Как занести и провести прослеживаемый товар в 1С 8.3 Бухгалтерия

Короткий ответ: чтобы занести прослеживаемый товар в 1С 8.3 Бухгалтерия, включите функциональность Главное → Функциональность → Запасы → Прослеживаемые товары, поставьте в карточке номенклатуры код ТН ВЭД из перечня прослеживаемых и признак прослеживаемости, а дальше в документе Поступление (акты, накладные, УПД) заполните в строке колонку с РНПТ, количеством и единицей измерения по ТН ВЭД. Провести прослеживаемый товар в 1С 8.3 — значит провести обычное поступление или реализацию: кроме стандартных проводок по 41 и 19 программа запишет партию с РНПТ в отдельный регистр, из которого потом соберёт отчёт об операциях.

Сложность не в кнопках, а в источнике РНПТ. При ввозе из третьих стран номер вы собираете сами из декларации на товары, при ввозе из ЕАЭС его присваивает ФНС по уведомлению о ввозе, а по складским остаткам — по уведомлению об остатках. Ошибётесь на этом шаге — товар уйдёт покупателю без РНПТ, и расхождение всплывёт при сверке.

Ниже — весь маршрут: настройки, три способа получить РНПТ, ввод поступления по шагам, проводки с числами, продажа и обязательный электронный счёт-фактура, отчёт об операциях и сроки, отличия в УТ 11 и ERP, отчёты для проверки и ошибки, которые чаще всего приходится править задним числом.

Что такое прослеживаемость и какие товары под неё попадают

Национальная система прослеживаемости — документальный контроль. Государство не клеит на товар код, как в маркировке, а следит за ним по цифрам в счётах-фактурах и отчётах: от ввоза в Россию до выбытия из оборота.

Ключевое отличие от маркировки:

• 🏷 Маркировка (обувь, одежда, молоко, вода) — физический код DataMatrix на упаковке, сканер, обмен с ГИС МТ.
• 📄 Прослеживаемость — только реквизиты в документах: РНПТ, количество и единица измерения по ТН ВЭД. Никакого оборудования не нужно.

Перечень прослеживаемых товаров закрытый, он утверждён Постановлением Правительства РФ № 1110. В нём, в частности:

• 🖥 мониторы, проекторы, телевизионные приёмники;
• ❄️ холодильники, морозильники, бытовые и промышленные;
• 🚜 бульдозеры, экскаваторы, автопогрузчики, машины для строительства дорог;
• 🧺 стиральные машины;
• 👶 детские автомобильные кресла и коляски;
• 🔧 отдельные позиции промышленного оборудования и инструмента.

Под прослеживаемость попадает и то, что вы покупаете не для перепродажи: монитор для бухгалтера, холодильник в комнату отдыха, погрузчик на склад. Товар учтён на 10, 08 или 01 — обязанности те же.

Подготовка: что настроить в 1С перед вводом прослеживаемых товаров

Бухгалтерия предприятия 3.0

Путь: Главное → Функциональность → закладка «Запасы». Нужны два флажка:

1. Импортные товары — открывает учёт по номерам таможенных декларации и странам происхождения.
2. Прослеживаемые товары — добавляет в документы колонки РНПТ и блок документов прослеживаемости.

После включения в разделах Покупки и Продажи появляется группа команд по прослеживаемости, а в карточке номенклатуры — реквизиты ТН ВЭД.

Карточка номенклатуры

Откройте Справочники → Номенклатура, нужную позицию и заполните:

• Код ТН ВЭД — ровно 10 знаков из декларации, без пробелов;
• признак прослеживаемости (в разных релизах — флажок Прослеживаемый товар или значение в реквизите Контроль);
• единицу измерения по ТН ВЭД — чаще всего шт, но по ряду позиций это кг или л.

Одна позиция номенклатуры = один код ТН ВЭД. Если под одним наименованием заведены разные модели с разными кодами, разделите их на отдельные элементы справочника. Иначе РНПТ и количество ТН ВЭД начнут путаться между партиями.

УТ 11, ERP и КА

В 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP механизм включается в НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Закупки — группа настроек по импорту и прослеживаемым товарам. Там же включается ведение складских партий, без которого РНПТ не удержится на остатке.

