Как перенести электронный больничный из СБИС в 1С ЗУП 3.1

Выгрузить больничный из СБИС в 1С ЗУП можно тремя путями: настроить прямой обмен между СБИС и программой, запросить ЭЛН в 1С по номеру напрямую из СФР или перенести данные руками. Если СБИС и 1С уже связаны, берите первый путь. Если связи нет, а больничных мало, хватит второго или третьего.

Электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН) живёт в реестре СФР. СБИС и 1С — это просто два окна к одним и тем же данным. Поэтому «загрузить больничный лист из СБИС в 1С» на практике значит одно: получить в ЗУП данные ЭЛН и по ним создать документ «Больничный лист».

Какой способ выбрать

Сравните способы по трудоёмкости и рискам, прежде чем что-то настраивать.

Для 1С ЗУП редакции 3.1 порядок один и тот же. В «1С:Бухгалтерии 3.0» с кадровым учётом путь похожий, но названия пунктов меню могут отличаться. В УТ 11 и ERP без модуля зарплаты больничные не ведут вовсе.

Что проверить перед тем, как выгружать больничный

Половина неудач — это не ошибки обмена, а пропущенная подготовка. Пройдите по списку.

• ✅ Организация в СБИС и в 1С — одно и то же юрлицо. Совпадают ИНН и КПП.
• ✅ Сотрудник заведён в ЗУП, указан СНИЛС. Без него ЭЛН не привяжется.
• ✅ ФИО и СНИЛС в ЗУП совпадают с теми, что указаны в ЭЛН. Расхождение в одной букве — и документ не найдётся.
• ✅ Релиз ЗУП достаточно свежий. Обмен с СФР меняется, старые релизы перестают принимать формат.
• ✅ Действует сертификат электронной подписи организации.
• ✅ Заполнены регистрационные номера в СФР (страхователь) в карточке организации.

Способ 1. Как выгрузить больничный из СБИС в 1С ЗУП через прямой обмен

Это путь для тех, кто работает в СБИС ежедневно: листки приходят в личный кабинет, а в 1С нужно только принять результат.

1. Подключите 1С к СБИС

В ЗУП откройте раздел «Администрирование» и найдите настройки обмена с внешними сервисами. Нужный пункт ищется по слову «СБИС» в строке поиска по меню. Если пункта нет, значит, в вашем релизе или комплектации обмен недоступен — тогда переходите к способу 2.

Далее в мастере вводятся логин и пароль от СБИС либо выбирается сертификат подписи. Учётную запись берите ту, что видит нужную организацию.

2. Включите передачу ЭЛН

В настройках обмена отметьте, что больничные листы тоже нужно получать. Часто эта галочка отключена по умолчанию, и пользователи ищут «пропавшие» листки неделями.

3. Получите документы и проверьте их

Запустите обмен кнопкой получения данных. Листки появятся в списке полученных документов. Откройте нужный и убедитесь, что сотрудник определился автоматически.

4. Создайте или проведите «Больничный лист»

По полученному ЭЛН программа создаёт документ «Больничный лист». Проверьте в нём:

1. Период нетрудоспособности и причину.
2. Номер и дату ЭЛН.
3. Признак «первичный» или «продолжение».
4. Данные о стаже и расчётные периоды.

Только после этого нажмите «Провести».

Способ 2. Как из СБИС загрузить больничный лист в 1С по номеру ЭЛН

Здесь СБИС уже не участвует: он лишь источник номера. Данные 1С берёт у СФР.

1. В ЗУП откройте раздел «Зарплата» и список больничных листов. Если пункта нет под рукой, найдите его через поиск по меню по слову «Больничные».
2. Создайте новый документ «Больничный лист».
3. Выберите сотрудника.
4. Найдите команду заполнения по данным ЭЛН. Она открывает окно запроса по номеру листка. Если команды не видно, проверьте, что подключена работа с СФР.
5. Введите 12-значный номер из СБИС и выполните запрос.
6. Программа подтянет период, причину и данные работодателя. Проверьте и проведите документ.

