Документ «Заказ поставщику»: что он фиксирует, как влияет на обеспечение и где чаще всего ломается учёт

Заказ поставщику в 1С нужен, чтобы зафиксировать намерение купить: что, сколько, у кого, по какой цене и к какой дате. Он не приходует товар и не создаёт долга перед поставщиком. Зато программа видит будущий приход, может обещать этот товар клиентам, планировать оплату и показывать, что поставщик ещё не довёз.

Полноценно документ работает в «Управлении торговлей 11», «Комплексной автоматизации 2», ERP и УНФ — там он участвует в обеспечении и расчётах. В «Бухгалтерии предприятия 3.0» такого документа нет: его роль частично выполняет «Счёт от поставщика», который тоже ничего не проводит. Если закупки у вас простые и товар приходит в день оплаты, заказ можно не вести. Если между решением купить и приходом проходят дни или недели — без заказа вы теряете контроль.

Какие задачи решает заказ поставщику в 1С

Документ закрывает сразу несколько управленческих функций. Ни одна из них не попадает в бухгалтерские регистры, всё живёт в оперативном учёте.

• 📦 Ожидаемое поступление. Программа знает, что 15-го числа придут 200 коробок, и может учитывать их при расчёте доступного остатка.
• 🤝 Фиксация договорённостей. Цена, количество, сроки, склад приёмки и условия закупки записаны в одном месте. При поступлении их не нужно вводить заново.
• 💳 План оплат. Если расчёты ведутся по заказам, заказ задаёт график: аванс 50% до отгрузки, остаток после приёмки. Казначей видит, что и когда платить.
• 🔗 Связь с заказом клиента. Под конкретную сделку можно заказать товар и держать его «под клиента», чтобы он не ушёл другому покупателю.
• 📊 Контроль исполнения. Видно, что заказано, что пришло, что недовезено и что отменено.

В УТ 11 список документов открывается через Закупки → Заказы поставщикам. Если такого пункта нет, функциональность выключена. Её включают в НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Закупки: там же настраивают использование статусов и согласование заказов.

Как заказ поставщику влияет на резервирование и доступный остаток

Самый частый вопрос: резервирует ли заказ поставщику товар. Сам по себе — нет. Он создаёт ожидаемый приход, а резервирует товар заказ клиента . Разница принципиальна.

Представьте: на складе 50 единиц, в пути по заказу поставщику ещё 100 с датой поступления через неделю. Клиент хочет 120 штук.

• Без заказа поставщику программа видит только 50. Менеджер либо отказывает, либо обещает «на глазок».
• С заказом поставщику 50 единиц можно зарезервировать на складе, а 70 — к дате будущего поступления.

В заказе клиента в УТ 11 за это отвечает колонка обеспечения у каждой строки. Варианты «Резервировать на складе» и «Резервировать к дате» работают по-разному: первый берёт свободный остаток, второй учитывает планируемые приходы, в том числе заказы поставщикам. Вариант «Отгрузить обособленно» связывает строку заказа клиента с конкретным заказом поставщику — пришедший товар не уйдёт никому другому.

Что считается доступным остатком

Доступный остаток в типовых решениях складывается так:

Посмотреть картину целиком помогает отчёт «Анализ доступности товаров» в УТ 11 и КА. Он показывает остаток, резервы и график ожидаемых приходов по датам.

Чем заказ поставщику отличается от поступления товаров

Это два разных этапа одной закупки. Заказ — договорённость, поступление — факт.

Поступление правильно оформлять на основании заказа: открыть заказ и выбрать команду создания документа поступления в меню «Создать на основании». Тогда строки, цены и склад переносятся автоматически, а программа видит, какая часть заказа исполнена.

Если поступление ввести отдельно, «с нуля», связь не возникнет. Склад и бухгалтерия будут в порядке, но заказ останется «висеть» как невыполненный. В доступном остатке тот же товар посчитается дважды: как уже пришедший и как ожидаемый.

Как проходит аванс по заказу

Заказ не формирует проводок, но платёж по нему — вполне. Перечисление предоплаты отражается как аванс: в бухгалтерском учёте Дт 60.02 Кт 51. После поступления аванс зачитывается в счёт долга.

Если в УТ 11 выбран порядок расчётов «по заказам», в платёжном документе указывают заказ как объект расчётов. Тогда аванс «садится» именно на эту закупку, а не размазывается по договору. Порядок расчётов задаётся в соглашении или договоре с поставщиком.

Статусы и жизненный цикл заказа поставщику

Если в настройках закупок включено использование статусов, заказ проходит несколько состояний. В УТ 11 типовой набор такой:

1. Не согласован — черновик. Менеджер собирает позиции, уточняет цены. В планировании такой заказ не участвует.
2. Согласован — руководитель одобрил закупку. Появляется смысл отправлять заказ поставщику.
3. Подтверждён — поставщик подтвердил количество, цену и срок. Заказ становится полноценным ожидаемым приходом.
4. Закрыт — закупка завершена. Остаток недопоставки больше не ждут.

