Как открыть нужный журнал документов в 1С 8.3, настроить его и собрать свой

Журнал документов в 1С 8.3 проще всего найти через Главное меню → Все функции → Журналы документов: там собраны все журналы конфигурации, включая те, которых нет в разделах. Если команды «Все функции» в меню нет, её включают в Главное меню → Сервис → Параметры флажком «Отображать команду “Все функции”». Самые ходовые журналы при этом лежат прямо в разделах: в 1С:Бухгалтерии это Банк и касса → Банковские выписки и Банк и касса → Кассовые документы.

Где искать конкретный журнал, зависит от конфигурации и от того, какие документы он объединяет. Ниже пути для БП 3.0, ЗУП 3.1 и УТ 11 в интерфейсе «Такси», способы настроить список под себя, причины, по которым документ «пропадает» из журнала, и порядок создания собственного журнала в конфигураторе.

Журнал документов в 1С 8.3: что это и чем он отличается от списка

Журнал документов — это отдельный объект конфигурации. Он ничего не хранит сам, а показывает в одном списке документы нескольких видов. Например, приходные и расходные кассовые ордера видны в одной таблице, с общей нумерацией по дате.

Обычный список документа показывает только один вид. Открыли «Поступление на расчётный счёт» — видите только поступления. Журнал «Банковские выписки» показывает и поступления, и списания, поэтому по нему удобно сверять движение по счёту за день.

Чем журнал полезен на практике:

• 📅 видно все операции участка за период в хронологии, без переключения между списками;
• ➕ из журнала можно создать документ любого входящего в него вида — программа спросит, какой именно;
• 🔍 общий отбор по организации, контрагенту или периоду действует сразу на все виды;
• 📤 весь список выгружается в табличный документ одной командой.

У каждого журнала есть стандартные колонки: дата, номер, вид документа, признаки проведения и пометки на удаление. Остальные колонки (графы) задаёт разработчик. Графа связывает реквизиты разных документов: в одной колонке «Сумма» может стоять сумма ПКО и сумма РКО, хотя в самих документах реквизиты называются по-разному.

Где найти журнал документов в разделах БП, ЗУП и УТ

В типовых конфигурациях ходовые журналы и сводные списки вынесены в разделы. Пути ниже — для актуальных релизов с интерфейсом «Такси».

Порядок действий одинаковый во всех случаях:

1. Нажмите на нужный раздел в левой панели.
2. Найдите в открывшемся меню раздела команду из таблицы.
3. Если команды не видно, раскройте полный состав раздела: в панели раздела есть кнопка настроек (шестерёнка), а в ней — «Настройка навигации».
4. Перенесите команду из списка доступных в список видимых и нажмите «ОК».

В БП 3.0 «Журнал операций» стоит особняком. Он показывает документы, которые сформировали проводки в регистре бухгалтерии, вместе с ручными операциями. Если нужно найти документ, а вы не помните его вид, начните отсюда: отбор по периоду и сумме обычно быстро выводит на нужную строку.

Другие способы открыть журнал документов в 1С 8.3

Разделы покрывают не всё. Часть журналов в типовых конфигурациях в меню не выведена вовсе, а в доработанных базах программист мог положить свой журнал куда угодно.

Через команду «Все функции»

Это универсальный способ, он работает в любой конфигурации на платформе 8.3.

1. Откройте главное меню — кнопка с тремя полосками в левом верхнем углу.
2. Если в меню нет пункта «Все функции», зайдите в Сервис → Параметры, отметьте флажок «Отображать команду “Все функции”» и примените настройку.
3. Снова откройте главное меню и выберите «Все функции».
4. Раскройте ветку «Журналы документов» и откройте нужный двойным щелчком.

В той же форме есть ветка «Документы» — там списки каждого вида по отдельности. Это выручает, когда нужен вид документа, которого нет ни в одном журнале.

Команда «Все функции» показывает только объекты, на которые у пользователя есть права. Если журнала нет и там, проблема в правах, а не в интерфейсе.

Через поиск в заголовке окна

В верхней части окна 1С есть строка поиска. Она ищет не только данные, но и команды меню. Наберите часть названия журнала, например «кассовые», и программа предложит команду, которая его открывает.

Через «Избранное» и начальную страницу

Журнал, с которым работаете каждый день, удобно держать под рукой:

• ⭐ откройте журнал и нажмите звёздочку в заголовке формы — он попадёт в «Избранное»;
• 🏠 добавьте форму на начальную страницу через настройки начальной страницы в главном меню (Вид → Настройка начальной страницы);
• 🕘 недавно открытые формы видны в «Истории» на панели над рабочей областью.

