Данные о прежнем заработке сотрудника для больничного в 1С ЗУП 3.1

Данные о зарплате от предыдущего работодателя в 1С ЗУП 3.1 вносят отдельным документом о заработке для расчёта пособий. Его создают из раздела «Зарплата» (или из карточки сотрудника), указывают прежнего работодателя, год и помесячные суммы. После проведения программа сама подставит эти суммы в расчётный период больничного.

Без этих данных больничный новичка считается только по заработку у вас. Если сотрудник проработал у вас два месяца, пособие получится заниженным: в расчёт попадут два месяца вместо двадцати четырёх. Поэтому доход с предыдущего места работы для больничного вносят до того, как бухгалтер создаст первый больничный лист.

Когда нужно вносить заработок прежнего работодателя

Расчётный период для больничного — два календарных года, предшествующих году наступления болезни. Если больничный в 2026 году, берут 2024 и 2025. Всё, что человек заработал у других работодателей в эти годы, можно учесть.

Вносить сведения нужно в трёх ситуациях:

• 🆕 Сотрудник устроился недавно, и у вас нет полных двух лет его зарплаты.
• 📄 Он принёс справку о заработной плате от прежнего работодателя и написал заявление, чтобы учли её.
• 🔄 Нужно заменить годы, если в расчётном периоде были декрет или болезнь (замена на предшествующие годы допускается по закону, если так выгоднее).

Если у человека не было других мест работы в эти два года, вносить нечего. Программа посчитает по данным вашей базы.

Что понадобится до начала работы

Соберите документы и проверьте настройки. Это занимает десять минут и избавляет от пересчётов.

Про справку. Форму 182н отменили с 2023 года, и заполнять её больше не нужно. Работодатель выдаёт справку о заработке по действующему порядку. Сведения могут прийти и напрямую из СФР: с 2023 года вместо ФСС работает Социальный фонд России, и часть данных он передаёт электронно. Сумму заработка по годам сверяйте с тем, что принёс сотрудник.

Где в 1С ЗУП внести данные по зарплате от предыдущего работодателя

Точное название пункта меню зависит от релиза. Идея везде одна: нужен документ, в названии которого есть слова «заработок» и «пособия».

Как его найти:

1. Откройте раздел «Зарплата».
2. В панели навигации слева ищите ссылки «Больничные листы» и «Сведения о заработке» (расположение слегка меняется от релиза к релизу).
3. Не нашли? Нажмите значок поиска в верхней панели, введите «заработок» и выберите документ про заработок для расчёта пособий.
4. Второй путь: откройте карточку сотрудника в разделе «Кадры» → «Сотрудники», и там найдите гиперссылку, ведущую к данным для расчёта пособий.

Есть и третья дорога. Создайте документ «Больничный лист»: в нём рядом с расчётом заработка есть переход к сведениям о заработке у других работодателей. Это удобно, когда лист уже на руках.

Как внести в 1С ЗУП доходы с предыдущего места работы для расчёта больничного

Допустим, Ирина Соколова устроилась к вам 1 марта 2026 года. До этого два года работала в другой организации. 20 апреля она принесла больничный. Чтобы пособие считалось верно, вносим её прежний доход.

Шаг 1. Создайте документ

В списке сведений о заработке нажмите «Создать». Выберите сотрудника из списка. Если поле пустое, проверьте, что человек принят приказом: непринятых программа не покажет.

Шаг 2. Укажите прежнего работодателя

Заполните название и ИНН организации, где человек работал раньше. Если работодатель уже вводился для других сотрудников, выберите его из справочника, а не создавайте заново. Дубли справочника потом мешают отчётам.

Для индивидуального предпринимателя укажите его ФИО и ИНН. Для физлица-работодателя (редко, но бывает) — аналогично.

Шаг 3. Заполните суммы по месяцам

Откройте таблицу и введите заработок по каждому месяцу двух лет. Вносите суммы, с которых начислялись страховые взносы: именно они идут в расчёт пособия.

Пример данных Ирины:

Сразу проверьте цифры по справке. Часто ошибаются на одном знаке или путают суммы с НДФЛ и без.

