Один человек — две должности: ведём внутреннего совместителя в БП 3.0 от приёма до увольнения

Внутреннее совместительство в 1С 8.3 Бухгалтерия оформляют так: в разделе Зарплата и кадры → Сотрудники создают второго сотрудника на то же физическое лицо и принимают его на работу с видом занятости «Внутреннее совместительство». У человека остаётся одна карточка физлица (паспорт, ИНН, СНИЛС), но появляются две «рабочие» карточки — по основной должности и по совместительству. Каждая получает свой оклад, свой счёт затрат, свои отпуска и своё увольнение.

НДФЛ, вычеты и страховые взносы программа считает по физлицу в целом, а не по каждой должности. Именно поэтому совместителя нельзя заводить новым человеком с копией паспорта: задвоятся вычеты, сломается предельная база взносов и отчётность.

Совместительство или совмещение: что выбрать в программе

Эти два режима часто путают, а в 1С они оформляются совершенно по-разному. Ошибка в выборе тянет за собой неправильные документы и отчёты.

Если человек выполняет обязанности отсутствующего коллеги в свои же рабочие часы — это совмещение. Второго сотрудника для него не создают: достаточно добавить доплату к начислениям основной должности.

Подготовка базы перед приёмом совместителя

Прежде чем оформлять приём, проверьте две настройки. Без них нужных полей просто не будет на экране.

1. Откройте Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты.
2. Убедитесь, что зарплата и кадровый учёт ведутся в этой программе, а не во внешней (например, в ЗУП).
3. Выберите полный кадровый учёт. При упрощённом учёте условия приёма хранятся прямо в карточке сотрудника, а кадровые документы «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение» не формируются.
4. Проверьте, что в справочнике должностей есть должность совместителя, а в справочнике подразделений — её подразделение.

Приём на работу внутреннего совместителя: пошагово

Шаг 1. Создайте второго сотрудника на то же физлицо

1. Перейдите в Зарплата и кадры → Сотрудники и нажмите «Создать».
2. Введите ФИО точно так, как в карточке основного сотрудника.
3. Программа проверит справочник физических лиц и предложит выбрать найденного человека. Выберите существующее физлицо, а не создавайте новое.
4. Убедитесь, что паспорт, ИНН и СНИЛС подтянулись из карточки физлица. Если поля пустые — вы, скорее всего, создали дубль.

Проверка простая: после записи откройте список «Физические лица». Человек должен быть в нём один, а в списке «Сотрудники» — две строки с его ФИО.

Шаг 2. Оформите документ «Приём на работу»

Документ создаётся из раздела Зарплата и кадры → Кадровые документы или прямо из карточки нового сотрудника.

Заполните:

• 📅 Дату приёма — по трудовому договору о совместительстве;
• 🏢 Подразделение и должность — вторую должность, не основную;
• 🧾 Вид занятости — «Внутреннее совместительство»;
• 💰 Оклад — сумму уже за долю ставки.

Последний пункт важнее всего. Программа считает «Оплату по окладу» пропорционально отработанным дням по графику. Если ставка совместителя — 0,5 при окладе по должности 60 000 ₽, в документе укажите 30 000 ₽. Иначе 1С начислит полный оклад, как будто человек работает на второй должности полный день.

Шаг 3. Аванс и способ учёта

На вкладке с начислениями задайте аванс — фиксированной суммой или процентом. Для совместителя аванс считается отдельно от основной должности.

Если для этой должности создан свой способ учёта зарплаты, выберите его в карточке сотрудника. Тогда проводки по совместительству пойдут на свой счёт затрат и свою статью.

Шаг 4. Кадровые отчёты в СФР

Приём на внутреннее совместительство — такое же кадровое мероприятие, как основной приём. Сведения о трудовой деятельности по нему сдаются в СФР (бывший ПФР; с 2023 года фонды объединены) в составе ЕФС-1 в общем порядке.

Запись в трудовую книжку о совместительстве делают только по желанию работника. Электронная трудовая формируется из отчётов автоматически.

График работы и учёт времени совместителя

Норма по ТК РФ жёсткая: не больше 4 часов в день, когда человек занят на основной работе, и не больше половины месячной нормы. В дни, свободные от основной работы, совместитель может отработать полный день.

