Зарплатный проект в 1С:Бухгалтерия 8.3: от карточки договора до реестра в банке

Чтобы сделать зарплатный проект в 1С 8.3 Бухгалтерия, нужно включить одну галочку в настройках зарплаты, создать карточку проекта с реквизитами банковского договора, внести лицевые счета сотрудников, а дальше раз в месяц заполнять ведомость и выгружать её файлом в банк. Весь путь — минут на двадцать, если под рукой есть договор с банком и номер формата обмена.

Проблемы начинаются не на создании проекта, а позже: ведомость заполняется не на всех сотрудников, банк отбивает файл с ошибкой контрольного разряда, суммы расходятся с задолженностью по счёту 70. Ниже — где в 1С:Бухгалтерии 3.0 завести проект, как правильно заполнить и выгрузить ведомость, какие проводки получаются на выплате и что отличается в ЗУП 3.1, УТ 11 и ERP.

Что такое зарплатный проект и зачем он в 1С

Зарплатный проект — это договор с банком, по которому компания одним реестром перечисляет зарплату на карты сотрудников, а банк разносит суммы по лицевым счетам. Вместо тридцати платёжек — один файл и одно списание с расчётного счёта.

В 1С эта сущность нужна для трёх вещей:

• 🔗 привязка сотрудников к банку — у каждого свой лицевой счёт в рамках проекта;
• 📄 формирование ведомости — документ Ведомость на выплату зарплаты через банк заполняется автоматически по задолженности;
• 📤 обмен файлами — выгрузка реестра и загрузка подтверждений в стандартном формате.

Что подготовить до того, как заводить проект

Половина ошибок на выгрузке — следствие того, что реквизиты взяли «по памяти». Соберите данные заранее.

Отдельно уточните у менеджера банка две вещи: нужен ли ему номер филиала в файле и принимает ли банк заявки на открытие лицевых счетов электронно. Некоторые до сих пор работают по бумажным спискам.

Шаг 1. Как в 1С 8.3 Бухгалтерия настроить зарплатный проект: включаем функциональность

По умолчанию в 1С:Бухгалтерии 3.0 раздел зарплатных проектов скрыт. Открываем его флажком:

1. Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты.
2. Раскрываем группу Выплата зарплаты.
3. Ставим флаг Зарплатные проекты.
4. Жмём Записать и закрыть.

После этого в разделе Зарплата и кадры появляется блок Зарплатные проекты со справочником, журналами заявок и обработкой обмена с банками.

Шаг 2. Как создать зарплатный проект в 1С 8.3 Бухгалтерия

Переходим: Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Зарплатные проекты → Создать.

Какие поля заполнить в карточке

Сохраняем — Записать и закрыть. Проект создан, и именно его потом выбирают в каждой ведомости.

Как добавить второй зарплатный проект

Ограничений нет: справочник многоэлементный. Нужно внести ещё один банк — повторяем шаг 2 и создаём новую карточку. Так делают, когда часть сотрудников написала заявление о переводе зарплаты в другой банк: по ст. 136 ТК РФ работник вправе сменить кредитную организацию, сообщив об этом не позднее чем за 15 календарных дней до дня выплаты.

Дальше в сотруднике указывается тот проект, который ему нужен, и ведомости формируются раздельно — по одной на каждый банк.

Шаг 3. Как внести лицевые счета сотрудников

Без лицевого счёта сотрудник в ведомость не попадёт. Есть два пути.

Путь 1. Через заявку в банк (правильный).

1. Зарплата и кадры → Зарплатные проекты → Заявки на открытие лицевых счетов → Создать.
2. Выбираем организацию и зарплатный проект, кнопкой Подбор добавляем сотрудников.
3. Проверяем, что заполнены паспортные данные, дата рождения и место рождения — банк без них заявку не примет.
4. Провести → Выгрузить файл или распечатать список.
5. Из ответного файла банка делаем документ Подтверждение открытия лицевых счетов — номера счетов подставятся в карточки сотрудников автоматически.

Путь 2. Руками в карточке сотрудника.

Открываем Зарплата и кадры → Сотрудники → нужный сотрудник → ссылка Выплаты, учёт затрат. В блоке Выплата зарплаты выбираем способ По зарплатному проекту, указываем проект и вносим номер лицевого счёта.

Способ выплаты можно задать сразу на всю организацию: Главное → Организации → Учётная политика и другие настройки → Бухучёт и выплата зарплаты → Выплата зарплаты = Зачислением на карточки. Тогда у новых сотрудников способ подставится по умолчанию.

Шаг 4. Как в 1С заполнить ведомость по зарплатному проекту

Ведомость — это документ-основание для реестра. Создаём после того, как проведено Начисление зарплаты.

1. Зарплата и кадры → Ведомости в банк → Создать.
2. Указываем дату документа — она должна быть не раньше даты начисления зарплаты.
3. Выбираем Месяц выплаты — тот период, за который платим.
4. В поле Вид выплаты ставим нужное: Зарплата за месяц, Аванс, Отпуск, Больничный, Расчёт при увольнении, Межрасчётные начисления.
5. Выбираем Зарплатный проект.
6. Жмём Заполнить — программа подтянет сотрудников с положительной задолженностью по счёту 70 и способом выплаты «по зарплатному проекту».
7. Проверяем суммы, Провести и закрыть.

