Работа с заказами покупателей в Управлении торговлей 11: от флажка в настройках до закрытия

Заказы клиентов в 1С:Управление торговлей 11 включаются одним флажком: НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи, группа «Оптовые продажи», флажок «Заказы клиентов». После этого в разделе Продажи → Оптовые продажи появится список «Заказы клиентов», а в документах продажи — поле для ссылки на заказ.

Сам флажок — это только начало. Чтобы заказ резервировал товар, контролировал оплату и не застревал на складе, нужно ещё настроить статусы, права пользователей и порядок обеспечения. Если заказы нужны только как «счёт с номером», хватит минимальной настройки. Если по заказам планируют закупки и резервы — понадобится полная.

1. Где включить заказы клиентов в УТ 11

Настройка выполняется пользователем с правами администратора. Обычным менеджерам раздел НСИ и администрирование не виден.

Порядок действий:

1. Откройте НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи.
2. Разверните группу «Оптовые продажи».
3. Установите флажок «Заказы клиентов».
4. Закройте форму — настройки сохраняются сразу, отдельной кнопки «Записать» нет.
5. Перезапустите сеанс у пользователей, которые уже работают в базе, чтобы у них обновились командный интерфейс и списки.

После включения проверьте, что в разделе Продажи появился пункт «Заказы клиентов». Если его нет у конкретного пользователя, дело в правах — об этом ниже.

Что включить рядом с заказами

В той же форме «Продажи» и в соседних разделах есть настройки, без которых заказ работает урезанно:

• 📦 Несколько складов (Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка) — нужно, если товар резервируют на конкретном складе.
• 🤝 Соглашения с клиентами — из соглашения в заказ подставляются вид цен, условия оплаты и склад. Без соглашений цены и график оплаты придётся вводить вручную.
• 💳 Этапы оплаты — позволяют задать предоплату и кредит прямо в заказе и видеть, что клиент должен заплатить до отгрузки.
• ✅ Согласование заказов — включите, если заказы со скидкой или на крупную сумму должен утверждать руководитель.

Каждая из этих функций добавляет поля и проверки. Включайте только то, что реально нужно процессу: лишние поля менеджеры начинают заполнять «как получится», и аналитика портится.

2. Статусы заказа клиента и как их использовать

Статус показывает, на каком этапе находится заказ и что с ним можно делать. В УТ 11 используются такие статусы:

Набор статусов, которые видит пользователь, зависит от настроек продаж. Если согласование заказов не используется и расширенные возможности заказа выключены, часть статусов из списка выбора пропадает, и менеджер работает только с «К выполнению» и «Закрыт».

Как выстроить статусы под свой процесс

Простой вариант для небольшой фирмы:

1. Менеджер создаёт заказ сразу в статусе «К выполнению».
2. Склад отгружает товар.
3. После отгрузки и оплаты заказ закрывается.

Вариант для компании с закупками под заказ:

1. Менеджер сохраняет заказ в статусе «Не согласован».
2. Руководитель согласует условия — статус меняется на «К обеспечению».
3. Закупщик видит потребность и заказывает недостающий товар у поставщика.
4. Когда весь товар пришёл и зарезервирован, заказ переводят в «К выполнению».
5. Склад отгружает, заказ закрывается.

3. Права пользователей на заказы клиентов

Доступ к заказам выдаётся через профили групп доступа: НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав → Профили групп доступа.

В поставке УТ 11 уже есть готовые профили для продаж — например, «Менеджер по продажам» и «Руководитель отдела продаж». Их достаточно для типового распределения ролей. Править поставляемые профили не стоит: при обновлении конфигурации изменения могут перезаписаться. Если нужен свой набор прав, скопируйте профиль и меняйте копию.

Как проверить, хватает ли прав

1. Откройте профиль, который назначен пользователю.
2. На вкладке ролей включите показ всех ролей и наберите в строке поиска «заказ клиент».
3. Посмотрите, какие роли отмечены: на чтение заказов и на добавление/изменение.
4. Откройте Группы доступа и убедитесь, что пользователь входит в группу с этим профилем.

Типичное распределение:

• 👤 Менеджер — создаёт и меняет свои заказы, не может согласовывать и давать скидки сверх соглашения.
• 👔 Руководитель продаж — согласует заказы, меняет статусы, разрешает отклонения от условий продаж.
• 🏬 Кладовщик — видит заказы только для чтения и отгружает по ним, но не правит цены и количество.

4. Как оформить и провести заказ клиента

Новый заказ создаётся из списка Продажи → Оптовые продажи → Заказы клиентов кнопкой «Создать».