Шаг 4. Учтите предельную базу

Для расчёта пособия есть годовой лимит: больше определённой суммы за год не берут. Он действует по каждому году и считается по всем работодателям вместе. Если Ирина у прежнего работодателя заработала бы выше лимита, программа сама обрежет сумму при расчёте. Вручную ничего урезать не нужно, вводите реальные цифры.

Актуальные значения лимитов публикует Социальный фонд, а в базе они лежат в настройках учёта. Менять их вручную не надо, обновление приходит с релизом.

Шаг 5. Проведите документ и проверьте

Нажмите «Провести и закрыть». Затем откройте больничный лист и нажмите «Заполнить» (или «Рассчитать»). Заработок прежнего работодателя попадёт в расчётный период.

Проверьте в больничном три вещи:

• 👀 Сумма заработка за расчётный период равна 1 140 000 плюс заработок у вас (если он уже есть в учёте).
• 📅 Количество дней в периоде равно 730 или 731 для високосного года.
• 💰 Средний дневной заработок посчитан как сумма делённая на 730.

Для Ирины, если у вас она пока ничего не получила за нужные годы: 1 140 000 / 730 = 1 561,64 ₽ в день. При болезни на 7 календарных дней, оплачиваемых полностью, пособие составит 1 561,64 × 7 = 10 931,48 ₽ (до удержания НДФЛ).

Быстро прикинуть свой случай можно на калькуляторе:

Какой случай у вашего сотрудника

Иногда непонятно, нужно ли вообще что-то вносить. Сверьтесь с таблицей решений.

Замена лет расчётного периода: когда и как

Если в одном из двух лет сотрудница была в декрете или долго болела, заработок за этот год получился низким. Закон разрешает заменить такой год на более ранний, чтобы пособие не просело.

Порядок такой:

1. Сотрудник пишет заявление о замене лет.
2. Вы запрашиваете справку за те годы, которые подставляются.
3. Вносите заработок за новые годы тем же документом.
4. В больничном листе включаете замену и пересчитываете пособие.

Пример. Больничный в 2026 году, расчётный период 2024 и 2025. В 2024 году сотрудница была в декрете и получила всего 90 000 ₽, а в 2025 заработала 540 000 ₽. Если заменить 2024 на 2023 (заработок 600 000 ₽), база станет 1 140 000 вместо 630 000, а средний дневной заработок вырастет с 863,01 ₽ до 1 561,64 ₽. Разница заметная, так что вопрос стоит задать каждому новичку.

Если у сотрудника несколько прежних работодателей

Бывает, что за два года человек сменил три компании. Тогда создают данные по каждой отдельно или добавляют строки в один документ, в зависимости от релиза.

Правило простое:

• 🧾 Для каждого работодателя свой набор сумм по месяцам.
• 📆 Месяцы не должны пересекаться без причины. Пересечение допустимо только при совместительстве.
• 🔍 Итоговая сумма за год по всем работодателям сравнивается с лимитом.

Проверьте, чтобы в одном месяце сумма одного работодателя не попала дважды. Это самая частая причина завышенного пособия.

Особенности для разных конфигураций

Заработок прежнего работодателя нужен только там, где есть расчёт больничных, то есть в «1С:ЗУП 3.1» и в «1С:Бухгалтерии 3.0» с включённым расчётом зарплаты. Порядок действий отличается слабо, но интерфейс отличается.

В конфигурациях без зарплатного модуля (например, «Управление торговлей» без подсистемы кадров) такого документа нет и быть не должно.

Типичные ошибки при вводе данных

Большинство проблем возникает не в 1С, а до неё: человек принёс не ту справку или бухгалтер ввёл не те суммы.

Как не забыть вводить данные при приёме

Лучше всего сделать ввод частью процедуры оформления нового сотрудника.

• ✅ Добавьте пункт в чек-лист приёма: «спросить про справку с прежнего места».
• ✅ Просите справку в день подписания договора, а не когда уже болен.
• ✅ Вносите данные сразу после приёма, пока не накопилось.
• ✅ Если справки нет, фиксируйте в личном деле отказ или отсутствие. Это защитит при проверке.

Проверьте себя

Частые вопросы