В ERP и УТ учёт РНПТ ведётся в разрезе Серий номенклатуры или отдельного реквизита партии — зависит от релиза. Проверьте в Склад и доставка → Настройки учёта, что для прослеживаемой номенклатуры задана политика учёта серий со списанием по конкретной партии.

В 1С:ЗУП 3.1 прослеживаемости нет: конфигурация не ведёт товарный учёт. Если прослеживаемый товар купила организация, у которой из программ только ЗУП, учёт и отчёт об операциях придётся вести в бухгалтерской базе.

Откуда берётся РНПТ и как его получить

РНПТ — регистрационный номер партии товара. Формат из четырёх блоков:

ХХХХХХХХ / ХХХХХХ / ХХХХХХХ / ХХХ
код таможни / дата ДТ / номер ДТ / номер товара в ДТ

Пример: 10702070/010324/0001234/001

Способ получения зависит от того, как товар попал к вам.

Импорт из третьих стран

Номер собирается из декларации на товары механически: берёте её регистрационный номер и через дробь добавляете трёхзначный номер товара из графы 32. Третья позиция в декларации даст окончание /003.

В 1С это делает документ Покупки → ГТД по импорту. Укажите декларацию, разделы, товары — программа подставит РНПТ в партии автоматически. Уведомление в ФНС подавать не нужно: таможня передаёт данные сама.

Ввоз из ЕАЭС

Таможенной декларации нет, поэтому РНПТ запрашивается у налоговой. Порядок:

1. Оприходуйте товар документом Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
2. Создайте Уведомление о ввозе товаров, подлежащих прослеживаемости — удобнее из поступления по кнопке Создать на основании.
3. Проверьте в уведомлении номер и дату заявления о ввозе, стоимость, количество по ТН ВЭД.
4. Отправьте через 1С-Отчётность.
5. Дождитесь квитанции: ФНС присваивает РНПТ, как правило, в течение одного рабочего дня.
6. Загрузите РНПТ из квитанции в документ поступления.

До получения РНПТ продавать товар нельзя: счёт-фактуру будет нечем заполнить. Планируйте уведомление в тот же день, когда принимаете товар к учёту.

Остатки на складе

Если прослеживаемый товар уже лежит на складе, подайте Уведомление об остатках прослеживаемых товаров — отдельное на каждую партию. Инвентаризацию проводить по закону не требуется, но без фактического пересчёта вы рискуете заявить количество, которого нет.

Как занести прослеживаемый товар в 1С 8.3 Бухгалтерия: пошагово

Разберём самый частый случай: покупка 10 мониторов у российского поставщика по 12 000 ₽ за штуку, РНПТ указан в УПД поставщика.

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) и нажмите Поступление → Товары (накладная, УПД).
2. Заполните контрагента, договор, склад, номер и дату первичного документа.
3. Добавьте строку с прослеживаемой номенклатурой. Если признак прослеживаемости стоит, таблица покажет дополнительные колонки.
4. Внесите РНПТ строго как в документе поставщика — 24 цифры и три дробных разделителя, без лишних пробелов.
5. Заполните Количество по ТН ВЭД и Ед. изм. ТН ВЭД. Для мониторов это 10 и шт.
6. Проверьте счёт учёта: товар для перепродажи — 41.01, монитор для собственных нужд — 10.09 или 08.04.
7. Зарегистрируйте счёт-фактуру поставщика в подвале документа.
8. Нажмите Провести и закрыть.

Одна партия = одна строка. Пришло 10 мониторов двумя партиями по 5 штук с разными РНПТ — строк должно быть две, даже если номенклатура одна и цена одинаковая.

Как провести прослеживаемый товар в 1С 8.3: проводки и движения

На бухгалтерские проводки прослеживаемость не влияет. Меняется только состав регистров: 1С дополнительно пишет партию с РНПТ.

Чтобы увидеть, что РНПТ действительно записался, откройте проведённый документ и нажмите Показать проводки и другие движения документа — рядом с закладкой Бухгалтерский и налоговый учёт будет закладка регистра по прослеживаемым товарам с номером партии.

Если закладки нет, движение не сформировалось: либо не включена функциональность, либо у номенклатуры снят признак прослеживаемости. Распроведите документ, поправьте настройку, проведите заново.

Реализация прослеживаемого товара: счёт-фактура и ЭДО

При продаже прослеживаемого товара счёт-фактура или УПД должны содержать три дополнительных реквизита (ст. 169 НК РФ):

• РНПТ партии;
• количественную единицу измерения по ТН ВЭД;
• количество в этой единице.

