Работник умер: как закрыть расчёт и выплатить деньги семье в 1С:Зарплата и управление персоналом

Выплаты умершему сотруднику в 1С ЗУП 8.3 оформляют в три шага: документ Увольнение с основанием «пункт 6 части первой статьи 83 ТК РФ» датой смерти, затем ведомость на выплату, в которой деньги получает член семьи. НДФЛ с этих сумм не удерживают: для родственника это доход в порядке наследования, он освобождён по п. 18 ст. 217 НК РФ. Страховые взносы на начисленную зарплату и компенсацию за отпуск при этом начисляются как обычно.

Выплата родственникам умершего сотрудника идёт одним из двух путей. Если в течение четырёх месяцев обратился член семьи, живший с работником, или иждивенец, деньги отдают ему по заявлению, не позднее недели с момента подачи документов. Если никто не пришёл, сумма уходит в наследственную массу и выплачивается наследнику по свидетельству нотариуса. В программе оба варианта оформляются одинаково, отличается только пакет бумаг.

Подготовка: какие документы нужны до работы в программе

Кадровик ничего не проводит «по звонку». Основание для увольнения — документ о смерти, а основание для выплаты — заявление получателя.

Порядок действий в целом такой:

1. 📄 Получить копию свидетельства о смерти.
2. 🗂️ Издать приказ о прекращении трудового договора датой смерти.
3. 🧮 Сделать окончательный расчёт: зарплата за отработанные дни и компенсация за неиспользованный отпуск.
4. 📨 Отправить в СФР сведения о трудовой деятельности (ЕФС-1) об увольнении.
5. 💸 Выплатить деньги по заявлению члена семьи или наследнику.
6. 📕 Выдать трудовую книжку родственнику по его письменному заявлению или отправить почтой.

Увольнение умершего сотрудника в 1С ЗУП 8.3

Документ создают обычным способом: Кадры → Приемы, переводы, увольнения → Создать → Увольнение. Отдельного документа «смерть работника» в ЗУП 3.1 нет, всё решает основание.

Как заполнить документ

1. В поле Сотрудник выберите работника.
2. Дата увольнения — дата смерти по свидетельству. Если человека признали умершим или безвестно отсутствующим по суду, ставят дату вступления решения в силу.
3. В поле Основание увольнения (статья ТК РФ) выберите из справочника пункт 6 части первой статьи 83 ТК РФ. Он называется по тексту закона: смерть работника, а также признание судом умершим или безвестно отсутствующим.
4. Проверьте, что программа рассчитала компенсацию отпуска: число дней и сумма видны на вкладке с начислениями.
5. Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-8.

Запись в трудовой книжке звучит так: «Трудовой договор прекращён в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации». Подпись самого работника не нужна, в приказе делают отметку о причине.

Сведения в СФР

Сведения об увольнении подают не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. В ЗУП их формируют из раздела Кадры → Электронные трудовые книжки: команда Создать → Сведения о трудовой деятельности подтянет проведённое увольнение. Основание в отчёте возьмётся из документа, поэтому важно выбрать статью правильно с первого раза.

Если смерть внесли задним числом

Частая ситуация: зарплату за следующий месяц уже начислили, а потом пришло свидетельство. ЗУП после проведения увольнения прошлой датой регистрирует перерасчёт. В ближайшем документе Начисление зарплаты и взносов появятся строки сторно за дни после смерти. Не удаляйте старые начисления вручную, иначе расчёт взносов разойдётся с отчётностью.

Начисление зарплаты и компенсации отпуска умершему сотруднику

В окончательный расчёт попадает всё, что работник заработал до дня смерти включительно.

Взносы считаются потому, что суммы начислены в рамках трудовых отношений, пока они ещё существовали. Смерть работника не меняет базу для взносов за этот месяц.

Компенсация за отпуск: пример

Сотрудник с окладом 60 000 руб. умер 14 марта. Неиспользованных дней отпуска — 18, средний дневной заработок за расчётный период — 2 047,78 руб.

• 💰 Зарплата за март: 60 000 / 21 рабочий день × 10 отработанных дней = 28 571,43 руб.
• 🏖️ Компенсация отпуска: 18 × 2 047,78 = 36 860,04 руб.
• 🧾 Итого к выплате родственникам: 65 431,47 руб., без удержания НДФЛ.

Если в марте сотруднику уже выплатили аванс, например 25 000 руб., с него НДФЛ удержан при выплате. Тогда семья получит 65 431,47 − 25 000 = 40 431,47 руб.

Долг за сотрудником

Бывает, что аванс или отпускные выплачены больше, чем заработано. Удержать долг из выплат семье нельзя, а сам долг по закону переходит к наследникам в пределах стоимости наследства. На практике работодатель либо предъявляет требование к наследникам через нотариуса, либо списывает сумму решением руководителя. В ЗУП такой остаток виден как отрицательная сумма к выплате в расчётном листке.

