Как учесть доход с прошлого места работы при расчёте пособий в ЗУП 3.1

Внести заработок предыдущих страхователей в 1С ЗУП 8.3 можно в двух местах: в форме среднего заработка прямо из документа Больничный лист (или Отпуск по уходу за ребенком, Отпуск по беременности и родам) и через регистрацию справки о заработке от прошлого работодателя. Второй способ надёжнее: данные введены один раз и подтягиваются во все будущие пособия за те же годы.

Типичная ситуация: сотрудник устроился в марте, в апреле принёс больничный, а программа считает пособие от МРОТ или от пары месяцев стажа у вас. Доход с прошлого места работы где-то есть, но ЗУП о нём не знает. Решение — внести эти суммы в базу до расчёта или пересчитать документ после.

Какие данные о прошлом заработке нужны для ввода

Пособие по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и по уходу за ребёнком считают от заработка за два календарных года до года наступления страхового случая. Если больничный открыт в 2026 году, расчётный период — 2024 и 2025 годы.

Для ввода в программу понадобятся по каждому году:

• 💰 сумма выплат, на которые начислялись страховые взносы, у каждого прошлого работодателя;
• 📅 число календарных дней болезни, отпусков по беременности и родам и по уходу за ребёнком, если они были (эти дни исключаются из периода только при замене лет и при расчёте декретных и детских пособий);
• 🏢 наименование и ИНН работодателя — для порядка и для проверки.

Источник цифр — справка о сумме заработка, которую работодатель выдаёт при увольнении. Справка по форме 182н отменена с 2023 года: сейчас её выдают по форме, утверждённой Социальным фондом. Если сотрудник принёс старую справку за 2021–2022 годы, цифры из неё использовать можно, сама форма документа роли не играет.

Сколько учитывать за каждый год

Заработок за год берут не больше предельной базы для страховых взносов этого года. Всё, что сверху, программа отсечёт сама, но вводить лучше реальную сумму из справки.

Предел действует на сумму по всем работодателям вместе. Если у вас сотрудник заработал 1 400 000 ₽, а у прошлого — 1 500 000 ₽ за 2024 год, к расчёту возьмут только 2 225 000 ₽, а не 2 900 000 ₽.

Где в 1С 8.3 ЗУП внести заработок предыдущих страхователей

Есть два рабочих пути. Выбор зависит от того, когда у вас оказались данные.

Способ 1. Справка о заработке до первого пособия

Подходит, если сотрудник принёс справку при приёме на работу. Регистрируете её заранее, и при первом больничном программа всё подставит сама.

1. Откройте раздел Зарплата и найдите журнал справок для расчёта пособий. Удобнее всего набрать в поиске по интерфейсу слово «справк»: в списке будет журнал с входящими справками о заработке.
2. Создайте новую справку. Выберите сотрудника и организацию, где он работает сейчас.
3. Укажите прежнего работодателя: наименование, ИНН, КПП, период работы у него.
4. В табличной части по годам внесите сумму заработка и дни исключаемых периодов, если они есть в справке.
5. Проведите документ.

Если у сотрудника два-три прошлых места работы, каждое оформляйте отдельной справкой. Суммы по одному году программа сложит сама.

Способ 2. Прямо из документа пособия

Подходит, когда справки нет в базе, а больничный уже надо считать.

1. Откройте документ Больничный лист (раздел Зарплата или Кадры, в зависимости от настроек интерфейса).
2. На основной закладке рядом с полем среднего заработка нажмите кнопку редактирования (значок карандаша). Откроется форма ввода данных для расчёта среднего заработка.
3. В форме видны два года расчётного периода и заработок по ним. Добавьте строку с заработком у другого страхователя или поправьте сумму в нужном году.
4. Нажмите ОК. Программа пересчитает средний дневной заработок и сумму пособия.

Как перенести суммы из справки без ошибок

Цифры из справки переносятся не механически. Три момента, на которых чаще всего ошибаются.

Год справки и год расчёта. Справка может содержать три года работы, а нужны только два, предшествующих году болезни. Остальные внесите тоже: через год они станут расчётными.

Выплаты без взносов. В заработок для пособий входят только выплаты, облагаемые страховыми взносами. Справка от работодателя уже содержит именно эту сумму, ничего вычитать из неё не нужно. Не прибавляйте к ней материальную помощь или компенсации, которые сотрудник «вспомнил на словах».