Документы выставляются только в электронном виде. Бумажный счёт-фактура на прослеживаемый товар — нарушение.

Исключения, когда электронный документ не требуется:

• 🛒 продажа физлицу для личных нужд (розница по чеку);
• 🤝 продажа самозанятому или плательщику НПД для личного потребления;
• 🌍 вывоз на экспорт и реализация в ЕАЭС (там действует уведомление о перемещении);
• 🏭 передача товара в производство или в переработку внутри организации.

В 1С реализация вводится обычным Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД). РНПТ подтягивается из партии автоматически при списании. Если склад ведётся без партионного учёта или списание идёт по средней, программа подставит РНПТ только при включённом учёте партий — проверьте Главное → Учётная политика.

При вывозе прослеживаемого товара в страны ЕАЭС дополнительно оформите Уведомление о перемещении товаров, подлежащих прослеживаемости, срок — 5 рабочих дней с даты отгрузки.

Отчёт об операциях с прослеживаемыми товарами

Отчёт сдают по операциям, которые не попадают в декларацию по НДС. Плательщику НДС дублировать реализацию не нужно: она уже отражена в книге продаж.

Отчёт об операциях понадобится, когда:

• вы на УСН, патенте или освобождены от НДС, а прослеживаемый товар покупали и продавали;
• товар передан в производство, списан, утилизирован;
• выявлена недостача или порча;
• товар продан физлицу через розницу;
• прослеживаемость прекращается по иному основанию без счёта-фактуры.

Форма создаётся в разделе прослеживаемости, заполняется кнопкой Заполнить по данным регистра и отправляется через 1С-Отчётность. Срок — не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом.

Прекращение прослеживаемости

Обязанность отчитываться по партии прекращается, когда товар физически или юридически выбывает из оборота:

• 📦 продан конечному потребителю — физлицу для личных нужд;
• 🔨 передан в производство и утратил свойства товара;
• 🗑 утилизирован, уничтожен, списан как брак;
• 🚚 вывезен из России;
• 🧾 передан в переработку как сырьё.

Прослеживаемость возобновляется, если товар вернулся: покупатель-физлицо сдал монитор обратно, а вы приняли его на склад. Нужно снова отразить партию и указать её в отчёте об операциях.

Отчёты для проверки учёта

Перед отправкой отчётности сверьте три точки.

1. Остатки по партиям. Отчёты → Стандартные отчёты → Универсальный отчёт, выберите регистр накопления по прослеживаемым товарам и выведите РНПТ в группировки. Количество по регистру должно совпадать с остатком по счёту 41 (или 10, 08).
2. Наличие РНПТ в документах. В журнале Покупки → Поступление выведите колонку РНПТ через Ещё → Изменить форму и глазами найдите пустые строки.
3. Сверка с ФНС. В личном кабинете налогоплательщика есть запрос о прослеживаемости по РНПТ: он покажет, что налоговая видит по вашей партии. Расхождение в количестве — сигнал, что где-то не отражено выбытие.

Дополнительно помогает Отчёты → Анализ учёта → Экспресс-проверка ведения учёта: блок по НДС укажет на счета-фактуры без обязательных реквизитов.

Типичные ошибки и как их избежать

Ещё три промаха, которые не ловятся программой:

• ❌ Код ТН ВЭД взят из прайса поставщика. Источник — таможенная декларация и действующий перечень, а не описание товара в каталоге.
• ❌ Уведомления о перемещении на внутренние перемещения. Перевозка между своими складами внутри России прослеживаемостью не отражается, уведомление нужно только при вывозе в ЕАЭС.
• ❌ Товар для собственных нужд не поставили на учёт как прослеживаемый. Холодильник в офис — та же партия с РНПТ, что и товар для продажи.

Частые вопросы

Коротко

• Функциональность и признак прослеживаемости в номенклатуре — до ввода документов, иначе РНПТ не сохранится.
• РНПТ: из декларации при импорте, от ФНС при ввозе из ЕАЭС и по остаткам, от поставщика при покупке в России.
• В поступлении — отдельная строка на каждую партию с РНПТ, количеством и единицей ТН ВЭД.
• Отчёт об операциях — до 25-го числа после квартала, только по операциям без счёта-фактуры.