Как сформировать и отправить в ФСС (СФР) сведения о застрахованном лице из 1С 8.3 ЗУП

Сведения о застрахованном лице в 1С 8.3 ЗУП — это блок данных о сотруднике и работодателе, который фонд (ФСС, с 2023 года — СФР) использует для прямых выплат по больничному, декрету и уходу за ребёнком. Без него фонд не может рассчитать и перечислить пособие сотруднику напрямую. Найти форму проще всего через документ Электронный листок нетрудоспособности, выгрузить — командой Сформировать сведения с отправкой через 1С-Отчётность или оператора ЭДО.

С 1 января 2023 года ФСС и ПФР объединились в Фонд пенсионного и социального страхования (СФР) на основании закона № 236-ФЗ. Запросы и формы в 1С по старой памяти называют «для ФСС» — фактически получатель данных теперь СФР, но сама механика обмена и состав сведений не изменились.

Дальше — где физически лежит форма в интерфейсе ЗУП, три рабочих способа выгрузки, что входит в состав данных, статусы отправки и разбор типичных ошибок, из-за которых фонд возвращает сведения на доработку.

Где в 1С 8.3 ЗУП найти сведения о застрахованном лице

Форма не висит отдельным пунктом главного меню — она привязана к документу учёта нетрудоспособности.

Путь в ЗУП 3.1: раздел Налоги и взносы — Электронные больничные листки (на части релизов пункт называется Больничные листы). Откроется журнал документов Электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН).

Внутри конкретного документа ЭЛН сведения о застрахованном лице доступны так:

1. Откройте документ ЭЛН по номеру, который сотрудник передал работодателю.
2. На панели команд сверху найдите кнопку Сведения о застрахованном лице (иногда подписана Сформировать сведения для ФСС).
3. Откроется печатная форма-анкета: ФИО, СНИЛС, паспортные данные, банковские реквизиты для перечисления пособия, стаж, условия исчисления.

Если раздела Электронные больничные листки в меню нет, включите функциональность:

1. Главное меню (≡) — Настройка — Функциональность.
2. Вкладка Расчёт зарплаты → галочка Больничные листы и Электронный обмен с ФСС (в разных релизах формулировка отличается — ищите по слову «больничн» или «ФСС»).
3. Сохраните и перезайдите в раздел Налоги и взносы.

Что подготовить перед выгрузкой сведений для ФСС

Форму можно отправить только при живой учётной записи сотрудника и настроенном обмене с фондом.

Отдельно стоит проверить три момента, на которых чаще всего спотыкаются:

• 🔑 Сертификат ЭДО. Отправка сведений идёт через оператора электронного документооборота или напрямую через 1С-Отчётность. Без действующего сертификата кнопка Отправить просто откроет ошибку авторизации.
• 🏦 Реквизиты счёта. Фонд платит сотруднику напрямую, поэтому ошибка в номере счёта или БИК возвращает всю форму на исправление, а не только платёжный реквизит.
• 📋 Регистрация страхователя в СФР. Если организация встала на учёт недавно, первая отправка иногда «зависает» до синхронизации реестра страхователей — это не ошибка 1С, а задержка на стороне фонда.

Как выгрузить сведения о застрахованном лице из 1С 8.3 ЗУП: пошагово

Три рабочих варианта — от типового до ручного, для разных ситуаций.

Способ 1. Через документ «Электронный листок нетрудоспособности»

Основной путь для 90% случаев, когда ЭЛН подгружен из сервиса СФР или введён по номеру.

1. Раздел Налоги и взносы — Электронные больничные листки, откройте нужный ЭЛН.
2. Проверьте вкладку Общие сведения — там подтягиваются данные из карточки сотрудника.
3. Нажмите Сведения о застрахованном лице на панели документа.
4. В открывшейся форме сверьте ФИО, СНИЛС, адрес регистрации, условия исчисления пособия (стаж, районный коэффициент, совместительство).
5. Нажмите Записать и закрыть, затем Отправить — выбор идёт между 1С-Отчётность и настроенным оператором ЭДО.
6. Статус передачи появится в колонке Состояние обмена с ФСС журнала ЭЛН.

Способ 2. Вручную — если больничный оформлен не через ЭЛН

Встречается реже: бумажный листок нетрудоспособности старого образца или ручной ввод при сбое сервиса СФР.

1. Создайте документ Больничный лист (не ЭЛН) в разделе Зарплата — Больничные листы.
2. Заполните данные вручную: период, причину нетрудоспособности, средний заработок.
3. На панели документа — та же кнопка Сведения о застрахованном лице, форма заполняется по данным документа, а не по сервису обмена.
4. Отправка — только через 1С-Отчётность с ручной загрузкой файла, если прямой обмен с фондом по бумажному листку не настроен.