Через конфигуратор (только посмотреть состав)

Администратору полезно знать, какие журналы вообще есть в базе. В конфигураторе откройте дерево конфигурации и раскройте ветку «Журналы документов». В свойствах журнала на вкладке «Данные» видно, какие виды документов в нём регистрируются и какие у него графы. Открыть сами записи из конфигуратора нельзя: для этого запустите базу в режиме «1С:Предприятие».

Как настроить журнал документов под свою работу

Типовой журнал после открытия показывает всё подряд за весь доступный период. На больших базах это тысячи строк, поэтому первые пять минут лучше потратить на настройку.

Период и отбор по организации

1. Нажмите кнопку установки периода в командной панели (обычно «Установить период » или значок календаря).
2. Задайте интервал: месяц, квартал или произвольные даты.
3. Если в базе несколько организаций, выберите нужную в поле отбора над списком — оно есть в большинстве журналов БП и УТ.

Быстрый поиск и расширенный отбор

• 🔎 Поле поиска над списком ищет по всем видимым колонкам. Вводите номер, сумму или часть наименования контрагента.
• 🧩 Для точного условия используйте Ещё → Расширенный поиск: выберите колонку, способ сравнения и значение.
• ↕️ Сортировка — щелчок по заголовку колонки, повторный щелчок меняет направление.

Отбор сохраняется в пользовательских настройках формы. При следующем открытии журнал покажет тот же набор строк — об этом стоит помнить, если «пропали» документы (подробнее ниже).

Колонки и внешний вид

Через Ещё → Изменить форму можно скрыть лишние колонки, вернуть скрытые и поменять их порядок. Изменения касаются только вашего пользователя и не влияют на коллег.

Выгрузка журнала в Excel

1. Настройте период и отбор так, чтобы в списке остались нужные строки.
2. Выберите Ещё → Вывести список.
3. Отметьте колонки и нажмите «ОК» — откроется табличный документ.
4. Сохраните его через Главное меню → Файл → Сохранить как в формате .xlsx.

Это быстрый способ передать реестр документов аудитору или руководителю без построения отчётов.

Почему документа нет в журнале и как это исправить

Самая частая жалоба: «провёл документ, а в журнале его не вижу». Документ при этом почти всегда на месте. Ниже — что проверить, в порядке от простого к сложному.

Ещё одна ситуация — дата документа. Если документ введён «будущей» датой, а период журнала заканчивается сегодняшним днём, документ в список не попадёт. Расширьте конец периода или снимите ограничение вовсе.

Как создать свой журнал документов в конфигураторе

Свой журнал нужен, когда типовых не хватает. Например, бухгалтер хочет видеть в одном списке поступления товаров, авансовые отчёты и поступления услуг по конкретному складу. Это работа программиста или администратора с правами на конфигуратор.

Перед изменением конфигурации сделайте резервную копию базы (Администрирование → Выгрузить информационную базу в конфигураторе) и согласуйте доработку: типовая конфигурация на поддержке после правок обновляется сложнее.

Порядок создания

1. Откройте базу в режиме «Конфигуратор» и выберите Конфигурация → Открыть конфигурацию.
2. Если конфигурация на поддержке без возможности изменения, включите возможность изменения в настройках поддержки. Это повлияет на будущие обновления, поэтому решение согласуйте заранее.
3. В дереве найдите ветку «Журналы документов», вызовите контекстное меню и выберите «Добавить».
4. На вкладке «Основные» задайте имя (латиницей или кириллицей без пробелов) и синоним — так журнал увидит пользователь.
5. На вкладке «Данные» в поле «Регистрируемые документы» отметьте виды документов, которые журнал должен показывать.
6. Там же добавьте графы. Для каждой графы укажите, из какого реквизита каждого документа брать значение: например, графа «Контрагент» ссылается на реквизит «Контрагент» во всех трёх видах.
7. На вкладке «Формы» создайте форму списка через конструктор формы — колонки граф подтянутся автоматически.
8. На вкладке «Подсистемы» отметьте раздел, в котором журнал должен появиться в меню.
9. В ветке «Роли» откройте нужные роли и дайте право на чтение и просмотр нового журнала.
10. Сохраните изменения и обновите конфигурацию базы данных (F7).

После обновления пользователи увидят журнал в выбранном разделе, а также в «Все функции».

Что учесть при доработке

Графы журнала не обязаны совпадать у всех документов. Если в одном виде документа нужного реквизита нет, оставьте для него графу пустой — в этой строке колонка будет без значения.

Частые вопросы