Исключаемые периоды. Дни болезни и декрета указывают, чтобы их можно было исключить при расчёте декретного и детского пособия. Для обычного больничного делитель фиксированный — 730 дней.

Пример. Больничный открыт в 2026 году, у вас сотрудник работает с февраля 2025 года.

• У вас за 2025 год — 600 000 ₽.
• У прошлого работодателя за 2024 год — 900 000 ₽, за январь 2025 года — 80 000 ₽.
• Итого за два года: 900 000 + 600 000 + 80 000 = 1 580 000 ₽.
• Средний дневной заработок: 1 580 000 / 730 = 2 164,38 ₽.

Без справки программа взяла бы только 600 000 ₽, и средний дневной вышел бы 821,92 ₽ — затем сравнение с минимальным размером из МРОТ. Разница для пособия ощутимая.

Как прошлый заработок влияет на расчёт больничного и декретных

После того как данные о прошлом работодателе попали в базу, ЗУП использует их во всех документах, где нужен средний заработок по правилам Закона № 255-ФЗ:

• 🤒 Больничный лист — по болезни, травме, уходу за больным членом семьи;
• 🤰 отпуск по беременности и родам;
• 👶 отпуск по уходу за ребёнком до полутора лет.

При прямых выплатах работодатель оплачивает первые три дня болезни, остальное назначает и платит СФР. Ваши данные о прошлом заработке влияют напрямую на сумму за эти три дня. Часть фонда СФР считает по своим сведениям о взносах, но они должны сходиться: расхождение — повод сотруднику написать в фонд.

Кто платит, если работодателей было несколько

Здесь важно, где человек работает сейчас и где работал в расчётном периоде.

Замена лет расчётного периода

Если в одном или обоих годах сотрудник был в декрете или в отпуске по уходу, он вправе по заявлению заменить эти годы предыдущими, когда это увеличит пособие. В форме среднего заработка документа выберите другие годы — и тогда понадобится заработок за них, в том числе у прошлых работодателей. Поэтому совет простой: вносите справку за все годы, что в ней есть.

Почему не видно полей и как настроить доступ

Иногда расчётчик открывает больничный, а кнопки редактирования среднего заработка нет или форма открывается только для просмотра.

Что проверить:

1. 🔒 Документ проведён и включён в закрытый период. Если месяц закрыт датой запрета изменения данных, правка недоступна. Попросите администратора сдвинуть дату запрета или создайте исправление документа.
2. 👤 Права пользователя. Профиль группы доступа должен позволять работать с пособиями. Обычно это есть у профиля «Расчетчик»; у кадровика без прав на расчёт форма будет недоступна. Права настраивают в Администрирование → Настройки пользователей и прав.
3. 🧾 Неверный вид документа. Средний заработок по правилам пособий есть в документах пособий, а не в Отпуск или Командировка: там расчёт идёт по другим правилам и прошлый работодатель не нужен.
4. 🏢 Не та организация. Справку регистрируют на организацию текущего места работы. Если у вас в базе несколько юрлиц, справка на «соседнюю» организацию в расчёт не попадёт.

Что уходит в СФР и как проверить отчётность

Заработок у прежних работодателей в форму ЕФС-1 и в расчёт по взносам не попадает: эти отчёты только про ваши выплаты. Чужие суммы влияют лишь на пособия.

Где они видны:

• 📨 Сведения для назначения пособия. Когда СФР присылает запрос по электронному больничному, ЗУП формирует ответ со сведениями о застрахованном. Данные о среднем заработке в нём берутся из того же расчёта, что и в документе пособия.
• 📊 Расчётный листок и свод. В больничном видна сумма за дни, оплачиваемые работодателем. Сверьте её с ручным расчётом по формуле выше.
• 🔍 Ответ СФР о назначении. Если фонд назначил свою часть по другому среднему, сравните годы и суммы. Чаще всего у фонда нет части данных по прошлому работодателю, или, наоборот, у вас внесена справка не за тот год.

Работа с запросами и сведениями для фонда в ЗУП 3.1 собрана в разделе Кадры или Зарплата в зависимости от релиза — ищите группу команд со словом «СФР» или «Пособия».

Типичные ошибки при вводе прошлого заработка

Частые вопросы