Проводки по инкассации и движение денег по счетам

Полный путь наличной выручки в 1С:Бухгалтерии выглядит так. Пример: магазин за 14 октября продал товаров на 86 400 руб. наличными, 15 октября утром сдал сумку, банк зачислил деньги 16 октября и в конце месяца списал комиссию 0,3 %.

Проверка арифметики: 86 400 × 0,3 % = 259,20 руб. Сальдо по 57.01 после 16 октября — ноль.

Комиссия банка

Комиссию за инкассацию оформляют документом «Списание с расчётного счёта». Подойдёт вид операции «Комиссия банка» или «Прочее списание», если первого в вашем релизе нет. Счёт затрат выбирают по учётной политике:

• 🏬 торговля чаще относит комиссию на 44.01 как расход на продажу;
• 🏢 остальные — на 91.02 со статьёй прочих доходов и расходов «Расходы на услуги банков».

В налоговом учёте комиссия банка — внереализационный расход, если вы на ОСНО. На УСН «Доходы минус расходы» она тоже учитывается в расходах как оплата услуг банков.

Недостача или излишек при пересчёте

Банк пересчитывает сумку и составляет акт, если сумма не сошлась. В выписке приходит меньше, чем в РКО. Разницу оформляют документом «Операция (бухгалтерский учёт)» из раздела Операции → Операции, введённые вручную:

• недостача: Дт 94 Кт 57.01, затем Дт 73.02 Кт 94 (взыскание с кассира) или Дт 91.02 Кт 94 (виновник не установлен);
• излишек: Дт 57.01 Кт 91.01 — излишек признают прочим доходом.

Выручку в РКО задним числом не исправляйте. РКО отражает, сколько реально ушло из кассы по ведомости, а расхождение — отдельный факт с отдельным актом.

Инкассация при онлайн-кассе и в розничной точке

Онлайн-касса по 54-ФЗ пробивает чеки продаж. Выдача денег инкассатору — не расчёт с покупателем, поэтому кассовый чек на неё не формируется. На кассе делают выемку: в журнале ККТ она фиксируется как изъятие наличных. Это действие кассы, а не бухгалтерская проводка.

В 1С:Бухгалтерии движение выглядит так:

1. Кассир закрывает смену — касса формирует отчёт о закрытии смены.
2. Выручка за смену попадает в учёт отчётом о розничных продажах. В неавтоматизированной торговой точке документ вводится вручную по данным Z-отчёта, при подключённой ККТ — формируется при закрытии смены.
3. Наличные из отчёта зачисляются на счёт кассы 50.01.
4. Сдачу сумки оформляют обычным РКО с видом «Инкассация денежных средств».

Если инкассаторы забирают деньги прямо из магазина, а не из главной кассы, проводки остаются теми же. Наличные всё равно сначала должны оказаться в кассе организации — отчётом о розничных продажах. Пропустить этот шаг и сделать Дт 57.01 Кт 90.01 напрямую нельзя: потеряется кассовая книга, а лимит остатка кассы перестанет проверяться.

Несколько сумок за день

Если сумку сдают несколько точек одной организации, создавайте отдельный РКО на каждую сумку. Банк чаще всего зачисляет каждую сумку отдельной строкой, и тогда на каждую строку — своё поступление. Один сводный РКО на все точки сильно усложняет сверку: суммы в выписке не совпадут ни с одним документом.

Ошибки при оформлении инкассации и как их исправить

Как проверить инкассацию отчётами и найти расхождения

Главный индикатор — сальдо по счёту 57.01. На конец любого дня оно равно сумме сумок, которые уже уехали, но ещё не зачислены. Обычно это одна-две последние инкассации.

Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 57

1. Откройте Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту.
2. Выберите счёт 57 и период, например месяц.
3. Нажмите Сформировать.

Что смотреть:

• ✅ конечное сальдо по 57.01 совпадает с суммой сумок, сданных в последние дни месяца;
• ✅ дебетовый оборот равен сумме всех РКО на инкассацию, кредитовый — сумме зачислений;
• ❌ сальдо больше месячной суммы сдач — значит, часть поступлений проведена не тем видом;
• ❌ сальдо кредитовое — РКО пропущены.

Карточка счёта 57.01

Если сальдо не сходится, откройте Отчёты → Карточка счёта по 57.01. Каждая строка — один документ. Пара «РКО — поступление» должна закрывать друг друга по сумме. Строки без пары и есть ошибка.

Удобный приём — выгрузить карточку в Excel и поставить рядом выписку банка за тот же период. Сортировка по сумме за пару минут показывает, какой сумки не хватает.

Кассовая книга и анализ денежных потоков

• 📒 Кассовая книга (Банк и касса → Кассовая книга) — каждый РКО на инкассацию должен быть в ней. Остаток на конец дня не превышает лимит, если он установлен.
• 📊 Анализ счёта 50 — кредитовый оборот в корреспонденции с 57.01 показывает, сколько всего наличных ушло в банк за период.
• 🧾 Акт сверки с банком — если расхождение не находится, банк по запросу даёт реестр зачисленных сумок с номерами.

На закрытии квартала сальдо 57.01 попадёт в баланс в строку денежных средств — как переводы в пути. Если там «висит» сумма трёхмесячной давности, аудитор спросит именно о ней.

Частые вопросы