Запрос работает только при настроенном обмене с СФР и действующей подписи. Без этого кнопка либо неактивна, либо вернёт отказ.

Способ 3. Как выгрузить больничный лист из СБИС в 1С вручную

Когда обмен не настроен, а листок нужен сегодня, вводите данные сами.

Откройте ЭЛН в СБИС и выпишите:

• номер листка (12 цифр);
• период нетрудоспособности по строкам, если было несколько периодов;
• причину и код, если он указан;
• дату выдачи;
• сведения о приступе к работе.

Создайте в 1С «Больничный лист», заполните эти поля вручную и пометьте, что листок электронный. Потом сверьте итоговые даты: количество календарных дней в 1С должно совпасть с СБИС.

Как проверить, что больничный посчитался правильно

Документ проведён, но ошибка в расчёте дороже ошибки в загрузке. Сверьте три вещи.

С 2023 года первые три дня болезни оплачивает работодатель, остальные — СФР (бывший ФСС). Проверьте разбивку на примере:

3 + 7 = 10. Если в 1С картина иная, смотрите, что указано в документе по источнику оплаты и какой применён способ расчёта.

Дальше откройте расчётный листок сотрудника и найдите начисление по больничному. Сверьте сумму с оценкой. Для быстрой прикидки пригодится калькулятор.

Особые случаи: продолжение, совместитель, исправленный листок

Стандартный сценарий работает без сюрпризов. Сложности начинаются в трёх ситуациях.

Продолжение больничного

Врач может закрыть один ЭЛН и открыть следующий с пометкой «продолжение». В СБИС это два отдельных листка с разными номерами. В 1С так же заведите два документа и укажите во втором, что он продолжает первый.

Если этого не сделать, программа может посчитать оба листка первичными. Тогда три дня за счёт работодателя будут начислены дважды, а это переплата.

Сотрудник-совместитель

У совместителя может быть несколько ЭЛН: по одному на каждого работодателя. В вашей базе нужен тот листок, где страхователем указана ваша организация. Если в СБИС видите два листка на одного человека, сверьте названия работодателей в карточках.

Исправленный или аннулированный листок

Врач иногда исправляет ошибки в уже выданном ЭЛН. Если вы успели загрузить первую версию, повторный запрос по номеру вернёт обновлённые данные. Откройте проведённый документ, перезаполните его по ЭЛН и перепроведите.

Дальше проверьте, не изменился ли расчёт. Если выплата уже была, разницу придётся доплатить или удержать в следующем периоде.

Что происходит после проведения больничного

Проведённый документ не равен выплате. Он формирует начисление, которое попадёт в зарплатную ведомость.

1. В расчёте месяца сумма больничного появится отдельной строкой начисления.
2. Из пособия удерживается НДФЛ. Пособие по болезни облагается налогом, а страховыми взносами нет.
3. Часть за счёт СФР компенсируется Фондом, а не вами: проверьте, что сведения ушли в СФР и по ним пришёл статус.
4. При сдаче отчётности за период больничный отразится в персонифицированных сведениях.

Сверьте результат в карточке сотрудника: период, количество дней, источник оплаты. Если что-то не сошлось, вернитесь к документу, а не правьте итоговую ведомость руками.

Типичные ошибки при переносе ЭЛН

Как не получать ошибки впредь

Несколько привычек сильно снижают число проблем.

• 📌 Заводите нового сотрудника сразу со СНИЛС, а не «потом».
• 📌 Раз в месяц сверяйте список открытых ЭЛН в СБИС с документами в ЗУП.
• 📌 Назначьте одного ответственного за обмен. Когда обмен ведут трое, дубли гарантированы.
• 📌 Обновляйте ЗУП до актуального релиза до сдачи отчётности, а не после ошибки.
• 📌 Перед правками в базе делайте резервную копию и согласуйте действия с регламентом.

Частые вопросы