В 1С:Бухгалтерии нет полноценного табеля, как в ЗУП. Время учитывается через график работы и документы отклонений. Поэтому рабочий подход такой:

Если табель по форме Т-13 в организации ведут отдельно, держите его в той же логике, что и в 1С: две строки на человека — по основной должности и по совместительству, с разными часами. Тогда начисление и табель сверяются построчно.

Начисление зарплаты совместителю и удержания

В документе «Начисление зарплаты» (раздел Зарплата и кадры → Все начисления) человек появится двумя строками: по основной должности и по совместительству. Это нормально. Ниже — что считается по должности, а что по человеку.

Пример. Основная должность — 70 000 ₽, совместительство — 30 000 ₽, у сотрудника один ребёнок (вычет 1 400 ₽).

• Доход за месяц: 70 000 + 30 000 = 100 000 ₽.
• Налоговая база: 100 000 − 1 400 = 98 600 ₽.
• НДФЛ 13 %: 98 600 × 0,13 = 12 818 ₽.

Вычет применяется один раз. Если бы совместителя завели как отдельного человека, вычет задвоился бы, а НДФЛ занизился бы на 182 ₽ в месяц.

Проводки формируются по способу учёта каждой должности:

• 📌 Дт 26 Кт 70 — оклад по основной должности;
• 📌 Дт 20.01 Кт 70 — оплата по совместительству (если задан свой способ учёта);
• 📌 Дт 70 Кт 68.01 — НДФЛ с общего дохода;
• 📌 Дт 26 / 20.01 Кт 69.09 — взносы по единому тарифу;
• 📌 Дт 26 / 20.01 Кт 69.11 — взносы на травматизм.

Выплату можно оформить одной ведомостью: в ведомость попадут обе суммы, и работник получит их одним переводом.

Отпуск и отсутствия по второй должности

Статья 286 ТК РФ требует давать отпуск по совместительству одновременно с отпуском по основной работе. Если по второй должности человек ещё не отработал 6 месяцев, отпуск всё равно предоставляют авансом.

Порядок в 1С:

1. Оформите документ «Отпуск» по основной должности.
2. Оформите второй документ «Отпуск» по сотруднику-совместителю на те же даты.
3. Средний заработок программа считает по каждой должности отдельно, из начислений именно этого сотрудника.

С больничным другая логика. Электронный листок нетрудоспособности один на человека, а пособие у одного работодателя считается из всех выплат этому физлицу, с которых начислены взносы. Пособие оформляйте одним документом «Больничный лист» по основной должности.

По должности совместителя дни болезни тоже не оплачиваются окладом. После проведения больничного откройте «Начисление зарплаты» и проверьте строку совместителя: оклад должен быть уменьшен на дни болезни. Если программа их не учла — скорректируйте отработанное время в строке вручную.

Увольнение с должности совместителя

Уволить можно только со второй должности — основная продолжает работать.

1. Откройте Зарплата и кадры → Кадровые документы и создайте «Увольнение».
2. Выберите сотрудника-совместителя, а не основного. В списке у них одинаковое ФИО: ориентируйтесь на должность и табельный номер.
3. Укажите дату и основание. Кроме общих оснований, ТК РФ (ст. 288) разрешает прекратить договор, если на эту должность принимают работника, для которого она будет основной. Предупредить совместителя нужно письменно не менее чем за 2 недели.
4. Проверьте компенсацию за неиспользованный отпуск: она считается только по этой должности.
5. Проведите документ и начислите расчёт в «Начислении зарплаты» за месяц увольнения.

Перевод «совместитель → основной работник» в БП надёжнее оформлять двумя документами: увольнение с совместительства и приём или кадровый перевод по основной должности. Так история начислений и стажа остаётся прозрачной.

Частые ошибки при оформлении совместительства

• ❌ Второе физлицо вместо второго сотрудника. Вычеты двоятся, база взносов делится пополам, в РСВ и 6-НДФЛ человек появляется дважды. Лечится объединением дублей физлиц — процедура трудоёмкая, лучше не допускать.
• ❌ Полный оклад на 0,5 ставки. Переплата вдвое, которую потом приходится удерживать по заявлению.
• ❌ Совмещение оформлено как совместительство. Появляется лишний трудовой договор и кадровое мероприятие в ЕФС-1, которого не было.
• ❌ Отпуск только по основной должности. Совместитель «работает» в отпуске, ему начисляется оклад, а средний за отпуск по второй должности не выплачен.
• ❌ Увольнение не того сотрудника. Из двух одинаковых ФИО выбрали основного — уволили человека с основной работы.

Частые вопросы