Суммы в ведомости — к выплате, то есть уже за минусом НДФЛ и удержаний. Если нужно выплатить меньше, сумму в строке правят вручную: остаток останется задолженностью и попадёт в следующую ведомость.

Напомню про срок: по ст. 136 ТК РФ зарплата выплачивается не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена. Дату в ведомости и дату платёжки держите внутри этого окна.

Шаг 5. Как выгрузить ведомость по зарплатному проекту в банк из 1С 8.3

Выгрузить файл можно двумя способами — из самого документа или пачкой через обработку обмена.

Из ведомости. Открываем проведённый документ → кнопка Выгрузить файл (в части релизов она спрятана под ЕЩЁ → Обмен с банком). Указываем папку, сохраняем.

Через обработку. Зарплата и кадры → Зарплатные проекты → Обмен с банками (зарплата). Здесь на одной форме видны все документы к отправке: заявки на открытие счетов, ведомости, и отдельная закладка для загрузки ответов банка. Выбираем проект, отмечаем галочками нужные ведомости, жмём Выгрузить.

Что получится на выходе:

• файл в формате XML стандарта обмена «1С:Предприятие — Клиент банка по зарплатным проектам»;
• версия файла — та, что указана в карточке проекта (3.0 / 3.1 / 3.2);
• кодировка — из той же карточки.

Дальше файл загружается в интернет-банк в раздел зарплатных реестров. Банк проверяет формат, суммы и счета, после чего выставляет к оплате сумму реестра.

Если банк работает без файлов

Крупные банки позволяют подтягивать реестры напрямую через сервис 1С:ДиректБанк — тогда ведомость уходит по кнопке Отправить в банк без выгрузки на диск. Подключение делается в карточке зарплатного проекта флагом использования прямого обмена и вводом логина из банка.

Шаг 6. Загрузка подтверждения и списание с расчётного счёта

После того как банк зачислил деньги, он отдаёт ответный файл. Загружаем его там же — Обмен с банками (зарплата) → закладка загрузки. Программа создаёт документ Подтверждение зачисления зарплаты, который закрывает ведомость.

Сам факт списания денег в учёте фиксирует другой документ: Банк и касса → Банковские выписки → Списание с расчётного счёта с видом операции Перечисление заработной платы по ведомостям. В нём выбирается ведомость — сумма подставится автоматически.

Отдельными строками выписки проводятся НДФЛ (единым налоговым платежом) и банковская комиссия за реестр.

Проводки: что сформируется в учёте

Возьмём месяц: начислено 500 000 ₽, НДФЛ 65 000 ₽, к выплате по ведомости 435 000 ₽, комиссия банка 0,2 % — 870 ₽.

Сама ведомость в банк проводок не делает — это только распоряжение. Движения по счёту 70 возникают в момент списания с расчётного счёта.

Срок уплаты НДФЛ по п. 6 ст. 226 НК РФ: удержанный с 1 по 22 число — до 28 числа этого же месяца, с 23 по последнее число — до 5 числа следующего, за 23–31 декабря — в последний рабочий день года.

Особенности в ЗУП 3.1, УТ 11 и ERP

В ЗУП 3.1 ведомости живут в Выплаты → Ведомости в банк, а обмен — в Выплаты → Обмен с банками. Логика та же, но справочник проектов богаче: можно задать разные проекты разным подразделениям и указать, с какого счёта организации идут перечисления.

Если зарплата считается в ЗУП, а бухучёт в Бухгалтерии 3.0, зарплатный проект заводят только в ЗУП. В бухгалтерию синхронизация передаёт сводные проводки, ведомости там не нужны.

Типичные ошибки и как их избежать

Отдельно про уволенных: если сотрудник уволен, а расчёт при увольнении платится через тот же проект, ведомость заполняйте с видом выплаты Расчёт при увольнении — по виду Зарплата за месяц он может не подтянуться.

Отчёты для проверки

Перед отправкой реестра и после выплаты пройдитесь по четырём отчётам:

• 📊 Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате → Задолженность по зарплате — видно, кому и сколько осталось выплатить;
• 📋 Расчётная ведомость Т-51 — сверка начислено / удержано / к выплате;
• 🧾 Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту → счёт 70 — сальдо на конец месяца должно совпасть с задолженностью;
• 🏦 Анализ зарплаты по работникам — разбор по сотрудникам, если расхождение нужно локализовать.

Плюс печатная форма самой ведомости: Реестр перечисленных сумм — её удобно сравнивать с выпиской банка строка в строку.

Сколько стоит зарплатный проект: ориентиры

Цифры зависят от банка и оборота, но порядок величин такой (ориентировочно):

Комиссию за реестр банк списывает отдельной строкой выписки — не забудьте провести её как прочий расход на счёт 91.02, иначе выписка не сойдётся.

Частые вопросы