Способ 3. Через «1С-Отчётность» с массовой отправкой

Удобно, когда накопилось несколько ЭЛН и нужно отправить пакетом, а не по одному.

1. Раздел Отчёты — Регламентированные отчёты — 1С-Отчётность.
2. Вкладка Социальный фонд (в части релизов ещё подписана ФСС).
3. Список неотправленных сведений о застрахованных лицах — отметьте нужные флагами.
4. Кнопка Отправить выбранные — пакет уходит одним сеансом связи с подписанием каждого файла ЭЦП.

Что входит в сведения о застрахованном лице для ФСС в 1С 8.3 ЗУП

Форма — это не просто анкета, а полный пакет данных, по которому фонд считает сумму пособия.

По закону № 255-ФЗ первые три дня болезни по общему заболеванию или травме (не связанной с несчастным случаем на производстве) платит работодатель за счёт собственных средств, остальные дни — фонд напрямую сотруднику. В 1С это отражается двумя разными операциями:

Начисление пособия за первые 3 дня (за счёт работодателя)
Дт 20 (26, 44) Кт 70 — отнесение на расходы
Дт 70 Кт 68.01 — НДФЛ с суммы пособия за первые 3 дня

Доля фонда (с 4-го дня) — фонд платит сотруднику сам,
в 1С только формируется и отправляется «Сведения о застрахованном лице»,
проводок по этой части у работодателя не возникает

Ровно поэтому форма называется «сведения», а не «расчёт к выплате» — работодатель передаёт фонду данные для расчёта, а не перечисляет деньги сам.

Особенности по сценариям: ЗУП 3.1, ERP, Бухгалтерия с зарплатой

Механизм единый для всех конфигураций на БСП, но нюансы отличаются.

• ЗУП 3.1 и ЗУП КОРП. Полный раздел Электронные больничные листки с журналом, статусами и пакетной отправкой — самый удобный вариант для кадровых служб с большим числом сотрудников.
• 1С:ERP. Подсистема Зарплата повторяет логику ЗУП 3.1, путь тот же: Налоги и взносы — Электронные больничные листки. Отличие — доступ к разделу часто ограничен ролью «Расчётчик зарплаты», а не общими правами пользователя ERP.
• Бухгалтерия 3.0 (упрощённый расчёт зарплаты). Раздела с общим журналом нет, сведения формируются из каждого документа Больничный лист отдельно. Для организаций с небольшим штатом это не создаёт проблем, при 15+ больничных в месяц — неудобно из-за отсутствия пакетной отправки.
• Распределённая база (РИБ) с обособленными подразделениями. Отправка сведений возможна из любого узла, где введён больничный, но сертификат ЭДО и подключение к 1С-Отчётности настраиваются отдельно в каждом узле — общий сертификат головной организации не подхватывается автоматически.

Когда сведения о застрахованном лице выгружать не нужно

Не каждый больничный требует отправки формы в фонд.

• 🚫 Больничный оплачивается полностью за счёт работодателя по внутреннему положению сверх нормы закона — доплата сверх пособия ФСС формой не покрывается, это обычное начисление зарплаты.
• 🚫 Листок нетрудоспособности сотрудника, который на момент болезни уже уволен и получает пособие как бывший работник в течение 30 дней — порядок расчёта иной, уточняйте условия у фонда до отправки типовой формы.
• 🚫 Период по уходу за ребёнком младше 7 лет без госпитализации свыше 15 календарных дней за год, если лимит дней по больничным по уходу уже исчерпан, — выплата не положена, отправка сведений избыточна.
• 🚫 Больничный оформлен для ИП или самозанятого без заключённого трудового договора с организацией — к сотрудникам на трудовом договоре форма не относится.

Типичные ошибки при выгрузке сведений о застрахованном лице

Как автоматизировать регулярный обмен с ФСС / СФР

Для компаний с потоком больничных 20+ в месяц ручная отправка каждого ЭЛН занимает заметное время.

1. Настройте регламентное задание Автоматический обмен с ФСС в разделе Администрирование — Регламентные и фоновые задания, если версия платформы и релиз его поддерживают.
2. Включите автоматическое формирование сведений сразу после проведения документа ЭЛН — галочка Формировать сведения при проведении на вкладке настроек раздела Электронные больничные листки.
3. Раз в неделю сверяйте журнал по колонке Состояние обмена, отфильтровав записи со статусом Отказ — это единственное, что всё равно требует ручной правки.
4. Если используется оператор ЭДО (Такском, СБИС, Калуга Астрал), проверьте, что настроен именно канал передачи в СФР, а не только сдача деклараций — это разные направления в одном сертификате.

Частые вопросы