Шапка заказа

На вкладке «Основное» заполните:

1. Клиент — партнёр. Если у партнёра несколько контрагентов, выберите нужного.
2. Соглашение — если функция включена. Из него подставятся вид цен, валюта, условия оплаты.
3. Организация и склад, с которого планируется отгрузка.
4. Желаемая дата отгрузки — по ней планируются резервы и закупки.
5. Статус — по правилам вашей компании.

Товары

На вкладке «Товары» добавьте номенклатуру. Цены подставятся из вида цен соглашения. Скидки, если они настроены, рассчитываются командой расчёта скидок в табличной части.

Для каждой строки указывается вариант обеспечения — что программе делать с этим товаром. Подробнее о вариантах — в следующем разделе.

Оплата

На вкладке условий оплаты задаётся график: например, 50% предоплаты до отгрузки и 50% через 10 дней после неё. Если этапы оплаты включены, программа сама посчитает суммы этапов от итога заказа.

Пример: заказ на 120 000 ₽, условие «50% предоплата, 50% кредит». Этапы будут по 60 000 ₽: первый до отгрузки, второй после.

Проведение

Нажмите «Провести и закрыть». Проведённый заказ в рабочем статусе:

• формирует обязательство клиента по оплате;
• резервирует товар по строкам, где выбран резерв;
• создаёт потребность в закупке, если товара не хватает и выбран вариант с обеспечением.

Заказ в статусе «Не согласован» проводится, но резервов и обязательств не создаёт — это черновик.

5. Обеспечение и резервирование товара по заказу

Главный приём при работе с заказами — правильно выбрать вариант обеспечения строки. От него зависит, будет ли товар зарезервирован и попадёт ли он в план закупок.

Как быстро заполнить обеспечение

Заполнять каждую строку вручную долго. В табличной части «Товары» есть команда заполнения обеспечения: программа сама проверит остатки и предложит вариант для каждой строки. Выделите строки, вызовите команду и выберите, как поступать с товаром, которого не хватает.

Чтобы увидеть картину по всем заказам сразу, используйте рабочее место «Состояние обеспечения заказов» в разделе Закупки. Там видно, какие заказы обеспечены полностью, где ждут поступления, а где товара нет совсем.

Когда резерв не ставится

Резерв не появится, если:

• 🔸 заказ в статусе «Не согласован»;
• 🔸 в строке выбран вариант «Не обеспечивать»;
• 🔸 свободного остатка на складе меньше, чем в строке (часть товара уже зарезервирована под другие заказы);
• 🔸 склад в строке отличается от склада, где лежит товар.

Свободный остаток — это не то же самое, что остаток на складе. Если на складе 100 штук и 80 уже зарезервировано, новому заказу доступно только 20.

6. Отгрузка по заказу и закрытие заказа клиента

Отгрузку по заказу оформляют документом «Реализация товаров и услуг». Есть два способа.

Из заказа

1. Откройте заказ в статусе «К выполнению».
2. Нажмите «Создать на основании» и выберите реализацию.
3. Проверьте количество — если отгружаете частично, уменьшите его.
4. Проведите реализацию.

Из списка распоряжений

В списке Продажи → Оптовые продажи → Документы продажи есть вкладка «Распоряжения на оформление». В ней собраны заказы, которые можно отгружать. Выделите несколько заказов одного клиента и оформите по ним одну реализацию — так удобно, если клиент делает несколько заказов в день.

Частичная отгрузка

Если отгрузили 7 штук из 10, заказ остаётся открытым: по нему висит резерв на 3 штуки. Дальше два пути:

• довезти остаток следующей реализацией;
• отменить неотгруженные строки (флажок отмены с указанием причины) и закрыть заказ.

Когда заказ можно закрывать

Заказ закрывают, когда товар отгружен полностью, а оплата получена или переведена в обычную дебиторскую задолженность. Закрытые заказы не мешают работе: они не держат резервы и не попадают в распоряжения на оформление.

7. Ошибки при работе с заказами клиентов и как их устранить

Эти ситуации обычно всплывают в первые недели после включения заказов. Выберите свой симптом.

Что сделать, чтобы ошибок было меньше

• 🧭 Опишите в регламенте, кто и когда меняет статус. Заказ, который никто не перевёл в «К выполнению», зависает: склад его просто не видит.
• 🗂 Раз в неделю фильтруйте список заказов по статусу «К обеспечению» и «К выполнению» с датой отгрузки в прошлом — это кандидаты на закрытие или отмену.
• 🔁 Перед массовым закрытием старых заказов сделайте резервную копию базы : закрытие снимает резервы, и восстановить их можно только повторным проведением.

8. Частые вопросы