Когда поставщик не может привезти часть позиций, строку не удаляют, а помечают как отменённую и указывают причину отмены. Так сохраняется история: видно, сколько заказывали изначально и почему не получили.

Не удаляйте проведённые заказы, по которым уже есть поступления или оплаты. Пометка на удаление и последующее удаление разорвут связи с документами, а расчёты по заказу перестанут сходиться.

Настройка и автоматизация закупок

Ручной ввод каждого заказа оправдан, пока поставщиков десяток, а номенклатуры — сотни позиций. Дальше помогают типовые механизмы.

Условия закупок

Соглашение с поставщиком (в УТ 11 — «Условия закупок») хранит цены, валюту, порядок расчётов, график оплаты и склад по умолчанию. Новый заказ, выбранный по такому соглашению, заполняется этими данными сам. Ошибки «не та валюта» или «забыли аванс» практически исчезают.

Создание на основании заказа клиента

Если продаёте под заказ, не перепечатывайте позиции. Из заказа клиента можно сразу сформировать заказ поставщику: номенклатура и количество перенесутся, останется выбрать поставщика и проверить цену.

Формирование заказов по потребностям

В УТ 11, КА и ERP есть обработка, которая собирает дефицит по всем складам и заказам клиентов и предлагает готовые заказы поставщикам. Она учитывает:

• 📉 текущий остаток и уже размещённые заказы поставщикам;
• 🧾 потребность по заказам клиентов и внутренним заказам;
• 📐 параметры обеспечения номенклатуры — страховой запас, точку заказа, кратность упаковки;
• 🚚 сроки поставки поставщика.

Результат — список заказов с разбивкой по поставщикам. Менеджер проверяет количество и проводит. Чтобы расчёт был точным, параметры обеспечения у ходовой номенклатуры надо заполнить хотя бы один раз.

Согласование

При включённом согласовании заказ от менеджера не уходит дальше статуса «Не согласован», пока ответственный не одобрит его. Это удобно, когда закупщики работают с лимитами. Для небольших компаний согласование обычно лишнее: оно добавляет шаг, но не добавляет контроля.

Где чаще всего ошибаются при работе с заказами поставщикам

Ниже — ситуации, которые регулярно всплывают при проверке базы. Каждая искажает либо доступный остаток, либо расчёты.

• 🔁 Поступление введено без связи с заказом. Товар пришёл, а заказ числится невыполненным. Доступный остаток завышен. Исправление: в документе поступления указать заказ в качестве основания и перепровести документ, либо закрыть заказ, если его повторят.
• 🕰️ Старые заказы не закрываются. Недопоставка 3 штуки из 100 «висит» годами. Обработка потребностей и отчёт доступности считают эти 3 штуки ожидаемыми. Решение — раз в месяц закрывать завершённые заказы или отменять недопоставленные строки с причиной.
• 💸 Аванс оплачен без указания заказа. При расчётах по заказам платёж повиснет на договоре. Поступление по заказу покажет долг, а у поставщика — переплату. Нужно поправить объект расчётов в платёжном документе.
• 📅 Неактуальная дата поступления. Поставщик перенёс отгрузку, а в заказе прежняя дата. Резервы «к дате» строятся на несуществующем приходе.
• 💰 Цена в поступлении отличается от заказа. Сама по себе не ошибка: поставщик мог изменить цену . Ошибка — не разобраться, кто прав, и не обновить условия закупок. В следующем заказе всплывёт старая цена.
• 📝 Заказ используется как первичный документ. Заказ — внутренний документ компании. Принимать товар к учёту и НДС к вычету можно только по документам поставщика: накладной, УПД, счёту-фактуре.

Как контролировать исполнение заказов поставщикам

Список Закупки → Заказы поставщикам уже даёт первую картину: статус, сумму, дату поступления, поставщика. Отфильтруйте его по статусу «Подтверждён» и отсортируйте по дате поступления — сверху окажутся заказы, которые должны были прийти раньше всех.

Глубже помогают отчёты раздела закупок. Названия их наборов меняются от релиза к релизу, но по смыслу вам нужны три среза:

Метрики, которые стоит считать

• ⏱️ Срыв сроков — доля заказов, пришедших позже даты поступления. Если у поставщика 4 из 10 заказов опаздывают на неделю, закладывайте этот лаг в планирование.
• 📦 Полнота поставки — пришло / заказано. Заказали 1 000 единиц, получили 940 — полнота 94%.
• 💵 Отклонение цены — разница между ценой заказа и ценой поступления. Пример: заказали по 250 ₽, пришло по 262 ₽, отклонение 4,8%.

Эти цифры типовые отчёты не всегда выдают одной кнопкой. Но их легко собрать из исполнения заказов: выгрузить отчёт в Excel и посчитать по поставщикам.

Частые вопросы