Выплата родственникам умершего сотрудника в 1С ЗУП: как провести ведомость

Специального получателя «наследник» в ведомостях ЗУП нет. Ведомость оформляют на самого умершего сотрудника, а кто фактически получил деньги, фиксируют в кассовом или банковском документе.

Какой способ выплаты выбрать

Не перечисляйте деньги на зарплатную карту умершего работника. После уведомления о смерти банк блокирует операции, а возврат и повторная выплата растянутся на недели.

Пошагово через кассу

1. Откройте Выплаты → Ведомости в кассу → Создать.
2. Укажите месяц, в котором проведено увольнение, и способ заполнения «Зарплата» или «Расчёт при увольнении».
3. Нажмите Заполнить и оставьте в табличной части только умершего сотрудника.
4. Проверьте колонку НДФЛ. В ней должен быть ноль. Если программа подставила налог, откройте строку сотрудника двойным щелчком и исправьте сумму налога к удержанию на ноль.
5. Проведите ведомость и выгрузите её в бухгалтерию.
6. В 1С:Бухгалтерии выдайте деньги расходным кассовым ордером. В поле «Выдать» укажите ФИО родственника, в поле «По» — его паспорт, в основании — «выплата невыплаченной заработной платы умершего работника по заявлению от …».

Если выплата растянулась

Кассу нужно закрыть за пять рабочих дней. Если родственник за это время не пришёл, невыданную сумму депонируют: в бухгалтерии появится проводка Дт 70 Кт 76.04. Позже деньги выдают по депоненту, в ЗУП ничего переделывать не нужно.

Когда обратились несколько членов семьи, работодатель не делит сумму сам. Выплату делают по согласию между ними или по решению нотариуса и суда. В ведомости при этом всё равно одна строка на умершего, а в бухгалтерии — несколько РКО или платёжных поручений.

НДФЛ и взносы с выплат умершему сотруднику в 1С 8.3 ЗУП

Логика налога простая. Доход считается полученным в день выплаты. При жизни работник деньги не получил, значит, налоговой базы у него не возникло. Родственник получает их в порядке наследования, а такие доходы освобождены от НДФЛ.

• ✅ НДФЛ с зарплаты и компенсации, выплаченных семье, — не удерживается.
• ✅ В 6-НДФЛ и в справку о доходах эти суммы не попадают.
• ⚠️ НДФЛ с аванса, выплаченного при жизни, остаётся удержанным, его не возвращают.
• ⚠️ Страховые взносы на начисленную зарплату и компенсацию отпуска начисляются в месяце начисления и попадают в РСВ.
• ✅ Пособие на погребение и единовременная материальная помощь семье умершего работника не облагаются ни НДФЛ, ни взносами.

Как проверить в программе

Перед закрытием месяца сформируйте Налоги и взносы → Отчёты по налогам и взносам → Анализ НДФЛ по документам по умершему сотруднику. Строк с удержанием по итоговой ведомости быть не должно. Взносы проверьте отчётом Анализ взносов в фонды за месяц увольнения.

Пособие на погребение и материальная помощь семье

Это две разные выплаты, и в ЗУП их оформляют по-разному.

Социальное пособие на погребение

Пособие положено человеку, который взял на себя организацию похорон, — не обязательно родственнику. Размер гарантирован законом № 8-ФЗ, ежегодно индексируется с 1 февраля, в районах с районным коэффициентом увеличивается на него.

• 📄 Нужны: заявление и справка о смерти из органа ЗАГС.
• ⏳ Обратиться можно в течение шести месяцев со дня смерти.
• 💵 Работодатель выплачивает в день обращения из своих средств.
• 🔁 Затем подаёт заявление в СФР (с 2023 года вместо ФСС) и получает возмещение.

В ЗУП пособие начисляют документом Единовременное пособие за счет СФР, вид пособия — на погребение. Сумма подставляется из справочника государственных пособий, поэтому перед расчётом проверьте, что программа обновлена до релиза с действующим размером. Получателя выбирают из справочника физических лиц: если это не сотрудник, заведите его карточку.

Материальная помощь семье

Единовременную помощь членам семьи умершего работника освобождают от НДФЛ без лимита по п. 8 ст. 217 НК РФ. Взносами она не облагается: с получателем нет трудовых отношений.

Если получатель сам работает в организации, помощь можно начислить ему документом Материальная помощь с отдельным видом начисления, у которого в настройках НДФЛ и взносов указано «не облагается». Если получатель посторонний, удобнее оформить выплату сразу в бухгалтерии, без ЗУП.

Проводки в бухгалтерском учёте

После документа Отражение зарплаты в бухучете и выгрузки выплат в 1С:Бухгалтерии 3.0 появятся такие записи. Счёт затрат зависит от способа отражения, ниже — для управленческого персонала.

По счёту 69 используйте тот субсчёт, который в вашей базе ведёт расчёты с СФР по пособиям: он задан в настройках отражения пособий.

Частые вопросы